一度に大量の新規リードを獲得する施策として展示会への出展は非常に有効ですが、その後のアポイント獲得や商談化への有効なアプローチの1つに、ブース訪問のお礼メールがあります。
魅力的なお礼メールで興味を惹きつけることが展示会で成果を上げるカギとなる一方で、実際には「展示会の出展経験が少なくお礼メールの出し方が分からない」「手間がかかる割に効果があるのかわからない」といった悩みを持つ方も多いのではないでしょうか。
本記事では、お礼メールの重要性や効果的な送り方について解説します。
この記事の目次
1 展示会後のお礼メールの重要性お礼メールは、以下のような観点から重要であると考えられます。
展示会の参加者は、一日のうちに複数のブースを訪問し、多くの人と名刺交換をしながら情報収集する方がほとんどです。そのため、たとえブースに立ち寄ってくれたとしても、必ずしも自社のことを覚えてくれているとは限らないのです。
しかし、お礼メールが目にとまれば、「そういえばそんなブースもあったな」と思い出してもらうきっかけを作ることができます。思い出しやすいよう、メール内にブースや商品の写真などをいれればなお良いでしょう。
またメールを活用すれば、展示会で渡せなかったPDF資料や、お役立ち情報をまとめたWebサイトリンクなども共有できます。自社の製品やサービスに改めて目を通してもらえるだけでなく、お客様が社内で情報を共有してくれれば、やがて決裁者の目にとまり、問い合わせや商談につながる可能性も十分に考えられます。
この様にお礼メールは、展示会来場者の中での自社の認知度を上げ、チャンスを拡大させるきっかけ作りとして大きな役割を担っています。
展示会来場者の9割が情報収集を主目的にしていると言われるなかで、ブース訪問後に自発的に連絡をくれるお客様は非常に少ないと考えておく必要があります。しかし中には「自分から連絡するほどではないが、ブースの内容が気にはなっている・印象に残っている」という人もいるでしょう。
この様なお客様にお礼メールで追加の資料やWebサイトリンクを送付することで、検討度合いを進めてもらい、「興味があるからとりあえず話だけでも聞いてみようか」と問い合わせへの後押しに繋げることもできます。
お礼メールの送り方には、いくつかコツがあります。以下のポイントを意識すれば、アポイントの獲得や商談化にもつながるような効果的なお礼メールが送れるはずです。
お礼メールを送る大きな目的の一つは、来場者の方に自社のブースや担当者のことを思い出してもらうことです。そのため、少しでも自社の印象が残っているうちに送付をする方が、お礼メールの効果は高まります。
展示会閉会後すみやかに、遅くとも1〜2営業日中には送信することをおすすめします。できるだけ早く送ることで、誠実さや対応にスピード感のある企業だという印象を与えられます。
お礼メールは汎用的な内容にするのではなく、相手の興味や属性に合わせて個別の内容を盛り込むことで興味を惹きつけましょう。例えば、名刺交換時のヒアリングやブースでのアンケートで得た情報を元に、相手の温度感に合わせたメールの内容にすると良いでしょう。
その他にも関心を示していた商品毎にメールを用意したり、業種・会社規模別といった属性ごとに文面を分けるのも効果的です。
お礼メールで来場者にとってのメリットを提供できれば、次のアクションに繋げやすくなります。例えば、商品の割引やメール限定の無料体験、役に立つ情報が載ったホワイトペーパーの提供などが挙げられます。
このような特典を用意し有益な情報を発信することで、相手から見た印象も良いものとなり、関心を高めてもらえるきっかけになるでしょう。
CV（コンバージョン）ポイントとは、Eメールの受信者やWebサイトの訪問者が、こちらが望む特定の行動を行うことが期待されるポイントのことです。商談や成約に至るまでのフェーズに応じて、適切な内容を用意します。
お礼メールに用意するCVポイントとしては、問い合わせフォームやホワイトペーパーのダウンロード、担当者に無料相談できるミーティングの日程調整用のリンク、個別デモや体験会申込みフォームなどが挙げられます。
ただしCVポイントへの誘導が押し付けがましい印象になると、メールの配信自体を拒否されかねないので注意が必要です。一度のお礼メールのみでCVを獲得しようとするのではなく、顧客にとって有益な情報を定期的に発信して、長期的に信頼関係を構築していきましょう。
MA（マーケティングオートメーション）ツールは、マーケティング活動の自動化・効率化を実現するツールです。
MAツールの標準機能であるメール配信機能を使うことで、一度に大量のメールを送信できます。特にCRMと連携するMAツールを使用すると、次のようなお礼メール配信の基本的な流れを簡単かつ効率的に進めることができます。
展示会に定期的に出展する企業であれば、MAツールを活用すると前回の展示会で送ったメールがどんな内容だったかを振り返ったり、送ったメールを改良して再利用することも簡単にできるようになります。
また、MAツールからお礼メールを送信することで、開封・クリックといった受信者の反応を個別に取得できるようになり、相手が自社にどれくらい興味を持ってくれているのかが見える化できます。これらの情報を顧客情報と紐づけて蓄積することで、アフターフォローの際の優先順位決めや、パーソナライズされたアプローチの準備に役立てることができます。
MAツールを使ったメール配信だけでなく、展示会のアフターフォローを通じて商談化率をアップする方法については、こちらの記事でもご紹介しています。
近年ではオンライン展示会も増え、一度に獲得できる新規リードの数や顧客に関する情報量は増加傾向にあります。こうした状況の中、お礼メールを起点に展示会後のアフターフォローをスムーズに行うためには、大量のメール送信を自動で行え、顧客のあらゆる情報を一元管理できるCRMツールの導入が効果的です。
株式会社トライエッジでは、HubSpotやZohoを用いたSFA/CRM/MAの導入/運用支援を行っています。システム導入が目標となる通常のサービスとは異なり、導入後の運用からお客様の成果につながるまでを支援する伴走型サポートです。
お礼メールの効果的な運用をはじめ、CRMの活用にご興味のある担当者様は、お気軽にお問い合わせください。