顧客管理ツールZoho CRMでは顧客に関わる様々なデータを保管することができます。提案書、見積書、請求書、名刺交換した相手の名刺の画像データ・・・・など、さまざまなデータをZoho CRMに保管できることが大きなメリットです。
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しかし、Zoho CRMでは保管できるデータの容量（ストレージ容量）が決まっています。今回はその「ストレージ」について概要と、現在使っている「ストレージ使用量」の確認方法について説明します。
Zoho CRMでは、さまざまなファイルデータを直接保存することができます。しかし保存できるデータの量、つまりファイルストレージはプランによって容量が異なります。ファイルストレージの容量は下記のようになっています。
「無料ストレージ/組織」というのは組織に与えられたストレージ量です。ユーザが4人いれば、一人当たりのストレージ量は250MB、ということになります。
「無料ストレージ/ユーザーライセンス」というのは個人に与えられたストレージ容量です。表の通りエンタープライズ版にすればユーザ一人当たり1ギガのストレージ容量になります。
もし上記のストレージ容量で足りないという場合は、追加で購入をすることもできます。無料プランでは追加ができませんが、このプランであればどのプランでも5Gを月480円で追加ができます。
では、実際に使っているストレージ使用量を確認するにはどうしたらいいのでしょうか。画面を見ながら説明していきたいと思います。
現在使用しているストレージ使用量は下記の画面から確認することができます。Zoho CRMログイン後の画面の右上のスパナマークになっている「設定」ボタンを押します。するとその中に「ストレージ」という項目がありますので、そこをクリックします。
すると、「ストレージ使用量」という画面が出てきます。この画面では組織全体のストレージ量と、ユーザごとのストレージ量を確認することができます。
「すべてのストレージ容量」と言うのが、組織と個人に与えられた全体のストレージ容量です。「使用中のストレージ容量の合計」が現在使っているストレージ容量になります。使っているストレージ量が与えられているストレージ容量を上回った場合、追加で購入する必要があります。
ファイルの保存は非常に便利な機能ですが、画像データを多く含むようなデータ量の大きいファイルをどんどん保管していると、容量が足りなくなってしまう危険性があります。Zoho CRMでは、エンタープライズプランであっても、個人に割り当てられたストレージ容量は1Gしかないからです。
従って、Zoho CRMで保管するファイルは、顧客管理上どうしても残すべきであるデータを中心とした、重要度の高いものを保管していくのが良いでしょう。
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