BtoBビジネスの成功には、優れた商談管理が欠かせません。
リード育成によって興味を持った顧客に対し、適切な提案を行い、商談の進捗状況を一元管理することは、成約率を高めるための重要なステップです。
本コラムでは、商談管理の重要性とその具体的な実践方法について詳しく解説します。個人任せにせず、チームで情報を共有し、CRMやSFAなどのツールを活用することで、商談のヌケモレを防ぎ、売上拡大を目指しましょう。
商談管理を徹底することで、BtoBビジネスにおける競争力を大幅に向上させることができます。
この記事の目次
商談管理は、BtoBビジネスにおいて欠かせない重要な要素といえます。
通常、商談は、リード育成によって興味を持った顧客に対し、自社の商品やサービスの提案を行うことによって発生します。
商談は各営業マンごとに同時多発的に行われるため、その進捗度合いなどが異なることが一般的です。
こういった商談については、各顧客ごとの状況確認や売上予測を行うことが求められます。
今回のコラムでは、そんな「商談管理の重要性」「商談管理の具体的な方法」ついて詳しく解説します。
商談管理とはなんでしょうか。
一般的には、リード育成によって興味を持った顧客に対し、自社商品・サービスの提案を行い、各顧客の商談の状況確認や未来予測を行うことを指します。
商談は後述しますが、各工程・プロセスに分かれて管理することがほとんどで、この工程管理こそが重要です。
このようなステップを経て商談を進めることで、顧客との関係を深め、商談の成功率を高めることができます。
私がこれまで支援してきた企業では、商談管理を営業個人任せにしているケースがよくありました。
しかし、商談は決して個人任せにしてはいけません。
商談を個人任せにしない理由はざっと挙げると、以下のようになります
個人任せにすると、商談情報が担当者の頭の中だけに留まり、他のメンバーと共有されません。仮に商談がいったん失注となり、数年後に再度商談が発生した場合、前回担当した営業マンがそのまま受け持てればいいですが、退職や異動などでチームにいなかった場合などは、その情報自体をうけとれないことになります。
前任者からきちんと情報を引き継いでいない場合を想定してみてください。
顧客からの信頼を得られるでしょうか。
商談管理を担当者任せにすることで、商談の進捗状況が把握しづらくなります。
営業マンも人ですから、うまくいきそうな商談ばかりに注力して、そうでない商談はおざなりになる、みたいなケースはよくあります。
商談をチームで管理していれば、こういったヌケモレがなくなります。
営業には目標があります。その目標に対してどの程度の進捗なのかが、わからないと「単にもっと頑張れ」といったような、精神論になりかねません。
商談管理をすると
「目標◯万円に対して現状◯万円まで確定していて、商談中の案件が◯万円分ある」
といったような、具体的な数値でわかりますし、課題も明確になります。
商談情報は一元管理してこそ、売上の拡大が見込めます。
特に商談はそのプロセス、別名「ステージの管理」が重要です。
一般的な商談ステージ管理の流れとしては、
・アポイント設定
・プレゼン
・見積もり提出
・口頭承諾
・契約
のようなステップで管理されることが多いです。
この流れを体系的に管理することで、商談のヌケモレを防ぎ、売上の予測も立てやすくなります。
ここで重要なのは、各ステージの定義を明確にすることです。営業マンごとにプレゼンの定義が異なれば、正確な状況はわかりません。
誰が見ても間違えないような定義、たとえばプレゼンを定義するならば「30分以上のミーティングを行い、自社資料を使って説明した」のような、わかりやすいものにしましょう。
商談管理には商談管理表（商談の状況を一覧化したもの）を活用することが有効です。
商談管理表には、企業名、成約予想金額、ステージ、受注予想日などの情報を入力します。
これにより、チーム全体で商談の状況を把握し、共有することができます。また、商談管理表を活用することで、各ステージの進捗状況を明確にし、適切な対応を迅速に行うことが可能になります。
商談管理表の作成方法は以下の通りです。
| 1. 企業名、担当者名、連絡先などの基本情報を入力します。 2. 商談の詳細商談の内容や提案内容、顧客のニーズなどを詳細に記載します。 3. ステージの設定商談の進捗状況をアポイント設定、プレゼン、見積もり提出、口頭承諾、契約の各ステージに分けて管理します。 4. 成約予想金額商談が成約した場合の予想金額を入力します。 5. 受注予想日商談が成約する見込みの日付を入力します。 |
