案件管理において、項目をもれなく入力することは営業の標準化、効率化において非常に重要なことです。入力がされていないがゆえにデータの整合性が取れず、PDCAが回しにくくなってしまうこともあります。今回はHubSpotにおいて、取引ステージを変更した際に項目の入力を必須にする方法について紹介していきます。
この記事の目次
1 HubSpotにおいて情報を最新の状態に保っておくことの重要性についてHubSpotのようなSFA（Sales Force Automation）/ CRM（Customer Relationship Management）は、顧客情報を管理し、営業活動を支援するための重要なツールです。情報を最新の状態に保つことは、SFA / CRMシステムの効果的な運用において極めて重要です。
情報を最新の状態に保つことにより、営業チームは正確な情報をもとに顧客とのコミュニケーションを行うことができます。正確な情報を持つことで、顧客の要望やニーズを正確に把握し、最適な提案をすることができるようになります。また、顧客との過去のコミュニケーション履歴を正確に把握することで、顧客との関係をより密にすることができます。
また、情報を最新の状態に保つことで、営業チーム全体での情報共有をスムーズに行うことができるようになります。上司と部下の関係でも、同僚でも誰でも情報を見ることができるようになっていることで、組織としてナレッジを共有できるようになります。また、営業チーム以外の部門（例えばカスタマーサポートやマーケティング）との連携も円滑に行われ、顧客全体の情報を一元管理することができます。これにより、会社組織全体での情報の一貫性を保ち、顧客に対して一貫性のあるサービスを提供することができます。
さらに、営業チーム内や、会社内での異動や退職などが発生した際も情報を常に最新の状態に保っておくことで引き継ぎがスムーズに行なえますし、担当者の急な欠勤の際も過去の履歴や情報をもとに顧客対応ができるようなります。
HubSpotの中に入っている顧客情報や案件情報は常に最新の状態にしておくことが望ましいですが、あくまでそれは理想論であって、現実にはなかなかうまく行かないことが多いです。営業チームは、それぞれ見込み客、顧客を抱えており、数値目標を持っている中で、どうしても日々の業務に追われ、SFA / CRMへの入力はおろそかになってしまうことも多いのが事実です。
こういった場合、特に重要な情報とそうでない情報を区分して最低限必要な情報は半ば強制的に入力するように仕組み化することも効果的です。そこでHubSpotでは、取引ステージが変更する際に入力を必ずしなければならない項目を設定することができます。
例えば、見積もり提出、というステージがあった際に、見積り金額としていくらを提示したいのかを必須にする、失注となった案件についてその失注理由を選択させる項目を必須にする、などです。こうした最低限必要な情報を入力必須にすることで、営業見込みを正確に把握する、営業活動のプロセス改善に活かす、ということができるようになります。
それでは具体的にHubSpotでどのように設定するのかを見ていきましょう。
まずは、右上の[設定]から左のメニューの[オブジェクト]にある[取引]を選択します。取引の画面に遷移したら、その中にある[パイプライン]のタブを選択します。
HubSpot取引ステージ変更後の入力必須01
次に、入力必須をさせたいステージにカーソルを合わせるとステージの右側に[プロパティを編集]というボタンが出てくるのでここをクリックします。
HubSpot取引ステージ変更後の入力必須02
すると以下のようなポップアップ画面が表示されます。ここで入力を必須にしたい項目をを選択し、右側にて[必須]のチェックボックスを入れます。次へを押してオゾンをすることで、設定は完了となります。
HubSpot取引ステージ変更後の入力必須03
では実際にどのような動きになるのか見ていきたいと思います。任意の取引を選んで、取引ステージを「失注」に変更したいと思います。
HubSpot取引ステージ変更後の入力必須04
失注を選択すると以下のようなポップアップが表示され、先程設定した[失注の理由]を入力するように求められます。このように取引ステージを変更した際に項目を必須入力にさせることができます。
HubSpot取引ステージ変更後の入力必須05
この取引ステージを移動させたら、特定の項目を必須入力にさせるというのはとても便利な機能ですが、注意点があります。
それは、必須入力の項目を極力少なくすることです。というのも、ここで必須入力が多いと、入力するほうとしては、この作業が面倒になってしまいます。
入力している間に、誰かから呼び出されてしまった、電話がかかってしまった、などの邪魔が入り結局入力が終わらなかった…となってしまうと、データが最新の状態に保たれなくなってしまいます。
また「入力が面倒」という印象を与えてしまうと、今後入力自体が後回しにされてしまうことも考えられ、データの信頼性が担保できなくなってしまいます。これでは本末転倒です。したがって、必須入力にするのは必要最低限に留めるようにしましょう。
HubSpotには、さまざまな使い方や活用方法があります。CRMの基本的な機能は無料で使用でき、自社の営業やマーケティング、カスタマーサービスの業務スタイルに合わせて、必要な要素だけで設計できる点が魅力です。
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