Zoho CRMで保存できるデータ容量（ストレージ容量）は、契約プランによって「組織全体」と「ユーザー1人あたり」の2つの基準で決まっています。理由は、提案書・見積書・請求書・名刺画像など多様なファイルを保存できる一方、無制限に保存できるわけではなく、プランごとに上限が設定されているためです。実際に、エンタープライズプランではユーザー1人あたり1GBの容量が割り当てられ、不足した場合は無料プラン以外であれば5GBを月480円で追加購入することもできます。ストレージ使用量は設定画面からいつでも確認できるため、大容量ファイルの保存前に容量を把握しておくことが重要です。
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しかし、Zoho CRMでは保管できるデータの容量（ストレージ容量）が決まっています。今回はその「ストレージ」について概要と、現在使っている「ストレージ使用量」の確認方法について説明します。
この記事の目次
Zoho CRMでは、さまざまなファイルデータを直接保存することができます。しかし保存できるデータの量、つまりファイルストレージはプランによって容量が異なります。ファイルストレージの容量は下記のようになっています。
「無料ストレージ/組織」というのは組織に与えられたストレージ量です。ユーザが4人いれば、一人当たりのストレージ量は250MB、ということになります。
「無料ストレージ/ユーザーライセンス」というのは個人に与えられたストレージ容量です。表の通りエンタープライズ版にすればユーザ一人当たり1ギガのストレージ容量になります。
もし上記のストレージ容量で足りないという場合は、追加で購入をすることもできます。無料プランでは追加ができませんが、このプランであればどのプランでも5Gを月480円で追加ができます。
では、実際に使っているストレージ使用量を確認するにはどうしたらいいのでしょうか。画面を見ながら説明していきたいと思います。
現在使用しているストレージ使用量は下記の画面から確認することができます。Zoho CRMログイン後の画面の右上のスパナマークになっている「設定」ボタンを押します。するとその中に「ストレージ」という項目がありますので、そこをクリックします。
すると、「ストレージ使用量」という画面が出てきます。この画面では組織全体のストレージ量と、ユーザごとのストレージ量を確認することができます。
「すべてのストレージ容量」と言うのが、組織と個人に与えられた全体のストレージ容量です。「使用中のストレージ容量の合計」が現在使っているストレージ容量になります。使っているストレージ量が与えられているストレージ容量を上回った場合、追加で購入する必要があります。
ファイルの保存は非常に便利な機能ですが、画像データを多く含むようなデータ量の大きいファイルをどんどん保管していると、容量が足りなくなってしまう危険性があります。Zoho CRMでは、エンタープライズプランであっても、個人に割り当てられたストレージ容量は1Gしかないからです。
従って、Zoho CRMで保管するファイルは、顧客管理上どうしても残すべきであるデータを中心とした、重要度の高いものを保管していくのが良いでしょう。
Q. Zoho CRMのストレージ容量はプランによって変わりますか？
A. はい。「無料ストレージ/組織」と「無料ストレージ/ユーザーライセンス」の2種類があり、契約プランによって割り当てられる容量が異なります。
Q. ストレージ使用量はどこで確認できますか？
A. Zoho CRMログイン後、画面右上の「設定」から「ストレージ」を選択すると、組織全体とユーザーごとの使用量を確認できます。
Q. ストレージ容量が足りなくなった場合はどうすればよいですか？
A. 無料プラン以外であれば、5Gバイトを月480円で追加購入できます。無料プランでは追加購入はできません。
Q. エンタープライズプランのストレージ容量はどのくらいですか？
A. エンタープライズプランでは、ユーザー1人あたり1ギガバイトのストレージ容量が割り当てられます。
Q. 大容量ファイルを保存する際の注意点はありますか？
A. 画像データなど容量の大きいファイルを保存し続けると容量が不足しやすいため、顧客管理上必要性の高い重要なデータを中心に保管することが推奨されます。
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