【例文付き】印象に残る展示会お礼メールの配信手順を公開！

展示会で名刺交換や情報交換を行ったリード（見込み客）に対して展示会後にお礼メールを送ることは、その後より良い関係を構築するために大変重要です。しかし、お礼メールの内容や送信のタイミングなどに不安がある方も多いのではないでしょうか。
本記事では、展示会後のお礼メールを作成する手順や作成ポイントについてわかりやすく解説します。効果的なお礼メールの例文・テンプレートもご紹介していますので、ぜひ参考にしてみてください。

展示会のお礼メールを作成する手順

展示会後のお礼メールは、以下のような手順で作成することをおすすめしています。

1. リード（見込み客）の分類基準を決めておく

展示会の来場者のニーズは様々なため、お礼メールは各リードの興味関心や検討レベルに合わせた内容にすることが望ましいです。そのためには、あらかじめリードの分類基準を社内で決めておくことをおすすめします。

代表的な分類基準としては「ニーズの強さ」が挙げられます。「ニーズが強く、すぐにでも商談につながる顧客」「ニーズが弱いため、商談化までに時間がかかりそうな顧客」など、ニーズの濃淡で分類する方法です。
ニーズの濃淡は、実際に話を聞いてみないとわかりません。ブースでアンケートを実施したり、営業担当者がブースで顧客と話す際のトークスクリプトに質問を織り込んでおくなど、後からでも情報が分かるようにしておきましょう。
そのほか、購買意欲の有無や業種などによって分類するのも良いでしょう。

2. 展示会の前にメール文面を作成しておく

展示会終了後からお礼メールの作成に着手していると、文面の作成やチェック、配信準備に時間がかかり、お礼メールを送信できるまでに数日経ってしまうこともあります。

展示会後のフォローアップは時間が経つほど効果が薄れてしまうため、お礼メールの文面は展示会前に作成し、リードへ素早くアプローチできるよう準備しておきましょう。

この時、前述したリードの分類ごとに、適切なメール文面と必要なコンテンツを用意することが大切です。

3.展示会終了から翌営業日までにお礼メールを配信する

お礼メールは展示会後すぐ、遅くとも翌営業日までに送信することをおすすめします。
展示会参加者は当日多くのブースを回って名刺交換をしているため、アプローチが遅れることでリードの中での印象が薄れてしまったり、競合に先を越されてしまうといったリスクが発生します。
特に、購買意欲が強いリードに対しては、その熱が冷めないうちに優先してアプローチすることを心がけましょう。

4. 長期的な関係構築を前提としたアフターフォローを実施する

展示会で得られるリードの多くは、ニーズや購買意欲が育ち切っていない状態にあります。そうしたリードへのアフターフォローは、商談化を急いだり、ニーズが低いからとアプローチを止めてしまうのではなく、リードにとって有益な情報を提供し続けるなかで長期的に信頼関係を築くことを前提としましょう。
同時に、ニーズが高まった瞬間を逃すこと無く必ず察知することができるような仕組みを整えることが重要です。

お礼メールや、その後のフォローアップメールをCRM／MAツールに備わっているメール機能を使って配信することで、リードのメール閲覧状況やWebサイトへの訪問状況から、ニーズの高まりを判断することができるようになります。

展示会のアフターフォローで商談化率をアップさせる方法

2023-03-31

 

効果的な展示会お礼メールにするための5つのポイント

展示会後のお礼メールを今後の商談に繋げていくためには、メールを受け取ったリードに、自社の製品やサービスを明確に認識してもらうための工夫が必要です。まだ展示会の記憶が新しいうちにアプローチすることで、ブースの印象と社名、製品が結びつきやすくなります。

具体的には以下の点に留意して、相手の興味を惹き付ける、効果的なお礼メールを作成しましょう。

●ブースを思い出してもらう工夫をする

展示会当日のブースの写真をお礼メールの冒頭に貼付しておくと、「あのブースの会社か！」と思い出してもらえる可能性が高くなります。またブースでの会話で何か特定の話題が出た場合には、そのやりとりについて一言触れておくこともおすすめです。

●魅力的な特典を用意する

無料で参加できるセミナーへの招待や有益な情報を載せたホワイトペーパーのプレゼントなど、リードが課題について検討するうえで魅力的な特典を提供することで、自社への興味を引き出します。特に、「すぐに購入する予定はないが、商品に興味はあるので情報はほしい」というリードに効果的です。

●次のアクションを明確にする

自社で開催するセミナーや個別相談へと誘導するCTA（Call To Action）を設置しておくと、リードが自社に興味を持ってくれた場合に「リードが次にとるべきアクション」が明確になり、スムーズな関係の発展に繋がります。

●配信解除フォームをつけておく

リードの中には、「これ以上のメールは不要」と考える相手もいるでしょう。情報提供を続けたいばかりに、配信を解除しにくくするのは心象が悪化してしまい逆効果です。配信解除フォームを分かりやすい場所に用意することで、自社のイメージを損なわずに、相手の都合で配信を解除してもらえます。
大切なのは、常にリードの立場に配慮したメールを作成することです。相手が必要としていない情報の押しつけや強引な勧誘は不興を買い、関係の継続を拒否される事態を招きかねません。

