HubSpotのデータ上書インポートをする前に注意するべきポイント
HubSpotで上書きインポートを行う前に、変更するプロパティがワークフローのトリガーに使われていないかを確認してください。確認は設定のプロパティから対象を検索し、使用箇所タブを開くだけで3分です。ライフサイクルステージの一括更新でメールが一斉配信される事故の防ぎ方を解説します。
HubSpotでデータの上書きインポートを行う前に、変更対象のプロパティがワークフローなど他の機能で使われていないかを必ず確認してください。 確認場所は、画面上部の歯車（設定）→左メニューの［プロパティ］→対象プロパティの詳細画面にある［使用箇所］タブです。所要時間は3分ほどです。
確認が必要な理由は、インポートがトリガーを引いてしまうためです。 変更したプロパティがワークフローのトリガーに使われていると、意図せずワークフローが作動し、多数の顧客へメールを誤送信するリスクがあります。
例えばライフサイクルステージを一括更新した結果、特定ステージを起点にしたメール配信ワークフローが一斉に動いてしまう、といった事故が起こり得ます。以下では、その確認手順を画面つきで説明します。
上書きインポートの前に何を確認しておくべきですか？
HubSpotのデータインポート機能を利用すると既に保有しているコンタクトや取引の一部のプロパティの情報を大量にかつ一括で変更ができるので便利です。一方で複数のプロパティーの情報が一度に変更されるため、情報変更の対象となるプロパティがワークフローのトリガーで参照されるものだった場合は意図しない形でワークフローが動作して、場合によっては多くの顧客に意図しないメールを誤送信してしまう、といったリスクも発生します。
このようなリスクを避けるためにはインポートで大量のデータ変更処理を行う前に、変更対象となるプロパティーがワークフロー等の他の機能に使用されているかどうかを確認しておく必要があります。
確認したいのはワークフローだけではありません。ビュー・レポート・フォームでも同じプロパティが参照されている場合があり、一括変更後にレポートの数字が変わったり、ビューの表示対象が入れ替わったりします。
プロパティの使用箇所はどこで確認しますか？
各プロパティがワークフローやフォーム等の機能に使用されているかどうか、はまず画面上部の歯車の設定アイコンをクリックして、画面左側メニュー”プロパティ”をクリックします。
プロパティの一覧が表示されたら、画面右側の検索ボックスで確認したいプロパティの名称で検索をして、そのプロパティの詳細画面を開きます。
詳細画面を開いたら”使用箇所”のタブをクリックすると、ビュー・レポート・ワークフロー・フォーム等の機能ごとにそのプロパティが使用されている機能の各設定名称が表示されます。
上記の手順にて各プロパティーがHubSpotのどの機能で使用されているかが一覧で確認できます。
使用箇所を確認したあとは何をしますか？
データインポート機能を利用してプロパティの情報を一括で変更する際には、事前にインポートをするプロパティについて使用箇所をまず確認し、特にデータ一括変更によって影響がありそうな機能の設定については各リンクをクリックして詳細を確認しておきます。
特に見るべきはワークフローのトリガー条件です。 変更しようとしている値がトリガーの条件に一致するかどうかを確認し、一致するなら該当のワークフローを一時的にオフにしてからインポートし、完了後に戻すという手順を取ると安全です。この確認のステップを実施することで、想定外のメール誤送信等の運用リスクが防止できます。
つまずきやすい点はどこですか？
インポート前の確認で漏れやすいのは、次の3点です。
1. インポートするプロパティだけを見て、連動して変わる値を見落とす
上書きインポートでは、ファイルに含めた列のプロパティが書き換わります。ただし、その値の変更をきっかけに別のワークフローが動き、さらに他のプロパティを更新することがあります。使用箇所タブでワークフローが表示されたら、そのワークフローのアクションまで確認してください。
2. 件数が少ないから大丈夫だと判断してしまう
誤送信の規模は、インポート件数ではなくワークフローの対象範囲で決まります。少数の更新でも、対象条件が広いワークフローが動けば影響は広がります。
3. 確認のステップを毎回は行わない
データインポートでの一括情報変更の際には、一度作業前に立ち止まってプロパティの使用箇所確認をする、というステップを実施してみることを是非おすすめいたします。手順として固定しておかないと、急ぎの作業のときほど飛ばされます。
CRMのデータ整備をどう進めるかはCRM導入の流れ、他システムとのデータ連携の考え方はCRM連携とは？にまとめています。
まとめ
HubSpotで上書きインポートを行う前の必須確認は、変更対象のプロパティが他の機能で使われていないかです。確認は［設定］→［プロパティ］→対象プロパティの［使用箇所］タブで3分ほどで済みます。
最も危険なのは、プロパティがワークフローのトリガーに使われているケースです。該当する場合は、ワークフローを一時停止してからインポートし、完了後に戻してください。
HubSpotの運用支援はHubSpot導入・活用支援、CRM全般の導入支援はCRM導入支援をご覧ください。ご相談はお問い合わせより承ります。
FAQよくあるご質問
Q. HubSpotのデータ上書インポートで何が起こるリスクがありますか？
一括で大量のプロパティ情報を書き換えるため、変更対象のプロパティがワークフローのトリガーに使われていると、意図せずワークフローが作動します。例えばライフサイクルステージを一括更新した結果、そのステージを起点にしたメール配信ワークフローが一斉に動き、多数の顧客へ誤送信してしまうといった事故が起こり得ます。
Q. インポート前に必ず確認すべきことは何ですか？
変更対象となるプロパティが、ワークフロー・フォーム・ビュー・レポートなど他の機能で使用されていないかです。特にワークフローのトリガーに使われているプロパティを一括変更する場合は、影響範囲を事前に把握しておく必要があります。確認自体は3分ほどで終わります。
Q. プロパティの使用箇所はどこで確認できますか？
画面上部の歯車（設定）アイコンをクリックし、左メニューの［プロパティ］を開きます。画面右側の検索ボックスで確認したいプロパティ名を検索して詳細画面を開き、［使用箇所］タブをクリックすると、そのプロパティが使われているビュー・レポート・ワークフロー・フォームなどが機能ごとに一覧表示されます。
Q. 使用箇所を確認した後はどうすればよいですか？
一覧に表示された各機能のうち、データ一括変更によって影響が出そうな設定はリンクをクリックして詳細を確認します。特にワークフローについては、トリガー条件やアクションを見て、一括変更で意図せず作動しないかを事前にチェックしておくことが重要です。
Q. 誤送信などの事故を防ぐ運用のコツはありますか？
インポートによる一括変更の前に、必ず一度作業を止めて対象プロパティの使用箇所を確認するというステップを習慣化することです。影響が出そうなワークフローがあれば、一時的にオフにしてからインポートし、完了後に再度オンに戻すとより安全に作業できます。
出典・執筆：株式会社トライエッジ／濱津 舞（AEO／CRM・MA 導入・運用）。 2024年4月8日公開／2026年8月14日更新。