HubSpotで重複した企業情報を統合する方法

HubSpotで重複した企業情報を統合することを「マージ」といい、［アクション］→［マージ］から2社を選ぶだけで、関連するコンタクトや取引をまとめて1社に統合できます。

複数人でHubSpotを運用していると、同じ企業のデータが重複して作られ、どれが正しい情報かわからなくなりがちです。重複を放置すると、商談状況の見落としや二重アプローチの原因になります。マージの仕様を理解して統合すれば、データを正確な状態に保てます。

ただし、一度統合したデータは元に戻せず、引き継がれる情報にも優先順位があります。たとえばライフサイクルステージは「最も先に進んだ段階」が残り、作成日は古い方が維持されます。

本記事では、企業情報を統合する前に知っておきたい注意点と、実際のマージ手順を画面付きでわかりやすく解説します。

この記事の目次

HubSpotで重複した企業情報を統合する前に確認しておきたいこと

HubSpot上にある企業情報の統合方法について説明する前に、覚えておきたい用語や全体について紹介します。

「マージ」の意味はデータの統合

HubSpotをはじめとしたCRMなどのツール上でデータを統合することを「マージ」（Merge）と言います。HubSpot上でもマージという用語が使われていますので、覚えておきましょう。「マージ」は企業情報だけでなく、担当者の情報であるコンタクトや取引（＝Deal）でも利用することができます。

今回は、会社情報を例にとって具体的な方法を説明していきますが、基本的な手順はコンタクトや取引でも同様です。

3つ以上の企業は一度に統合できない

データの統合は一度に２つのデータに対してしか行うことができません。したがって、重複したデータが３つ以上ある場合は、２つずつ統合を行い、１つのデータにまとめる必要があります。

たとえば、

• 株式会社A（最終的に残したい企業）
• 株式会社B
• 株式会社C

の３社を統合したい場合、株式会社Aと株式会社Bを株式会社Aとして統合し、株式会社Aと株式会社Cを統合する、ないしは、株式会社Bと株式会社Cを株式会社Bとして統合し、株式会社Aと株式会社Bを統合する、といったようにステップを踏んでひとつに統合する必要があります。

統合する際に引き継がれる情報と優先度

HubSpotでデータを統合した際、引き継がれる情報と引き継がれない情報があらかじめ決まっています。この仕組みを理解した上で、どちらをもとのデータにするのかを決めて統合作業を行う必要があります。

※ここでは、統合したあとに残る企業を統合先企業（プライマリー企業）、統合したあとになくなる企業を統合企業（セカンダリー企業）と呼びます。

企業データを統合した際は、原則として最新のデータが残る仕様になっています。たとえば、郵便番号などは統合先企業（プライマリー企業）、統合企業（セカンダリー企業）の両方のデータのうち、作成もしくは更新日時の新しいデータが引き継がれます。

しかし、以下のデータに関しては、どちらが優先されるかが決まっています。

また、統合先企業（プライマリー企業）で空欄、統合企業（セカンダリー企業）で空欄ではないプロパティは、統合企業（セカンダリー企業）の値が上書きされます。

統合された企業を再び分割することはできない

一度データが統合されてしまうと、統合された企業（セカンダリー企業）の情報を再び分割することはできません。したがって、統合する際には、細心の注意を払う必要があります。

統合作業を行う際には、一度バックアップとしてデータをエクスポートしておくと安心です。ただし、その場合でも、自動的に付与される情報などをもとに戻すことはできませんので、しっかり仕様を理解しておきましょう。

関連付けされているコンタクトや取引はすべて統合先企業（プライマリー企業）に関連付けられる

企業情報には、担当者の情報であるコンタクトや、案件の情報を表す取引が紐付いている場合が多くあります。そういった情報は統合した際、どのようになるのでしょうか？

統合企業（セカンダリー企業）に関連付けられているコンタクトや取引は、統合によって統合先企業（プライマリー企業）に関連付けられます。したがって、関連付けられているコンタクトや取引の数は、もともと関連付けられていたコンタクトや取引の数＋統合企業（セカンダリー企業）に関連付けられているコンタクトや取引の数、ということになります。