●差し込み機能を使って1対1のメールのような雰囲気を演出する

メール配信機能を兼ね備えたCRM／MAツールには、一斉送信メールにおいて相手の氏名や会社名をメールの文章内に差し込める「差し込み機能」が備わっていることが多いです。この機能を用いて宛名を記載することで、まるで1対1の関係で送信されたメールかのような特別感の演出をすることができます。
ただし、差し込み機能を利用する場合は、取り込んだリストが文字化けしていないか、特に宛名に不備がないかを、送信前に必ず確認するようにしましょう。

お礼メール作成のポイントについて、より詳しく知りたい方はこちらの記事もぜひ参考にしてください。

展示会後のお礼メール、効果を高めるポイント5選

2023-05-23

 

展示会で送るお礼メールの例文【テンプレート3選】

以下、展示会のお礼メールの理想的な例文を3つ紹介します。
リードの確度（ニーズや購買意欲など）に応じて3つのテンプレートを用意したので、状況に合わせて使い分けてみてください。

例文1. 確度が低いリードに情報提供だけを行う文面

件名：ご来場の御礼 | 【展示会名】|【企業名】

【○○○株式会社】
【お名前】様

お世話になっております。【企業名】の【担当者名】です。
この度は【イベント名】では弊社ブースにお立ち寄りいただき、誠にありがとうございました。

今回の展示会では【新製品や新サービスについての情報の記載】をご紹介させていただきましたが、いかがでしたでしょうか。

弊社のセミナーや製品の情報については、ホームページ【もしくは資料など】にてご案内しております。展示会内では、解消できなかった疑問点などありましたら、ぜひご覧ください。
【製品ホームページや資料を記載】

改めて、【イベント名】にお越しいただき、誠にありがとうございました。
今後ともよろしくお願い申し上げます。

【企業名】

例文2. 確度が高いリードに個別面談を提案する文面

件名：ご来場の御礼 | 【展示会名】|【企業名】

【○○○株式会社】
【お名前】様

お世話になっております。【企業名】の【担当者名】です。
この度は【イベント名】では弊社ブースにお立ち寄りいただき、誠にありがとうございました。

当日は【展示会での会話内容】など、貴重なご意見をありがとうございました。

お聞かせいただいたお話から、弊社の【製品やサービス】がお役に立てるのではないかと思っております。
弊社サービスにご興味を持っていただけたり、まだ疑問点がある場合は、【お名前】様のご都合の良い日程で詳しいお話をさせていただければ幸いです。

下記URLより、ご相談日程のご予約をお願いいたします。
【URL】

また、弊社のセミナーや製品の情報については弊社ホームページ【もしくは資料など】にてご案内しております。
展示会内では解消できなかった疑問点などありましたら、ぜひご覧ください。
【製品ホームページや資料を記載】

改めて、この度は【イベント名】にお越しいただき、誠にありがとうございました。
今後ともよろしくお願い申し上げます。

【企業名】

例文3. 確度によらずセミナー参加を勧める文面

件名：ご来場の御礼 | 【展示会名】|【企業名】

【○○○株式会社】
【お名前】様

お世話になっております。【企業名】の【担当者名】です。
この度は【イベント名】では弊社ブースにお立ち寄りいただき、誠にありがとうございました。

今回の展示会では【新製品や新サービスについての情報の記載】をご紹介させていただきましたが、いかがでしたでしょうか。

展示会の短い時間ではお伝えしきれなかったこともございますので、ご興味や疑問がある場合は、弊社が開催しております【セミナー名】にご参加いただけますと幸いです。
▼セミナー概要▼
【セミナー名】
【日時】
【会場】
【スケジュール】
【参加費】
【詳細情報へのURL】

【参加お申込みフォーム】
大変好評をいただいているセミナーで、予約は先着順となります。お早めにお申し込みください。

また、弊社のセミナーや製品の情報については、弊社ホームページ【もしくは資料など】でもご案内しております。
展示会内では、解消できなかった疑問点などありましたら、ぜひご覧ください。
【製品ホームページや資料を記載】

改めて、【イベント名】にお越しいただき、誠にありがとうございました。
今後ともよろしくお願い申し上げます。

【企業名】

適切なお礼メールで展示会の効果を最大限引き出そう！

展示会終了後の迅速なお礼メールの送信は、大勢のリードに自社を印象づけるには最適な手段であり、アフターフォローの第一歩だと言っても過言ではありません。正しく運用できれば、より多くのリードを商談へと呼び込み、展示会の費用対効果を大きく向上させる効果も期待できます。

展示会で交換した名刺は、その一件一件が重要なリードとなる可能性を持っています。本来なら個別に丁寧にフォローすることが望ましいですが、件数が多いとメールの作成から送信にかかる負担も大きくなり、きめ細かい対応が難しい場合も起こり得ます。そのような場合は、CRMやMAツールの導入も検討してみるもの1つの方法です。

株式会社トライエッジでは、HubSpotやZohoを用いたSFA/CRM/MAの導入/運用支援を行っています。システム導入が目標となる通常のサービスとは異なり、導入後の運用からお客様の成果につながるまでを支援する伴走型サポートです。

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