これまでの記事では、Zoho CRMの登録方法や、Zoho CRMでどのようなことができるかなどをご紹介してきました。今回のセクション、Zoho CRM設定編「顧客情報」では、実際の機能や設定方法について、一つ一つ掘り下げて説明していきます。その中のこの記事では、「見込み客」・「取引先」・「連絡先」といった顧客情報の中身となる「項目」をカスタマイズする方法について、手順をご案内します。
Zoho CRMでは、顧客情報が4つの階層（見込み客・取引先・連絡先・商談）に分けて表示されることは、前回で詳しくお話ししてきました。
今回の記事で焦点を当てていく「項目」は、顧客情報を構成する要素となるもので、名前や企業名、住所、電話番号などそれぞれの基本情報や、商談履歴・メール送付受注金額など活動情報のことを指します。
それぞれの階層でどの項目を使用するかについては、Zoho CRMで必須と決められている項目を除いて、自社で使いやすいように編集することができます。また、Zoho CRMの初期設定にはない項目も、自分でカスタマイズして追加することができます。
項目の編集と追加方法について、詳しく説明していきます。
最初に、各階層で必要とする項目を取捨選択し、編集する方法について、順を追って説明していきます。
まず、ページ上部のスパナのマークをクリックし、設定の一覧画面を開きます。右横にある「カスタマイズ」から「タブ＆項目」をクリックします。
タブの一覧ページが表示されるので、項目を編集したいタブの右側にカーソルを置きます。そこで表示された選択肢の中から、「項目」を選んでクリックします。（ここでは「見込み客」を選択しています。）
右側にある「＋項目の作成＆編集」ボタンをクリックします。
編集したい項目の横にある「…」をクリックします。その項目を削除したい場合は「項目の削除」を選択します。ここから、項目を必須項目として選択するなども可能です。
なお、「見込み客の担当者」など、Zoho CRMであらかじめ決められている項目については削除ができないこともあります。
項目を編集し終わったら、「保存して終了」または「保存」をクリックします。
先ほど項目の編集を行った画面で、項目を新たに追加することもできます。
項目を編集するのと同様、設定の「カスタマイズ」「タブと項目」から項目を追加したいタブを選び、「項目の作成と編集」を行う画面へと移動します。
ここでは、「利き手」という項目を新たに追加したい場合の手順を説明します。
「新しい項目」のボックスの中から、項目で使いたい形式を選んで、「見込み客情報」のボックスにドラッグ＆ドロップします。
利き手の項目を増やす場合は、「右手」「左手」「両利き」「不明」と決まった選択肢の中から選んで記録することになるので、「選択リスト」をドラッグ＆ドロップします。
ドラッグ＆ドロップをすると、上記のようなボックスが表示されるので、「項目のラベル」部分には項目のタイトル、ここでは「利き手」と入力します。
これを入力すると一旦ボックスが消えて「見込み客情報」の中に「利き手」という項目が増えます。この項目に選択肢などのカスタマイズを行う場合は、右横にある「…」をクリックして「プロパティの編集」を選択します。
選択リストのオプションを編集します。右手、左手、と入力し、さらに項目を増やしたい場合は選択肢のボックスの右横にカーソルを合わせて表示された「+」をクリックします。選択肢を削除したい場合は「−」をクリックします。今回は、「右手」「左手」の他に「両利き」「不明」の項目を追加します。
また、この項目は、「見込み客」だけでなく他のタブにも反映させることができます。ボックスの一番下までスクロールすると、「次のタブにも作成」と表示されるので、反映させたいタブにチェックを入れます。
このあと、「完了」ボタンをクリックします。
元の画面に戻ります。項目の位置を移動したい場合は、移動したい位置にドラッグ＆ドロップします。
必須項目や良く使う項目は、できるだけ画面の上の方に移動させておくと便利です。また、ひとかたまりにして表示したい情報の項目は「新しいセクション」を追加して、その枠の中にまとめて設置することもできます。
「保存して終了」または「保存」をクリックすると、「見込み客」のタブに「利き手」の項目が追加されます。
実際に項目が追加されているかどうか、「見込み客」のデータを見て確認してみます。
「見込み客」のタブをクリック後、その中のデータの一つを試しにクリックして見てみると、「電話番号」の下に「利き手」が追加されています。
一つのタブで設定する項目を他のタブにも反映させる方法については、今回項目の追加時に少しだけ説明しましたが、改めて詳細をご案内します。
Zoho CRMは、企業やチームのニーズに応じて、項目を自在にカスタマイズして使用することができます。この機能を使って自社で顧客の情報を蓄積・管理するのに適した項目の取捨選択と使いやすい選択肢やレイアウトを設定していきましょう。
弊社ではZoho CRMの顧客情報の項目に関して、どのような項目を追加・削除すれば自分の会社の業務に役立つのか、などといったご相談にも、経験豊富なコンサルタント具体的にお答えします。
Zoho CRMの導入をお考えの方は、ぜひお気軽に相談してみてください。