HubSpotで重複した企業情報を統合する手順

では、ここからは実際に企業情報を統合する手順について説明していきます。今回は、企業情報を統合しますが、統合する企業はわかりやすく

• 統合先企業（プライマリー企業）
• 統合企業（セカンダリー企業）

という企業名で作っていきたいと思います。

企業・取引・コンタクトの構成は以下のようになっています。

HubSpotで重複する企業を統合する方法01

これを統合すると、統合先企業（プライマリー企業）が残り、統合企業（セカンダリー企業）関連づいている取引やコンタクトや統合先企業（プライマリー企業）に関連付けられるはずです。

まずは、最終的に残したい企業（＝ここでは統合先企業）の詳細ページを開きます。

左上にある[アクション]から[マージ]を選択します。

HubSpotで重複する企業を統合する方法02

すると以下のようなポップアップがでます。この左側が統合企業（セカンダリー企業）で右側が統合先企業（プライマリー企業）となります。

HubSpotで重複する企業を統合する方法03

検索の箇所より、統合企業を選択します。ここでは、統合企業（セカンダリー企業）を統合させたいので、「統合企業（セカンダリー企業」を検索して、選択します。

HubSpotで重複する企業を統合する方法04

右側が統合先企業（プライマリー企業）、左側が統合企業（セカンダリー企業）であることを確認したら、左下の[マージ]を押します。押した瞬間にマージ作業が発生します。

HubSpotで重複する企業を統合する方法05

これで統合作業が完了です。統合先企業（プライマリー企業）が残り、統合企業（セカンダリー企業）は消滅しました。統合企業（セカンダリー企業）に関連付けられていたコンタクトや取引は統合先企業（プライマリー企業）に関連付けられました。

HubSpotで重複する企業を統合する方法06

HubSpotを効果的に活用するならトライエッジへ

HubSpotには、今回ご紹介した以外にもさまざまな使い方や活用方法があります。CRMの基本的な機能は無料で使用でき、自社の営業やマーケティング、カスタマーサービスの業務スタイルに合わせて、必要な要素を選んで設計できる点が魅力です。

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よくあるご質問

Q. HubSpotの「マージ」とは何ですか？

A. マージとは、HubSpot上で重複したデータを統合することです。企業情報だけでなく、コンタクトや取引でも同じ操作で利用できます。統合したい企業の詳細ページで［アクション］→［マージ］を選び、統合する企業を指定して実行します。

Q. 3社以上の重複企業を一度に統合できますか？

A. いいえ。マージは一度に2つのデータ間でしか行えません。3社以上重複している場合は、2社ずつ順番に統合して最終的に1社にまとめます。どの企業を最終的に残すか（プライマリー企業）を決めてから作業しましょう。

Q. 統合するとどちらの情報が残りますか？

A. 原則として作成・更新日時の新しいデータが残ります。ただし一部は優先順位が決まっており、ドメインはプライマリー企業のものが優先、ライフサイクルステージは最も先に進んだ段階、作成日は古い方の値が維持されます。プライマリーが空欄の項目はセカンダリーの値で埋められます。

Q. 統合した企業情報は元に戻せますか？

A. いいえ。一度統合すると、消えた側（セカンダリー企業）の情報を再び分割することはできません。念のため統合前にデータをエクスポートしてバックアップを取ることをおすすめしますが、自動付与された情報は元に戻せないため、仕様を理解したうえで慎重に作業してください。

Q. 統合すると関連するコンタクトや取引はどうなりますか？

A. セカンダリー企業に関連付いていたコンタクトや取引は、すべてプライマリー企業に引き継がれます。そのため統合後の関連件数は、もともとの件数とセカンダリー企業側の件数の合計になります。関連データが失われることはありません。