Zoho CRMのカスタム項目【応用編】：数式とサブフォームの作り方
Zoho CRMのカスタム項目のうち、数式は複数の金額項目を自動で計算して表示する形式、サブフォームは行単位で繰り返し入力する形式です。数式は構文のチェックで検算でき、サブフォームは集計項目で合計や粗利率まで出せます。それぞれの作成手順と、カスタム項目を作る順番の考え方を解説します。
Zoho CRMのカスタム項目のうち、応用にあたるのが「数式」と「サブフォーム」の2つです。
数式は、他の項目の値を参照して計算結果を自動表示する形式です。 定形作業費用と非定形作業費用の合計を常に表示させておく、といった使い方をします。
サブフォームは、同じ形式の入力を行単位で繰り返す形式です。 案件ごとに種類も金額も変わる原価の費用項目のような、繰り返しの入力に向いています。どちらも作成前の設定が結果を左右するため、手順を順に見ていきます。
基本的な項目の作り方はZoho CRMの「カスタム項目」を活用して価値ある顧客情報を蓄積しましょう【入門編】で解説しています。
数式項目はどう作りますか？
[数式]の項目は、複数の金額項目を足し合わせた結果を常に表示させておきたい場合などに使います。 ここでは、定形作業費用と非定形作業費用を合計した”作業費用合計”を例に説明します。
（「カスタム項目」をカスタマイズする画面までの手順については【入門編】をご参照ください）
手順1：項目を配置する
まず、数式での計算で参照する項目がすでにあることを確認した上で、左側の[数式]の項目をドラッグして、設置したい場所に置きます。
手順2：項目名と表示形式を決める
ドラッグした項目を置くと、すぐに設定のウインドウが開くので、項目名・計算結果の表示形式の入力・選択をします。
手順3：数式を作る
次に画面を下にスライドし、[数式*]のウインドウに数式で参照したい項目を挿入し、計算したい内容に応じた演算子を挿入して数式を作成します。
手順4：構文をチェックする
作成した数式が正しく動くかどうかは[構文のチェック]というボタンを押して確認ができます。
以上が「数式」の項目の作成の流れです。例に挙げたのは2つの金額項目の合計ですが、より多くの項目で、かつ複雑な計算も、数式を正しくセットすることで作成可能です。
サブフォームの項目はどう作りますか？
項目の作成時にいくつか設定が必要ですが、情報を入力する際の効率が大きくあがるのが「サブフォーム」の形式での項目作成です。「サブフォーム」とは項目ごとに個別の値や金額を入力する作業を繰り返すような場合に適した形式です。
ここでは、種類の多い原価項目とその金額を入力する場合を例に説明します。原価の費用項目のように「案件によって入力する種類・内容・金額が異なる」場合でも、サブフォームなら行の単位で入力と編集が可能なため素早く入力を完了させることができます。
こちらが完成したサブフォームの項目です。
手順1：項目を配置する
[数式]の項目と同様に、左側のメニューから[サブフォーム]をドラッグしてレイアウトしたい場所に置きます。
手順2：行単位の入力項目を決める
行単位で入力させたい項目を、名称と入力形式をそれぞれ決めて設定します。もし原価の費用項目を「大分類」「小分類」「金額」で入力させたい場合は、ここで項目を3列作成します。
手順3：集計項目を設定する
入力項目を確定させた後は、セクションの右下にある集計項目で集計したい項目と計算の形式を選択して設定します。「数式」の形式を選択することで入力項目の合計だけではなく、原価項目の合計金額と同じ商談内にある売上金額の項目を計算して粗利率の計算をすることも可能です。
つまずきやすい点は？
1. 参照する項目を作る前に数式項目を作ろうとする
数式は既存の項目を参照する仕組みなので、計算のもとになる項目が存在しないと式が組めません。必ず参照先の項目を先に作ってください。
2. 運用の確認前に複雑な項目を作る
数式やサブフォームは設定が複雑なぶん、あとから直すコストも大きくなります。まず基本的な項目で運用を回し、入力に問題がないことを確認してから移ってください。
3. サブフォームの列を増やしすぎる
入力する側の負担がそのまま増え、行を追加しないまま空欄が残ります。列は、実際に集計に使うものだけに絞ってください。
導入全体の進め方はCRM導入の流れ、Zoho CRM自体の概要はZoho CRMとはで扱っています。
まとめ
Zoho CRMのカスタム項目のうち、数式は計算結果を自動表示する形式、サブフォームは行単位の繰り返し入力に適した形式です。
数式は参照先の項目を先に作り、[構文のチェック]で検算します。サブフォームは行単位の入力項目を決めたうえで、集計項目で合計や粗利率まで出せます。
作る順番は、基本的な項目でもれなく作成し、運用で問題がないことを確認してから、数式とサブフォームで入力効率を上げる、という流れが理想です。
トライエッジはZoho認定パートナーとして、Zoho CRMの導入・運用を支援しています。詳しくはZoho 導入・運用支援、CRM構築・運用、ご相談はお問い合わせより承ります。
FAQよくあるご質問
Q. Zoho CRMの数式項目とは何ですか？
他の項目の値を参照して計算した結果を自動で表示する項目です。たとえば定形作業費用と非定形作業費用という2つの金額項目を足した合計を、常に表示させておくといった使い方ができます。参照する項目が先に存在している必要があるため、計算のもとになる項目を作ってから数式項目を作成してください。
Q. 数式項目はどうやって作成しますか？
手順は4つです。1つ目に左側のメニューから[数式]の項目をドラッグして設置したい場所に置きます。2つ目に開いた設定ウインドウで項目名と計算結果の表示形式を入力・選択します。3つ目に画面を下にスライドし、[数式]のウインドウに参照したい項目と演算子を挿入して式を作ります。4つ目に[構文のチェック]ボタンで正しく動くかを確認します。
Q. サブフォームはどんなときに使いますか？
項目ごとに個別の値や金額を入力する作業を繰り返すような場合です。たとえば原価の費用項目のように、案件によって入力する種類・内容・金額が異なるケースでは、行の単位で入力と編集ができるため素早く入力を完了できます。
Q. サブフォームで合計や粗利率は計算できますか？
できます。入力項目を確定させた後、セクションの右下にある集計項目で、集計したい項目と計算の形式を選択して設定します。「数式」の形式を選べば、入力項目の合計だけでなく、原価項目の合計金額と同じ商談内にある売上金額の項目を計算して粗利率を出すこともできます。
Q. カスタム項目はどの順番で作るのがよいですか？
3段階です。1つ目に自分の組織で必要となる項目を基本的なカスタム項目でもれなく作成し、2つ目にその項目への入力が問題ないことを実際の運用で確認し、3つ目に数式やサブフォームの項目でさらに入力効率を上げていきます。最初から複雑な項目を作ると、運用に合わなかったときの作り直しが大きくなります。
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出典・執筆：株式会社トライエッジ／向佐 望（CRMコンサルタント）。 2024年3月29日公開／2026年8月14日更新。