新型コロナウィルス感染防止にむけて、テレワークの導入が急速に進んでいます。一方でこれからテレワークに取り組む企業にとっては、何をどうすれば円滑に自宅にいながら業務を行うことができるのか。戸惑いも大きいのではないでしょうか。
今回は、営業チームに焦点をあて、テレワークでの営業活動に必要なZohoアプリケーションをご紹介します。
この記事の目次
まず、顧客情報を管理するツールとしては、「Zoho CRM」が最適です。Zoho CRMでは、各パソコンに保存してあるエクセルとは異なり、インターネット上（クラウド上）で顧客を管理できるため、自宅から全員が同じ情報をインターネットを通して確認することができます。顧客情報はZoho社が管理するクラウド上のサーバーで管理されております。Zoho社はアメリカに本社を置き、世界中に約５万社の顧客を抱える大手企業で、Zoho CRMをはじめとするアプリケーションだけでなく、ネットワーク監視ソフトなども提供しており、セキュリティ面でも安心です。
顧客との商談履歴や営業活動履歴などをZoho CRMに残しておけば、自宅から上司や他のメンバーがその内容を確認することが出来るため、突発で本来と違う営業担当が対応しなければならないときでも、顧客に関する情報をスムーズに確認することができます。
Zoho CRMの基本的な機能については、下記の記事を是非参照してください。
Zoho CRMの基本機能を理解するための動画4選
営業活動を行っていて顧客とアポイントを取得できた場合、ビデオ会議アプリケーションを使ってのオンラインでの商談をする必要が出てくるかと思います。
そういった場合に使えるのが「Zoho Meeting」です。
Zoho Meetingはその名の通り会議をするためのアプリケーションです。インターネット上で会議室を作成し、遠隔でビデオを使って会議を行うことができます。
Zoho Meetingでは、ビデオを通して相手と会話を進めていくことはもちろん、自分のパソコン画面を相手に共有することも出来るため、紙の資料を用意したり事前に相手に資料を共有していなくても資料を使いながら商談をすすめることが可能です。
見込み顧客を獲得するのに有効な手段の一つとしてはセミナーがあるかと思います。
外出自粛が叫ばれているいま、通常のセミナーを開催するのは難しいですが、インターネットで開催するウェブセミナーであれば、外出・移動せずに自宅から参加することが可能ですから、見込み顧客を発掘することができます。
Zohoのアプリケーションでウェブセミナー専用ツールとして「Zoho Showtime」があります。このアプリケーションを使えば、ウェブセミナー告知から当日の開催までを行うことができます。
ウェブセミナーでは最大200人まで参加することが可能です。参加者がセミナー中に挙手をして質問したり、チャットを使ってコミュニケーションを取ることが出来ます。参加者の名前や顔は他の参加者に表示させませんので、気軽にセミナーへの参加を促すことが可能です。
さらにZoho Showtimeではオンライントレーニングプログラムを行うことも可能です。事前にビデオでトレーニングを収録しておき、それをビデオ教材として使うことができます。自社の製品を納品後に、使い方などをレクチャーするためのトレーニング内容を事前に準備しておけば、業務効率化につながるでしょう。
顧客との契約を締結する場合、これまでであれば契約書を印刷して押印し、それを郵送するのが一般的です。
しかし、テレワークの場合は契約の決裁を行う決裁者や法務担当なども自宅にいることが多いため、書類を作って押印するといった作業をどのように行うかは、頭がいたい問題です。
これを解決するのが「Zoho Sign」です。Zoho Signを使えば、契約書の締結をオンライン上で行うことが可能で、オフィスに行って契約書を印刷する、といった手間が一切不要です。
Zoho Signを使うことのメリットは、手間が省けるだけでは有りません。インターネット上で契約書のファイルをやりとりするため、印紙代がかからずに収入印紙を貼る必要がありません。契約書に貼る必要がある収入印紙は、例えば継続的な取引を行うために結ぶ業務委託基本契約書などは4,000円の収入印紙代がかかります。また個別契約においても契約する金額や内容にもよりますが、時には数万円も発生することがあります。
契約書のやりとりが多い企業にとっては、これを機に電子化して紙を無くしてしまうことによってかなりのコスト削減となり、テレワークによる業務効率化と合わせて一石二鳥と言えるのではないでしょうか？
取引中の顧客に対する請求書の送付も、営業活動においては非常に重要なものといえます。こちらについては「Zoho Inovice」が役に立ちます。
Zoho Inoviceはオンライン上で請求書を作成し、顧客にメールで送付することが可能なアプリケーションです。また、Zoho CRMと連携をすることが出来ますので、Zoho CRMに蓄積された顧客に対して、スムーズに請求書を送ることができます。
営業部署と経理担当でよくありがちな、「あの顧客に請求書は送られているのか」などの確認作業も必要なくなります。
もちろん、請求書のフォーマットは自由にカスタマイズできるため、業界特有の項目や会社独自の内容などを事前に盛り込んでおくことが可能です。
Zoho Invoiceについては、詳細は下記の記事を是非参照してください。
これまでご紹介したとおり、Zohoのアプリケーションを使えば、テレワークでの営業活動が効率的になります。
この機会に是非ご相談ください。