HubSpotの取引ベースのワークフローで日付を起点にしたアクションを設定する方法
HubSpotの取引ベースのワークフローは、トリガー条件で日付プロパティーを直接選べません。作成時に「空白のワークフロー」を選び、トリガーの直後に「日付までの遅延」アクションを置けば、任意の日付プロパティーの〇日前・〇日後の何時という単位まで実行タイミングを指定でき、日付起点の自動化を実現できます。
HubSpotの取引ベースのワークフローでは、トリガー条件で日付プロパティーを直接選べません。日付を起点にしたい場合は、作成時に「空白のワークフロー」を選び、トリガーの直後に「日付までの遅延」アクションを置きます。
これで、起点にしたい日付プロパティーの〇日前・〇日後の何時という単位まで実行タイミングを指定でき、コンタクトベースと同じ日付起点の自動化が実現できます。
この記事では、コンタクトベースとの違い、取引ベースでの具体的な設定手順、指定できるタイミングの範囲を解説します。
HubSpotの日付起点のワークフローとは何ですか？
HubSpotのワークフローでは、日付形式のプロパティを起点にして、その日付の前後〇〇日に△△というアクションを実行する、といった自動化を設定できます。
具体的には、コンタクトの「作成日」というプロパティの日付を起点にした場合、コンタクトのデータが作成された日付の1日後に指定のEメールを送信する、という一連の自動化が設定できます。
上記の例を実際に設定したワークフローの画面がこちらです。
赤枠で囲った部分が、日付を起点にして「いつアクションが実行されるか」を設定している箇所です。
特定の日付を起点にすることで、顧客ごとに指定したタイミングで自動的にメールを送信する、データを変更するといった処理が漏れなく実行されます。 定型化された業務であれば、この設定で大きく作業工数を削減できます。ワークフローの遅延設定全般についてはHubSpotのワークフローの時間の遅延設定についてもあわせてご覧ください。
コンタクトベースと取引ベースでは何が違いますか？
違いは、ワークフロー作成開始時のトリガー設定の選択肢です。
ワークフローでは、作成開始時にトリガー設定等で参照するベースとなるオブジェクトを選択します。「コンタクトベース」を選択すると、トリガー設定の選択肢に**「コンタクトの日付プロパティー」**という項目があり、起点にする日付プロパティーを指定して作成を開始できます。
「コンタクトの日付プロパティー」を選択して作成を開始すると、トリガーの設定部分の下に、選択された日付のプロパティーとその日付の〇日前・〇日後のアクション実行タイミングを設定する部分があらかじめ表示されます。そのため「コンタクトベース」では、作成開始後にそのまま実行タイミングの設定へ進めます。
一方、「取引」の情報を使ってワークフローを作成する場合は「取引ベース」を選択する必要がありますが、HubSpotの仕様上、「取引ベース」を選択すると「日付プロパティー」でのトリガー設定の選択肢がありません。
そのため「取引ベース」で日付起点のアクション実行を設定するには、別の方法をとる必要があります。
取引ベースのワークフローで日付起点のアクションを設定する手順は？
「取引ベース」のワークフローで日付起点のアクション実行を設定する手順は次のとおりです。
1. 作成開始時のトリガー設定は「空白のワークフロー」を選択して［次へ］のボタンを押します。
2. トリガーの後に「日付までの遅延」というアクションを設置します。
「取引ベース」のワークフローでは、トリガー設定の後に起点となる日付プロパティの設定部分があらかじめ表示されません。そのため、**「日付までの遅延」**というアクションをトリガーの後に自分で置いて、タイミングを指定します。
3. 起点にしたい日付プロパティーを選び、実行タイミングを指定します。
4. その後に実行したいアクションを設定します。
この手順で、「取引ベース」のワークフローでも「コンタクトベース」と同様に、特定の日付を起点としたアクションの自動化を設定できます。
「日付までの遅延」ではどこまで細かく指定できますか？
「日付までの遅延」のアクションは「遅延」という表記ですが、起点としたい日付プロパティーを選んで、その日付の〇日前・〇日後の何時、という部分まで細かく実行タイミングを設定できます。
