こんにちは。トライエッジの川内です。社内では主にHubSpotの新規での導入支援や他のCRM/SFAツールからHubSpotへのシステム移行のご支援に携わっております。
今回よりHubSpotの製品アップデートの中から今後のHubSpot活用において影響が大きそうなもの、応用がしやすそうなもの、をひとつピックアップしてご紹介をしたいと思います。皆様の日々のHubSpot運用の参考になりましたら嬉しいです。
大手人材派遣会社に新卒入社後、営業パーソン600人が利用する顧客管理システムの開発プロジェクトに参加。システムの開発企画から運用・保守までを担当。その後、大手IT企業でのツールの導入・運用企画担当を経て、トライエッジに参画。
著書：「Zoho CRM 最強の教科書 導入・実践マニュアル」
この記事の目次
【Pick upアップデート】
【その他のアップデート】
Pick up：チケットでもパイプラインルールを設定可能です
対象：Sales HubとService HubのProfessional以上
こちらのアップデートによって、これまで「取引」のパイプラインで設定がすることができた以下3点のルール設定が「チケット」のパイプラインでも同様にできるようになりました。
1.チケットの作成を特定のステータスに限定
2.チケットのステータス省略を禁止
3.チケットの後退を制限
設定の手順は
[設定]]>[オブジェクト] > [チケット] > パイプラインを選択 > [パイプラインルール]
で有効化したいルールをOnにします。
今回このアップデート内容を選んだのは、「取引」のパイプラインで既に実装されているこの”ルール設定”が実際の運用にあたって応用が効くことが分かっていて、「チケット」のパイプラインにおいても次のような活用ができるのではないかと思っています。
1.チケットの作成を特定のステータスに限定
→作成時のステータスを所定のものに限定することで、作成時点から処理ステータスが進んでしまっているようなイレギュラーなチケット作成のバラツキを統一する運用が可能です。
2.チケットのステータス省略を禁止
→チケットのステータスの順番を飛ばすことなくユーザーが更新するようになることで、各ステータスごとの所要時間のトラッキングがより正確になり、どのステータスで歩留まりがあるかといった分析もしやすくなります。
3.チケットの後退を制限
→イレギュラーなケースでユーザーの個別判断によるステータスの差し戻しを制限することで、例えば一旦上長等に報告の上でしかるべきステータスの処理やチケットの再作成をするなど、チケット管理の運用精度を上げる工夫ができるようになります。
パイプラインのステータスに連動しての機能は実際の運用での工夫や活用の幅が広く、最近ではこの部分に関連するアップデートも多くなってきております。改めて自社でのHubSpot運用と照らし合わせて、今回のアップデートを含めパイプライン関連でのアップデート内容もチェックしてみてはいかがでしょうか。
その他のアップデートについては以下よりご覧ください。
取引パイプラインで承認機能が使えます（公開ベータ）
※対象：Sales Hub Enterprise
パイプラインの「承認ステージ」の追加ができるようになりました。
受注前に上長や経理の確認が必要になる場合に取引ステージを「承認待ち（※変更可能）」に設定することで、承認確認のメールが担当者へ自動送付されます。
▼設定方法
設定＞取引＞パイプライン＞パイプラインルール＞取引の承認プロセスを追加＞承認ステージの名前と角度を設定＞承認する担当者を選択＞承認者の範囲を選択＞承認者に向けてメッセージを記入
CRMのカスタムビューに分析カードを表示できます
※対象：すべて
各オブジェクトのビューに分析カードを表示できるようになりました。
例えば、会社レコードに紐づいている取引の合計金額を表示させたい場合、「統計」のカードを使用することで表示することができます。
▼設定方法
設定＞オブジェクト（※レコードを表示・編集したいオブジェクトを選択）＞レコードのカスタマイズ＞編集するビューを選択＞中央にある新規タブ（＋）の作成＞タブ名前を入力＞カードの追加
ビューに分析カードを追加すると以下のような見た目になります。
※会社レコードに紐づいている取引の合計金額と各担当者ごとの合計金額レポートを表示
チケットのリストを作成できます
対象：全て
チケットをベースにリストを作成できるようになりました。それにより、ワークフローのトリガーとして使用することができます。
例えば、サポートデスクでチケットを活用している場合、チケットがクローズ→リストへ追加→ワークフローでチケットがクローズされたことを自動で報告することができます。
▼設定方法
CRM（顧客管理）＞リスト＞リストを作成
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