Zoho CRMのワークフローを活用して商談のステージの変更を通知する方法

日々営業活動をしている中で

「そういえばうちのチームのあの商談の状況ってどうなっているのだろうか？」

と個別の商談状況についての把握が困難になることはありませんか？

営業チームを統括するマネージャーやリーダーからすればチームの営業目標（売上目標）を達成するためには各メンバーの商談状況などを常に把握した上で、どのように営業活動を行うべきか判断をしなくてはなりません。

チームの各メンバーであれば商談状況によって「いま、チームの営業目標に対する実績がxx%なので自分はあと○○件受注（売上）できるようにしっかり営業していこう！」と営業活動の目標値が変わってきます。

また、営業メンバーは「受注」が取れたときは真っ先に上司に報告したくなる一方、「失注」になった商談は上司に報告しづらいかと思います。報告しづらいということは、理由をつけて報告が遅れてしまうということも往々にしてあり得ます。報告が遅くなればなるほど、チーム全体の営業成績に影響が及ぶため、本来であればなるべく早くその状況を察知した上で、リカバリープランを考えなければなりません。

最近、Zoho CRMを導入している企業の営業リーダーの方から

「気づいたら部下の案件が報告もなく失注になっていて、それに気づけなかった。商談の情報は入れられているが、リアルタイムで変わっていく商談の状況を把握するのがなかなか難しい」

とご相談を頂くことがありました。

もし失注になったタイミングでリーダーが報告を受けていたならば、その時点でリカバリープランを営業メンバーにアドバイス出来ていたかもしれません。

こうした悩みに対しては、Zoho CRMにあるワークフローという機能を活用することによって、Zoho CRMの商談ステージが変更された時にリアルタイムで共有する事ができます。実際に弊社でもZoho CRMのワークフローの機能を活用しており、営業チームから非常に評判が良かったので、今回はその内容を解説していきたいと思います。

Zoho CRMにおけるワークフロールールの設定方法

ワークフローのルール作成

Zoho CRMのホーム画面から右上のスパナマークの[設定ボタン]をクリックします。すると[ワークフローのルール]というメニューがあるので、そこをクリックします。すると、以下のような画面に遷移するので、[+ルールの作成]を押します。

Zoho CRM ワークフローのルール

商談のタブを選択

次に以下のようなポップアップが表示されますので、タブの選択肢において[商談]を選択します。またその下の項目では、このワークフロールールの名称を記載しましょう。
このタブの部分は、「どの項目で変化があったら処理を実行するのか」によってタブの項目を変更する必要がありますが、今回の場合、「商談の状況に変化があった際に通知を行う」という処理を行いたいため、タブでは[商談]を選択します。

ワークフロールールの作成[タブの選択]

 

ワークフロールールがいつ実行されるかを設定する

次に、ワークフロールールの実行条件を設定します。

ワークフロールールの条件は「いつ」「条件」の項目を指定する必要があります。今回は、「商談ステージが変更（編集）された時」に実行したいため、[データを操作した時]で、[項目の更新]として[商談が編集された時に、繰り返しこのワークフローを起動する]を選択します。

これで、商談ステージが更新された時にこのワークフロールールが自動的に実行されます。

ワークフロールールの条件設定

ワークフロールールが実行される条件を指定する

次に、ワークフロールールが実行される条件を指定します。今回は、商談のステージに変更があった際に通知を行いたいので、[条件に一致する商談]にチェックし、[ステージ]が[次の値と等しい]を選択し、通知したいステージを選択します。

ワークフロールールの条件設定

ワークフロールールの通知方法を設定する

Zoho CRMのワークフロールールの設定では、通知方法として

• メール
• Slack
• Zoho Cliq

の３つの通知先が選択できます。今回はZohoが提供しているZoho Cliq（社内チャットツール）に通知されるように設定します。Zoho Cliqに設定する際には、どのチャンネルに通知を行うのかを設定する必要があります。適切なチャンネルを選択するようにしましょう。

ワークフロールールの通知方法の設定

以上が、ワークフロールールを活用した商談のステージ変更を通知する方法です。これで、知らない間にメンバーの商談が失注になっていた…といったことが防げるようになります。

商談ステージが変更されるとZoho Cliqで以下のように通知がされるようになります。

下記の画像のように、商談のステージが変更されると、すぐにZoho Cliqに通知されるようになります。さらに[データの表示]をクリックするとZoho CRM上の該当する商談ページにアクセスすることができ、商談の詳細を閲覧することができるため、検索の手間を省くこともできます。

Zoho Cliqでの通知

Zoho CRMを活用した営業効率化についてはトライエッジにご相談ください

今回はワークフローを活用した商談の共有方法でしたが、ワークフローは活用方法によっては非常に便利な機能であり営業効率をUPすることが可能です。これを機に皆さんも一度活用してみてください。

私達が紹介をしているZohoは、営業・マーケティング組織の生産性向上に寄与するCRM / SFAです。無料で始められ、一ヶ月単位で契約も可能なZohoシリーズを検討の場合は、トライエッジにご相談ください。