つまり「遅延」という名称に反して、選んだ日付より前のタイミングも指定できます。取引のクローズ日のような日付プロパティを起点にする場合は、HubSpotで取引作成時のクローズ日を変更する方法もあわせて確認しておくと、想定と違うタイミングで動く事故を防げます。
設定時につまずきやすいのはどこですか？
つまずきやすいのは1点だけで、「取引ベース」を選んだあとにトリガー設定の中で日付プロパティーを探してしまうことです。
コンタクトベースには「コンタクトの日付プロパティー」という選択肢がありますが、取引ベースには相当する選択肢がありません。これは不具合ではなくHubSpotの仕様のため、探し続けても見つかりません。トリガーではなく、後続のアクションで日付を指定するという考え方に切り替えてください。
ステージの変化を条件にしたい場合は、HubSpotの取引ステージの移動を検知する方法で扱っている方法と組み合わせられます。
まとめ
HubSpotの取引ベースのワークフローは、トリガー条件で日付プロパティーを選べません。
日付を起点にしたい場合は、「空白のワークフロー」で作成を開始し、トリガーの直後に「日付までの遅延」アクションを置いて、起点にしたい日付プロパティーと〇日前・〇日後の何時を指定します。その後に実行したいアクションを並べれば完成です。
「取引ベース」での日付起点の設定は「コンタクトベース」とは手順が異なりますので、今回ご紹介した流れを参考に、思い通りのワークフローを作成してみてください。
HubSpotの導入・運用支援はHubSpot導入支援、CRM／SFA全般の支援内容はCRM／SFA導入・運用支援をご覧ください。ご相談はお問い合わせより承ります。
FAQよくあるご質問
Q. HubSpotの取引ベースのワークフローで、日付を起点にしたアクションは設定できますか？
できます。ただしトリガー条件では設定できません。手順は3つです。1. ワークフロー作成時に「空白のワークフロー」を選んで［次へ］を押す。2. トリガーの後に「日付までの遅延」アクションを設置し、起点にしたい日付プロパティーを選ぶ。3. その後に実行したいアクション（メール送信、プロパティーの更新など）を並べる。これでコンタクトベースと同じ日付起点の自動化が実現できます。
Q. 取引ベースを選ぶと日付プロパティーの選択肢が出てこないのはなぜですか？
HubSpotの仕様です。ワークフロー作成時に「コンタクトベース」を選ぶとトリガー設定の選択肢に「コンタクトの日付プロパティー」がありますが、「取引ベース」にはこれに相当する選択肢がありません。不具合ではないため、トリガーの選択肢を探し続けても見つかりません。「空白のワークフロー」から始めて、後続の「日付までの遅延」アクションで指定してください。
Q. 「日付までの遅延」ではどこまで細かく実行タイミングを指定できますか？
起点にしたい日付プロパティーを選んだうえで、その日付の〇日前・〇日後の何時、という単位まで指定できます。「遅延」という名称ですが、選んだ日付より前のタイミングも設定できます。起点にする日付プロパティーを選び、そこから何日前・何日後の何時に実行するかを指定する、という順序で設定します。
Q. コンタクトベースのワークフローとは手順がどう違いますか？
違うのは冒頭の2ステップだけです。コンタクトベースでは、トリガー設定で「コンタクトの日付プロパティー」を選ぶと、作成開始直後に日付プロパティーと〇日前・〇日後の実行タイミングを設定する画面が自動で表示されます。取引ベースではこの画面が出ないため、「空白のワークフロー」でトリガーを作り、日付の指定を後続アクションとして自分で追加します。設定後の挙動は同じです。
Q. 日付起点のワークフローはどんな業務に向いていますか？
実行タイミングが顧客ごとに違う定型業務に向いています。特定の日付を起点にすることで、顧客ごとに指定したタイミングで自動的にメールを送る、データを変更するといった処理が漏れなく実行されます。たとえばコンタクトの「作成日」を起点にすれば、データが作成された1日後に指定のEメールを送信する、という一連の自動化を組めます。定型化された業務ほど作業工数の削減幅が大きくなります。
出典・執筆：株式会社トライエッジ／濱津 舞（AEO／CRM・MA 導入・運用）。 2024年4月8日公開／2026年8月14日更新。