「紙で管理している顧客情報をデータ化したい」「顧客情報は電子化されているが、各々のパソコン内でエクセルなどを使っているのでほかの担当の状況をすぐに確認できない」などの理由で、顧客管理ツール（CRM）の導入を考えている企業も多いかもしれません。しかし、実際にCRMを使って何ができるのか、それは今企業が抱えている課題を解決してくれるものなのか、コスト感が見合うものなのかなどがわからず困っている人もいるのではないでしょうか。そこで、この記事では、CRMを導入するメリットについて説明していきます。
この記事の目次
CRM導入で日報の入力や提出を効率化
CRMを導入した際におすすめしたい使い方は、日報の入力や提出です。
社内にいる時間が少ない営業部員やリモートワーカーなどの進捗管理を行うため、また上長が各メンバーの動きを把握するために、日報提出を義務付けている会社は多数あります。それだけではなく、各人の業務ノウハウや顧客の細かい情報などが記載された日報は、企業にとっては貴重な財産となります。また、日々の進捗情報を常に発信・共有することで、トラブルの早期発見や対処も可能になります。
しかし、紙や個人のローカル環境でやり取りする日報は、担当サイドからすると「面倒くさい」、管理サイドからすると「チェックや集計が困難」などのデメリットがあり、なかなか定着せず継続が困難になってしまうことも多々あります。また、送信先を誤ってしまい社内の情報が外に漏れてしまうなどのリスクも考えられます。
日報の入力や提出にCRMを導入すれば、日報入力や提出がそのツール内で行えるため、社内での共有が簡単に行えるほか、情報漏洩などのリスクも最小限にとどめることが可能です。日報を管理する側からしても、手順が簡略化されたことによる提出率のアップを期待できるうえ、過去の日報を集計・検索することが可能になります。
たとえば、Zoho CRMの場合、「レポート機能」を用いて日報に必要な項目を集めたフォーマットを作成し、日報の入力や送信の手間を大幅に効率化することができます。日報のデータとZoho内に記録された顧客データを紐づけることが可能なため、データそのものを更新せずともどの顧客がどんなステイタスなのかをすぐに把握することもできるようになります。
CRMで日報入力や提出を行うメリットや
Zoho CRMでの日報導入例は、
下記記事で詳しくご紹介しています。
CRM最大のメリット！顧客・案件情報の一元化
CRMを導入する際のメリットとして、顧客・案件情報の一元化を一番に期待しているという人も多いのではないでしょうか。
営業活動を行う際、顧客情報や案件の記録が一つのツールできちんと一元化されていると、情報を更新したり過去の情報にアクセスしたりするための作業に余計な時間を取られません。また、営業担当が汗をかいて集めた顧客や案件の情報を、企業の資産として確実に蓄積し活用していくことが可能になります。
しかし、CRMを導入していない企業では、顧客情報や案件の記録をパソコン上で管理していても、その情報が個々のローカル環境で保存されてしまうことがほとんどです。その場合、フォルダにアップしたりメールで送信したりと共有のための作業が必要なため、最新情報と社内で確認できる情報にタイムラグができてしまいます。また、顧客や案件の情報が個々のローカル環境に散らばっているため、一元管理や蓄積ができず、いざという時にスムーズに引き出せないというデメリットも発生します。
実際にCRMを導入すれば、顧客・案件情報の共有や管理をスムーズに行うことができます。営業担当がそれぞれCRMに直接案件の記録を書き込むようにすれば、リアルタイムで情報が更新されていき、無駄な作業がなくなります。また、データが一元化されて集計や分析も容易に行えるようになるため、膨大なデータの中から該当するものを探す手間や時間も省くことができます。異動や退職による担当者変更が発生しても、顧客・案件情報の引継ぎに時間をかける必要もありません。
CRM導入において最大のメリットとも言える
「顧客・案件情報の一元化」について詳しく知りたい人は、
下記記事をご覧ください。
CRMのレポート機能で営業活動の報告や共有も楽に
