CRMを触る前にやっておくべきこと④ 営業報告および帳票の整理・再編
CRM導入前に営業報告と帳票を整理しておくと、導入後の帳票作成工数を大きく減らせます。レポートラインと日次・週次・月次の帳票の実物を確認し、担当者からマネージャー、役員まで立場の違う相手にヒアリングして項目に優先順位をつけ、CRMからエクスポートできるデータに合わせて再設計する手順を解説します。
CRMを導入する前に営業報告と帳票を整理しておくと、導入後の帳票作成工数を大きく減らせます。
理由は、CRMで抽出できるデータと帳票に入力するデータがずれていると、帳票のためにデータを加工し直す手間が発生するからです。
進め方は3段階です。 現状のレポートラインと帳票の実物を把握し、立場の異なる関係者にヒアリングして項目の優先順位を決め、CRMからエクスポートできるデータに合わせて帳票を再設計します。
営業報告の現状は、どこまで把握できていますか？
まずは、現在社内で運用されている営業報告がどのような状況なのか、またどのような課題があるのかを把握します。
一営業部員から経営層に至るまで、各階層でどのような報告が行われているかを確認しましょう。報告のボリューム感や頻度はもちろん、誰が誰に報告を行っていて、どのように経営層まで共有されていくのか、レポートラインについても実情を把握する必要があります。
その後、日次、週次、月次それぞれの帳票の実物をチェックして、その内容を把握します。確認するのは次の4点です。
- どのような形状のものを使っているのか
- 記入はパソコンか、手書きで行っているのか
- 営業報告以外で記載している情報にはどのようなものがあるか
- その帳票をどの会議で誰が目にするか
大枠から細かい部分までチェックしていきます。
CRM導入プロジェクト全体の進め方はCRM導入の流れに整理しています。
無駄な工数を減らすには、誰の意見を聞くべきですか？
現状の把握とともに、各関係者の間にかかる工数で削減できる部分はないかを考え、できる限り不要な作業を省ける運用を考える必要があります。
このとき、事前に必ずさまざまな立場の関係者の意見を聞くようにしましょう。 数字や内容でどういった部分を重視しているかをヒアリングし、バランスを考えたうえで、何を削っていくかを考えていきます。
また、それぞれの立場を考慮してみることも大切です。たとえば、部長は「部下の報告が遅い」と思っていたとしても、部下からすると報告したはずのことが上に伝わっていなかったり、そもそも報告の方法が複雑で情報の編集作業に時間がかかってしまっていたりします。立場が違えば抱えている課題も異なります。
改善施策が現場のみ、またはマネジメント層のみと、どちらかの目線に偏ったものにならないように、必ずそれぞれの意見を聞き、帳票の項目や内容の優先順位を決めていきましょう。
帳票はどのように再設計しますか？
だいたいのアイディアが決まったら、実際にCRMからエクスポートされるデータを考慮したうえで、帳票の内容や項目を設計します。
せっかくCRMを導入しても、CRMで抽出できるデータと帳票に入力するデータにずれがあると、帳票作成の工数を削減することができません。わざわざ帳票入力のためにデータ加工をするなどの手間が発生してしまいます。そのため、CRMから出せる数字の限界や集計方法から外れないように、帳票の内容を調整する必要があります。
なお、帳票に載せる数字の粒度は、「営業活動」「商談」をどう数えるかの定義に左右されます。定義の決め方はCRMを触る前にやっておくべきこと③重要KPIの定義を決めておくで扱っています。
現場の入力負担が増えることには、どう対応しますか？
CRMを導入して運用ルールを定めると、現場では入力作業の負担が増えることになるため、現場の理解を得ておくことも必要です。
伝えるべきメリットは明確です。CRMにルール通り情報入力をしておけば、数字をいつでもエクスポートすることができ、帳票記入の時間を削減することが可能になります。この点を現場が認識して使えるようにしましょう。
現場がどのタイミングでどれだけの入力を行うことになるのかは、CRMを触る前にやっておくべきこと①営業現場の業務フローの再確認で説明している一日密着同行で確認できます。
まとめ
CRMを導入する際は、事前にこれまでの営業報告や帳票の状況・課題を把握するようにしましょう。そして、この導入前の機会に、従来の帳票内容や運用を見直し、CRM導入後に大幅な工数の削減ができるよう準備をしておきましょう。
この準備と改善をしっかりと行っておくことで、CRMの導入により営業現場の生産性を向上させ、営業活動の本質的な部分にリソースを集中させることが可能になります。
CRM導入前にやるべきこと全体はCRMの効果を最大化するために。導入前にやるべきことを解説にまとめています。
弊社では、CRMの導入についてはもちろん、現場ヒアリングの進め方や、CRM導入時に生産性が上がる帳票の統廃合についてもアドバイスを行っております。支援内容はCRM導入支援、ご相談はお問い合わせよりお気軽にどうぞ。
FAQよくあるご質問
Q. 営業報告と帳票の整理は、何から始めればよいですか？
3つの手順で現状を把握します。1つ目はレポートラインの確認で、誰が誰に報告し、どのように経営層まで共有されるかを押さえます。2つ目は日次・週次・月次それぞれの帳票の実物のチェックです。3つ目は、その帳票をどの会議で誰が目にするかの確認です。この3つが埋まる前に帳票の再編案を作ると、必要な報告を削ってしまいます。
Q. 帳票の実物では、どこまで細かく確認しますか？
確認するのは4点です。どのような形状のものを使っているか、記入はパソコンか手書きか、営業報告以外で記載している情報にはどのようなものがあるか、報告のボリューム感と頻度はどのぐらいか。大枠から細かい部分までチェックし、日次・週次・月次のすべてについて同じ観点で見ていきます。
Q. 帳票の項目を削るとき、誰にヒアリングすべきですか？
担当者、マネージャー、役員と、立場の異なる関係者すべてです。部長は「部下の報告が遅い」と思っていても、部下からすると報告したことが上に伝わっていなかったり、報告の方法が複雑で情報の編集作業に時間がかかっていたりします。改善施策が現場のみ、またはマネジメント層のみに偏らないよう、必ず双方の意見を聞いて優先順位を決めます。
Q. 新しい帳票は、どのように設計すればよいですか？
導入予定のCRMから実際にエクスポートされるデータを先に確認し、その内容に合わせて帳票の項目を設計します。CRMで抽出できるデータと帳票に入力するデータにずれがあると、帳票作成のためにわざわざデータ加工をする手間が発生し、工数を削減できません。CRMから出せる数字の限界や集計方法から外れないように調整してください。
Q. 現場の入力負担が増えることには、どう対応しますか？
CRMを導入して運用ルールを定めると、現場では入力作業の負担が増えるため、事前に理解を得ておく必要があります。伝えるべきメリットは明確で、ルール通りに情報入力をしておけば数字をいつでもエクスポートでき、帳票記入の時間を削減できるという点です。入力の手間と削減できる帳票作成時間を、同じ場で並べて説明してください。
RELATEDあわせて読みたい記事
出典・執筆：株式会社トライエッジ／伊能 藍子（CRM 導入・運用支援）。 2024年4月8日公開／2026年8月14日更新。