日々の営業活動の中で、毎月継続的に商談が発生する…という場合がよくあるかと思います。顧客と月次の保守契約などを行っており、毎月一定の金額発生している場合、皆さんはどのようにその商談を管理しているでしょうか？
営業担当それぞれ管理方法や作成方法が異なっていて、毎回、営業部長や営業マネージャーが商談を確認している…ということがないように、継続を見越した作成・管理方法をZoho CRMでどのように行えばよいのでしょうか？
今回はZoho CRMにて毎月継続的に商談が発生する場合の管理方法について説明したいと思います。
案件が継続になった場合のZoho CRMでの商談の管理方法
Zoho CRMで商談を作成する場合、新規の商談であれば下記の図のように「＋のボタン」から商談の作成を行うことができます。
皆さんは商談を新しく作成する場合、どのように【商談名】を入力していますか？
おそらく、商談に関わるサービスや商品の名前をその商談名として入れているのではないでしょうか？例えば、その商談がWEBサイトの構築だった場合、
WEBサイト構築
というように商談名を入れているのではないでしょうか？
しかし、こうした商談名の入力方法は、いつの商談なのかがわからなくなってしまう可能性があります。上記の「WEBサイト構築」であれば、通常1回で終了する商談のため、いつの商談かわかる可能性がありますが、これが毎月続くようなサービスだった場合はどうでしょうか？
例えば、
WEBサイト保守契約
だった場合、それは今月の商談なのか、来月の商談なのか、はたまた先月の商談なのか…商談名を見ただけでは判断がつかなくなってしまいます。もしくは、商談に記載のある完了予定日などで判断する必要があります。いつの商談なのかを判別するために商談名だけで判断できないとわざわざ商談の詳細ページを開いたりする必要があり、確認に時間がかかってしまいます。
こういった場合、商談の時期を明確化するためのポイントがあります。
それは商談名（案件名）をそのまま入れるだけにしないことです。
いつの商談なのか、明確にするために
「20××_(西暦)02（月） 〇〇株式会社 〇〇案件」
というように、商談の受注年月を合わせて入力します。こうした年月日を商談名に入れるだけで、この案件がいつのものなのか、ひと目で分かるようになります。もし、その商談が毎月継続になった場合は、商談名を「20××03_〇〇株式会社 〇〇案件」と入れて作成していけばいいのです。そうすることで、いつの商談なのかがひと目で分かるようになります。
年月の入れ方は、自社での管理ルールに合わせて入力しするのがいいと思いますが、年と月は入れることをおすすめします。さらに、商談を複製してしまえば、毎月ゼロから作る手間も省けます。
上記の入力方法はあくまで例なので、各社商品やサービスの内容、契約形態等を鑑みて、独自のルールを作って、管理しやすくしましょう。こうしたルールは、初期の段階でしっかり定めておき全員が同じルールに従って運用していくことが重要になります。ひとりだけルールを守っていても仕方ないですし、誰か一人がルールを守らずに入れてしまっても統一性がなくなり、全員が同じ意味に理解できなくなってしまいますので、ルールを作ってその通りに運用していくようにしましょう。
Zoho CRMで継続商談を複製して作成する方法
Zoho CRMにおける継続的な商談の作成方法をご紹介したところで、続いて複製の方法についても紹介していきたいと思います。商談の複製は、ゼロから商談を作るよりもかなり効率的い作業を進めていくことができます。
商談を複製したい場合は、複製したい商談ページの右上の「●●●ボタン」をクリックし、メニューを表示させると、「複製」が出てくるのでクリックします。
「商談の複製」というタイトルで、商談ページが出てきます。
商談の複製では、元の商談がそのまま複製されていますので、
というように必要な箇所のみ変更し、保存をすれば複製が完了します。
ちょっとした工夫で、Zoho CRMでの管理や作成を簡単に！
せっかくZoho CRMを導入したものの、細かな作業が手間で入力作業が面倒…と運用に躓くことのないようにちょっとしたコツを知ることで、余計な作業量を減らし、より効率よくZoho CRMを活用していきましょう。
「もっと便利な運用方法ないの…？」といった運用にお困りなことがございましたら、ぜひ弊社トライエッジにご相談ください。
CRMを使った営業管理に特化したコンサルタントが、Zoho CRMを余すことなく活用する方法を伝授いたします。