Zoho CRMのワークフローで商談ステージの変更をSlackやZoho Cliqに通知する手順

Zoho CRMのワークフロールールを使うと、商談ステージが変わった瞬間にメール・Slack・Zoho Cliqへ通知を飛ばせます。設定は右上のスパナマーク（設定）→「ワークフローのルール」→「+ルールの作成」からで、1本あたり5〜10分です。

特に効果が出るのは失注の通知です。 受注はすぐ報告されますが、失注は報告が遅れがちで、気づいたときにはリカバリーのタイミングを過ぎています。ステージ変更を自動で共有すれば、報告を待たずに状況を把握できます。

この記事では、ルールの作成から通知先の指定まで、画面ごとに手順を追います。

なぜステージ変更を自動通知するのですか？

営業チームを統括するマネージャーは、各メンバーの商談状況を把握したうえで、どこに手を入れるかを判断します。ところが、リアルタイムで変わる商談の状況は、報告に依存している限り必ず遅れます。

営業メンバーは受注が取れたときは真っ先に報告する一方、失注になった商談は報告しづらいものです。 報告しづらければ、理由をつけて報告が遅れます。遅れるほどチーム全体の成績に影響が及び、リカバリープランを立てる余地がなくなります。

ワークフロールールでステージ変更を自動通知すれば、報告という工程を挟まずに状況が共有されます。 商談ステージの設計そのものは商談管理を構造化する3ステップで扱っています。

ワークフロールールはどこから作りますか？

Zoho CRMのホーム画面から右上のスパナマークの[設定ボタン]をクリックします。すると[ワークフローのルール]というメニューがあるので、そこをクリックします。以下のような画面に遷移するので、[+ルールの作成]を押します。

どのタブを選びますか？

次に以下のようなポップアップが表示されるので、タブの選択肢において[商談]を選択します。その下の項目には、このワークフロールールの名称を記載します。

タブは「どの項目で変化があったら処理を実行するのか」によって変わります。 今回は「商談の状況に変化があった際に通知を行う」処理なので、タブでは[商談]を選択します。

いつ実行するかをどう設定しますか？

ワークフロールールの条件は「いつ」「条件」の項目を指定します。

今回は商談ステージが変更（編集）された時に実行したいため、[データを操作した時]で、[項目の更新]として[商談が編集された時に、繰り返しこのワークフローを起動する]を選択します。

これで、商談ステージが更新された時にこのワークフロールールが自動的に実行されます。

どの条件で通知しますか？

次に、ワークフロールールが実行される条件を指定します。商談のステージに変更があった際に通知を行いたいので、[条件に一致する商談]にチェックし、[ステージ]が[次の値と等しい]を選択し、通知したいステージを選択します。

ここで「失注」だけを選ぶか、受注と失注の両方を選ぶかで、通知の量が大きく変わります。 すべてのステージを対象にすると通知が多すぎて読まれなくなるため、最初は1〜2ステージに絞ってください。

通知先には何が選べますか？

Zoho CRMのワークフロールールの設定では、通知方法として

• メール

• Slack

• Zoho Cliq

の3つの通知先が選択できます。ここではZohoが提供しているZoho Cliq（社内チャットツール）に通知されるように設定します。Zoho Cliqに設定する際には、どのチャンネルに通知を行うのかを指定する必要があります。 適切なチャンネルを選択してください。

以上が、ワークフロールールを活用した商談のステージ変更を通知する方法です。

通知はどのように届きますか？

下記の画像のように、商談のステージが変更されると、すぐにZoho Cliqに通知されます。

さらに[データの表示]をクリックするとZoho CRM上の該当する商談ページにアクセスでき、商談の詳細をそのまま閲覧できるため、検索の手間を省けます。

Zoho Cliqをスマートフォンでも受け取る場合の設定はZoho Cliqモバイルアプリの使い方にまとめています。

つまずきやすい点

1. 通知を作りすぎて読まれなくなる

全ステージを対象にすると、チャンネルが通知で埋まります。通知は「見たら動く」ものだけに絞ってください。 失注だけ、あるいは一定金額以上の商談だけ、といった条件の付け方が現実的です。

2. 通知の文面から商談が特定できない

初期状態の通知だけでは、どの会社のどの案件か分からないことがあります。会社名や担当者名を通知本文に差し込む設定は別途必要です。 手順はワークフロー通知に会社名や担当者名を表示させる方法で扱っています。

3. そもそもステージが更新されていない

ステージを更新する運用がなければ、通知は一度も飛びません。誰がいつステージを動かすかを先に決めてください。 入力ルールの決め方はCRM導入の流れにあります。

まとめ

Zoho CRMのワークフロールールを使えば、商談ステージが変わった時点でメール・Slack・Zoho Cliqへ通知できます。設定は「ワークフローのルール」から、タブに商談を選び、実行タイミングと条件、通知先を指定するだけです。

効果を出す条件は2つで、通知するステージを絞ることと、ステージを更新する運用が回っていることです。 どちらか欠けると、通知は読まれないか、そもそも飛びません。

トライエッジはZoho認定パートナーとして、営業・マーケティング組織の生産性向上を支援しています。詳しくはZoho 導入・運用支援、CRM全般の設計はCRM構築・運用をご覧ください。ご相談はお問い合わせより承ります。

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出典・執筆：株式会社トライエッジ／向佐 望（CRMコンサルタント）。 2024年3月29日公開／2026年8月14日更新。