Zoho CRMは圧倒的なコストパフォーマンスがその大きな強みですが、さまざまな入力形式の項目を柔軟にカスタマイズもできる「カスタム項目」の機能もまた、 SFA / CRMツールを使った顧客情報の蓄積・管理において非常に有用なものです。しかしながら、この機能はカスタマイズの自由度が高いがゆえに何から手をつけたら良いのか分からなくなる、、という側面もあります。
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今回の記事ではZoho CRMの「カスタム項目」を活用するポイントを【入門編】として解説をしていきます。
この記事の目次
2.1 活用のポイント① 情報の種類に応じた項目をセットまず、「カスタム項目」の作成にあたり、基本的な手順をを説明します。
Zoho CRMへログイン後、画面右上の設定[スパナのマーク]から、[タブ＆項目]というメニューをクリックします。
その後、タブの一覧の画面が表示されるので、カスタム項目を作成したいタブを選んでクリックをします（今回は、[見込み客]のタブでの作成）。なお、リンク表示になっているタブが作成可能なタブです。
その後、レイアウトの選択画面で[Standard(デフォルトで準備されたもの)]をクリックすると、タブ内の項目のカスタマイズ画面が表示されます。
「カスタム項目」を新規作成は、左側のメニューから作成したい入力項目をドラッグアンドドロップで右側のレイアウト画面に挿入することで新たな項目が追加できます。
項目の追加直後、または追加した項目の右端にある「・・・」の部分をクリックして[プロパティの編集]をクリックすることで項目の詳細（プルダウン選択肢の中身や数字項目の桁数など）を設定することができます。
以上が「カスタム項目」の作成と設定に関する基本的な手順となります。
ここからは前述の手順を踏まえ、「カスタム項目」を効果的に作成・設定するためのポイントを説明していきます。
Zoho CRMは初期の状態でも基本的な顧客情報となるメールや電話番号等の入力項目は予め表示さされています。自分の会社で蓄積・管理する情報がこれらの項目以外に必要な場合は「カスタム項目」を使用して新たな項目を作成する、ということになります。
この時に作成する項目の内容が、メールアドレスや日付、金額など明らかに入力される内容が決まっているものであれば、「カスタム項目」も同じ入力形式で作成しましょう。
以下の画面の赤枠で囲んだものがこのような場合に選択する候補となる項目です。
たとえば「メール」の項目はメールアドレス以外の形式（@がない、全角の文字）では入力ができないよう入力の制限がかかっており、これにより入力をするユーザーや顧客情報を管理する管理者にとって不要なデータが入力されることを予め防止することができます。
「カスタム項目」の入力形式にある”一行”と”複数行”の項目は文字数の制限（一行は255文字、複数行は2,000～32,000文字）こそあるもの、それ以外の入力制限はなく基本的な項目として使いやすいものです。
ただし、自由入力となる”一行”と”複数行”の項目ばかりになると入力するユーザーの負担が増え、顧客情報の蓄積としても分析がしずらい雑多なデータが多くなるため、入力内容が大別すると数種類となるような情報項目は“選択リスト”の形式での項目作成をおすすめします。
“選択リスト”の項目はプルダウン式の選択肢の内容もカスタマイズできるので、あらかじめ社内にて入力が想定される内容から順に選択肢を作成することができます。また、実際に運用してみて必要な選択肢や不要な選択肢が出てくれば、選択肢の追加 / 削除 も容易にできますので、いくつかの選択肢に入力内容がまとめられそうな情報は”選択リスト”にできないか、をまずは検討すると良いかと思います。
「カスタム項目」の編集画面では、個別の項目だけではなく複数の項目をまとめられる”セクション“も作成することができます。”セクション“は編集画面の左側のメニューの一番に下にあります。
顧客の基本情報とは別のかたまりとしてまとめておいた方が分かりやすい情報や一部のユーザーしか登録・更新しない特殊な入力情報などがある場合は、この”セクション“を利用してレイアウトを工夫すると良いでしょう。
1回1回は小さな時間短縮ですが、毎回の情報を参照する際の短縮時間を考えるとこの効率化の積み重ねは馬鹿にできないものがあります。
Zoho CRMは初期の状態でも基本的な顧客の情報となる項目はデフォルトで表示されている、とポイント①で記載しましたが、たとえばZoho CRMを個人の顧客で利用する場合は[見込み客]のタブに予め表示されている”業界”や”年間収益”という法人の顧客を想定した項目が不要になります。
このような場合、使わない・不要だと思われる項目は思い切って全て非表示として、表示項目をできるだけ必要最小限の数にとどめることがZoho CRMの効率的な利用する上で重要になります。
ポイント③の”セクション”の部分でもお伝えしましたが、情報を入力・更新する際にページを上下にスクロールさせる時間は馬鹿にすることができず、不要な項目が残っている分だけZoho CRMの入力画面は縦に長くなるため、不要な項目を非表示にすることは強くおすすめします。
実際の手順としては、非表示にしたい項目の右端の「・・・」をクリックして、”項目の削除”を押すことで設定は完了します。なお、メニュー上は”項目の削除”と表示されていますが、実際は編集画面の左下にある”使わない項目”に移動するだけなので、後から必要になった際は”使わない項目”からいつでも戻すことが可能です。
Zoho CRMの「カスタム項目」は簡単にかつ柔軟なカスタマイズが可能なので、この機能を工夫して自分の会社や組織に合った情報項目を作成することで、元々シンプルで使いやすいZoho CRMを顧客情報の入力・参照という部分でさらに効率的に利用することが可能になります。
今回は【入門編】ということで基本的な情報項目に関連するポイントを説明しましたが、【応用編】では数式を利用できる項目やサブフォーム等、今回の記事内容と合わせて顧客情報の入力・参照を効率化できるポイントを説明しますので、そちらも是非ご参照ください。
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