近年ではリモートワークを導入する企業も増え、バラバラの場所にいる複数人で一つのプロジェクトを進める機会が多くなってきました。そのようなときに、チームのメンバーが集まりタスクの進捗や重要な共有事項などを確認できるワークスペースがあると、コミュニケーションがスムーズに行えます。今回は、Zoho社のビジネスアプリの中から、チームでのプロジェクトに欠かせない「Zoho Connect」についてご紹介します。
Zoho Connectとは、チーム内のさまざまなコミュニケーションを一元化し円滑にするためのデジタルツールです。他のツールとの同期やチームメンバーの進捗管理を行い、複数人、複数拠点での共同作業を簡単なものにします。
おもな機能は、下記の通りです。一つずつ解説していきます。
Zoho ホームページより引用
Zoho Connectを使って各担当者にプロジェクトのタスクを割り当てることができます。
上記の画像のようにプロジェクトごとに看板ボードを作成し、「今後のタスク」一覧に担当者ごとのタスクを入力していきます。担当者は、タスクの進捗に合わせて、自分のタスクカードを移動することができます。このようにすると、全体のタスクの進捗状況を一目で視覚的に把握することができます。
Zoho ホームページより引用
Zoho Connectでは、画像のように、日、週、月ごと、組織やグループごとでのスケジュール確認を行うことができます。また、チームメンバーの招待、参加者の管理、予定の通知が行えるほか、GoogleカレンダーやiCloud、Outlookなど他のスケジュール管理ツールとカレンダーの内容を同期することも可能です。
Zohoホームページより引用
議題や担当者ごとにグループチャンネルを作成し、その中でチャットでのコミュニケーションを行うことができます。
Zoho社のチャットアプリであるZoho Cliqを使うと、スマートフォンからでもリアルタイムにチャットでのコミュニケーションを行うことができます。
Zoho ホームページより引用
Zoho Connectでは、ワークスペースでの情報共有が簡単に行えます。
上記のような画面で、画像やドキュメント、プレゼンテーションなど多様な種類のファイルの作成や編集、共有、閲覧ができます。
Zoho Docs、Googleドライブ、Dropboxなど、他の共有ツールからZoho Connectにファイルをアップロードする際、アプリケーションを切り替えずにアクセスができる点も便利です。
また、チームメンバーに向けて業務マニュアルを作成して共有したり、全員に一斉で共有したい情報をグループフィードに投稿したりすることもできます。
Zoho ホームページより引用
Zoho Connectは、多種のビジネスツールとの連携性も魅力のひとつです。
同じZoho社のアプリでは、メール配信ツール「Zoho Campaigns」と連携するととても便利です。Zoho Campaignsでメール配信したあとの結果をリアルタイムで取得することが可能です。
また、他社のアプリとも連携が可能で、有名なものでは、メール配信ツールの「Mail Chimp」、タスク管理ツールの「Asana」や「Trello」、ビデオチャットの「Appear.in」、タスク自動化ツールの「Zapier」のほか、「Googleカレンダー」や「Google Drive」などがあります。
「Twitter」や「facebook」、「Slack」「Word Press」「Gmail」などで更新など新たなアクションがあったときに、Zoho Connect上に通知が出るような設定も可能です。
連携することでチームのタスクをより円滑に一元化できるため、タスク管理がさまざまなところに散らばってしまっている方、Zohoをすでに使っていてタスクの進捗管理にお悩みの方などにおすすめです。
Zoho Connectは、基本的に社内で利用する内部のネットワークと、社外の人を巻き込む外部のネットワークで料金体系が異なります。
内部ネットワークには、無料プランと有料プランがあります。
無料プランでは、登録人数は無制限ですが、チャットグループは15、タスク管理のボードは10、マニュアルは15までなどの制限があります。
有料プランでは、無料では制限がかかっていたグループやボード、マニュアルなどが無制限で使えるほか、ツールのカスタマイズやデータのエクスポートなどが可能になります。25ユーザーまでは月3,000円（税別、1年利用の場合）、26〜100ユーザーは1ユーザー月120円（税別、1年利用の場合）で使用することができます。101ユーザーを超える場合は別途料金の算出が必要です。
外部ネットワークは、月12,000円（税別、1年利用の場合）で使用することができます。ユーザー数は無制限で、社外の人を招待してコミュニケーションを取ることができるため、業務委託のパートナーやベンダー、クライアントなどとプロジェクトを進めたいという場合におすすめです。
Zoho Connectを使用すると、複数人でのコミュニケーションが円滑になるだけでなく、一つのツールでさまざまな情報やタスク、スケジュールを一括管理することが可能になります。
プロジェクトの進捗管理や全体把握も可能で、感覚的に使用できるため、多拠点、複数人でのチームプロジェクトを行うには最適なツールと言えるでしょう。
弊社トライエッジでは、Zoho Connectや、他のZoho社のビジネスアプリの導入・運用支援を行っています。Zoho CRMやZoho Connectにご興味がある方は、ぜひお気軽にお問い合わせください。