このように商談管理表を活用することで、商談の進捗状況を一目で把握でき、チーム全体での情報共有がスムーズになります。
営業マンが5名以上になった場合、商談の管理はCRM（顧客関係管理）やSFA（営業支援システム）を活用するのがおすすめです。
これらのツールを使うことで、商談情報を効率的に管理し、分析することができます。
さらに、CRMやSFAを導入することで、商談の進捗状況をリアルタイムで把握し、チーム全体での情報共有がスムーズになります。
商談管理を効果的に行うためには、きちんとした流れで進めることが重要です。
以下に、商談管理を実践するためのステップを紹介します。
まず、商談の目標を設定します。これは成約件数や成約金額などの具体的な目標です。
チームや個人の目標設定をどう立てるのかは、色々やり方がありますし、会社によってもまちまちだと思います。
ただ、大まかにいうと
①会社としての目標
②過去の推移や傾向から考えた目標
の2軸で考えることが多いと思います。
まず会社や部門としての目標があり、企業の上層部としてはこれを営業部門にはやってほしいと考えるでしょう。一方で、現状の実力値での妥当な目標を立てたいのが営業現場だと思います。①と②の双方を見ながら、営業現場にとって「ちょっと頑張れば届きそうな数字」に落ち着けるのが目標設定のコツと言えます。
各ステージの定義を明確にします。
定義が営業マンごとにバラバラだと、管理ができません。
また、商談を入力するタイミングや入力する情報などは、事前にルールを明確にしておきましょう。「商談を行ったら翌営業日までに更新する」というようなルールはとても重要です。
このステップは、できるだけシンプルに、そして可能ならば5つ以内に押さえるのがポイントです。ステージを細かくすると、定義を把握するのが面倒になりますし、あまり細かくしても分析をする意味が無くなる場合もあります。
ステージでも挙げましたが
・アポイント設定
・プレゼン
・見積もり提出
・口頭承諾
・契約
くらいの流れがオススメです。
商談の情報を入力する場所やフォーマットを決定します。
SFAなどのITツールを活用するのか、エクセルやスプレッドシートなどを使うのかは、営業組織によって異なると思いますが、フォーマットは統一することが重要です。営業マンごとに管理する項目が異なると、正しい結果を集計できません。
最初に取り組むときにオススメなのは、Googleのスプレッドシートの活用です。
営業マンごとにシートを分けて、
・案件名
・想定金額
・ステージ
・受注予定日
などを入力していきましょう。
もっとも大変なのが、この情報入力です。
営業マンにとって、商談情報の入力というのは、まず手間が増えます。提案活動などの本質的な営業時間ではないため、後回しになりがちです。
また、情報を入力することは、自身が持っている案件をチーム全体に共有することになり、場合によっては「商談の進捗状況について指摘されるのではないか」というような懸念を持たれるかもしれません。
これを円滑にいかせるためには
・情報が正しく入力されているか、第三者（マーケティングチームなど）がチェックする
・入力の締め切りを設け、必ず全員が入力を完了させるようにする
などの施策が有効です。
最後に行うのが、この営業会議での情報共有です。商談情報が正しく集約されたら、その情報を活用しなければなりません。商談情報が最も有効に使われるのは、多くの場合は営業会議です。営業会議において、各営業マンの商談の件数、それぞれの進捗状況などを集約し、チーム全体としてどの程度の売上を見込めるのか、営業パイプライン上にはどのくらいの商談があるのか、などを確認していきます。
この情報共有がなされないと、営業マンはステップ4における情報入力だけをすることになり、ただ単に商談情報を入力する作業・手間が増えるだけということになり、やがては運用自体が風化するおそれがあります。
ですので、入力された情報が何らかの形で共有され、営業の意思決定に寄与させることが重要なのです。
BtoBビジネスにおける商談管理は、顧客との関係を深め、商談の成功率を高めるために非常に重要です。
商談を個人任せにせず、情報を一元管理することで、商談のヌケモレを防ぎ、売上の予測を立てることができます。
商談管理表やSFAを活用し、効率的な商談管理を実現して企業の成長を加速させましょう。
また、商談管理について課題を感じている方は、下記問い合わせフォームよりぜひご相談ください。