CRMの「レポート機能」を活用すると、営業活動における日々の報告や、そこで仕入れた顧客の情報共有、データの統計や解析などの作業が大幅に効率化されます。そのため、担当側・マネジメント側双方の作業を削減し、営業部内全体の生産性アップを図ることができます。
CRMを導入していない状態では、営業各担当の報告や記録を集めておく場所もバラバラになってしまっているため、必要なときに必要な情報にアクセスするのが困難であるケースも多いと考えられます。また、営業会議のたびにプレゼン資料を作成する習慣がある企業では、進捗や目標の達成度をグラフや表に加工して資料を作成する手間と時間が毎度発生してしまいます。
CRMのレポート機能を使えば、情報の一元化や可視化を簡単に行うことができます。たとえば、Zoho CRMでは、各営業担当がツール上で情報更新を行うと即時それが反映されるため、社内のZohoのアカウントを持っているメンバー全員がいつでも最新情報にアクセスできます。また、条件を絞り込んでレポートを作るだけで、Zoho CRM上に記録されたデータの中から該当するものを抽出することも可能です。さらに、表やグラフなどのデータ加工も簡単な作業で行えます。
下記記事では、Zoho CRMでのレポート機能を使ってできることについて、
より詳しく説明しています。
レポート機能の使い方イメージがわかないという人も
ぜひ読んでみてください。
CRMの導入でPDCAサイクルの見える化・仕組化も可能に
これまでCRMを導入するメリットとして、営業活動が劇的に効率化されることを説明してきました。
しかし、CRMには、営業活動における作業時間を大幅に短縮する効果があるのはもちろん、さらなる生産性アップを図るためのPDCAサイクルを回せるという効果もあるのです。CRMに蓄積されたデータをもとに、過去の成功・失敗例や今対峙すべき課題を理解することで、今後の方向性を的確に決めることができます。つまり、PlanとDoをCRMに入力したら、蓄積されたデータをCheckし、その結果から必要なActionを組み立てていくことができるというわけです。
さらに、社内またはチーム内でやるべき「Action」が決まったら、それをタスクに分解して落とし込みます。メンバーのやるべきことがタスク単位で定まったら、次はタスクやヒアリング項目としてCRM上にその項目を作ってしまいます。そのようにすれば、新しいタスクの抜け漏れを防ぐことにもつながり、従来よりも確実にActionを遂行させることが可能になります。
Zoho CRMには、PDCAサイクルの加速化に役立つ「ワークフロー機能」が備わっています。これを使えば、新しく導入したフローをメンバーが習慣化できるようにフローを仕組み化していくことが可能です。担当社員からの報告のタイミングや粒度なども、このワークフロー機能で設定することができます。マネジメント側としても、担当者からの「報・連・相」はCRMを見ればすべて確認できるため、確認漏れを防ぐことができます。
Zoho CRMでのワークフロー機能の活用例については
下記記事で詳細を説明しておりますので、ご一読ください。
CRMのメリットを最大限に活かすなら
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この記事でご紹介した通り、CRMを導入すると、営業活動が最大限に効率化され顧客データにアクセスしやすくなるだけでなく、最適なPDCAを回すためのデータ集計や解析、それに基づいたアクションの習慣化などが可能になります。
弊社トライエッジでは、貴社の現状や課題をヒアリングし、CRMを導入すべきかどうか、今使っているCRMを買い換えるべきかどうかの段階からでもご相談をお受けします。そして、この記事でご紹介したZoho CRMを筆頭に、貴社の予算感や売上規模に合わせて、最適なコストパフォーマンスを発揮するCRMをご提案いたします。
また、ただツールをご提案するだけではありません。貴社の社内体制や課題に合わせた導入設計や運用方法を考案し、実際のデータ移行や導入作業なども代行させていただきます。導入完了後も、運用代行や営業メールの送信などご要望に合わせて手を動かします。
企業様と二人三脚で、課題を解決しさらなる高みを目指していくのが、トライエッジのサービスの特徴です。具体的にCRMの導入をお考えの方も、CRMを導入すべきかどうかお悩みの方も、ぜひお気軽にお問い合わせください。
