Zoho CRMの「フォローアップのアクション設定」でメール送信後の対応漏れをゼロに！

Zoho CRMは指定した複数の顧客に対して一括でメールを送信することができますが、送信後の反応が想定よりも少なかったり、メールを開封したり文面のリンクを開いた顧客へのその後のフォローが漏れていたり、、、そんな経験をされた方もいるかもしれません。

今回の記事ではそのような課題の解決策となり得る一括メール送信後の「フォローアップのアクション設定」について説明をしていきます。

Zoho CRMの「フォローアップのアクション設定」とは？

Zoho CRMでは指定した複数の顧客への一括メール送信をした後に、各顧客がメールを開封または文面内のリンクをクリックするなど、顧客が取った行動をトリガーにして、その顧客のデータを更新したり、その顧客を担当する社内メンバーにタスクを追加する、という設定が可能です。これを一括メール送信後の「フォローアップのアクション設定」と言います。

この「フォローアップアクションの設定」を活用すれば、冒頭に挙げたような課題も解決ができるようになります。例えば、、

【アクション設定例①】
一括メール送信後、メールを開封または文面内のリンクをクリックした顧客に対してその顧客情報を更新して特定のメールを自動で送信する。

【期待される成果】
一括配信のメールに対し、興味を持った顧客だけにもれなくさらに具体的な情報を送信することで、返信や問い合わせの件数、LPなどへのPVが増加する。

【アクション設定例②】
一括メール送信後、メールを開封 or 文面内のリンクをクリックしたらその顧客を担当する社内のメンバーにタスクを追加して通知する。

【期待される成果】
各顧客を担当する社内のメンバーに自動的にアクションを促すタスクを通知することでメール配信に対して興味を持った顧客に漏れなくタイムリーに営業フォローが実施できる。

というようにメール配信について興味を持ってくれた顧客へのフォローアクションを自動的にかつタイムリーに実施することができます。そのため、Zoho CRMで一括メール配信をする際は是非のこの「フォローアップアクションの設定」をセットにして設定することをおすすめします。

「フォローアップアクションの設定」の設定の手順は難しいものではありません。次の項ではその手順を実際の画面を使いながら説明をしていきます。

Zoho CRMの「フォローアップのアクション設定」の手順

「フォローアップのアクション設定」は一括メールを配信する際の送信画面上で設定ができます。

まずは簡単に一括メール配信までの手順を説明します。一括メールの配信は「見込み客」や「連絡先」のタブなどで顧客の一覧を表示させ、メールを送信したい複数の顧客にチェックを付けてその後に画面上部の”メール送信”というボタンを押下します。

その後、送信設定のウインドウが開くので予め作成しておいたメールテンプレートを選択し、”送信”のボタンを押すことで選択した顧客へ一斉にメールが送信されます。

「フォローアップのアクション設定」は上記画面の”送信”のボタンを押す前に、画面の下側にある「フォローアップのアクション」の部分の”実行条件”のリンクを押して設定をしていきます。今回は”メール内のリンクがクリックされた場合”をアクションをトリガーとして設定する手順例として説明をしていきます。”実行条件”をクリックした後は、”メール内のリンクがクリックされた場合”をクリックしてください。

すると”メール内のリンクがクリックされた場合”に実行する操作を選ぶ画面が表示されます。「特定項目の更新」は”メール内のリンクがクリックされた場合”にその顧客の情報項目を自動で更新（変更）する設定で、下記画面の赤枠の”設定”を押して更新する項目を指定します。

設定画面が開いたら、顧客情報のあるタブ内の項目を選択して、どのように更新（変更）するかを設定します。下記画面では”特定のメールをクリックしたかどうか”を表すチェックボックスの項目を指定して、更新（変更）の内容として「チェックをつける」という設定にしています。設定が完了したら右下の”保存”のボタンを押してください。

なお、ここで指定したチェックボックスにチェックがついた時に指定したメールをその顧客に送信する、という「ワークフローのルール」を別途作成しておけば、メール内のリンクをクリックしたら特定のメールを自動で顧客に送信する、という一連のフローが実行できます。

指定したトリガー（今回は”メール内のリンクがクリックされた場合”）に対して実行するアクションが設定されると、一括メールの送信設定画面に以下のように設定された「フォローアップのアクション」が表示されますので、間違いがないか確認して右下の”送信”を押せば一連の設定の手順は完了となります。

また、良く使われるでと思われるアクションとして「その顧客を担当するメンバーにタスクを追加する」というアクションの設定についても以下説明します。顧客を担当するメンバーへのタスクの追加は、アクションのトリガーを設定した後の以下の画面で”今後のタスクの追加”をクリックしてください。

すると、追加するタスクの詳細を設定する画面が表示されるので、そのタスクの件名、期限（クリックされていつまでに実施するのか）などを設定してください。また、”担当者に通知”にチェックを入れると都度顧客を担当するメンバーにメールでその旨が通知されます。この部分の設定は送信したメールの件数から予想されるクリック数などを考慮して、通知するかしないかと判断すると良いかと思います。設定が終わったら右下の”完了”ボタンを押して、その後の流れは「項目の更新」のアクションの説明と同じになります。

Zoho CRMの「フォローアップのアクション設定」を活用してメール送信後の対応漏れを無くしましょう！

Zoho CRMの「フォローアップのアクション設定」を活用すれば、複数の顧客に一括で送信したメルに対してのアクションをトリガーにして、漏れなく自動的にかつ効果的なフォローのアクションを実施することができます。

多くの顧客に一括でメールを送信する場合は、設定の操作も難しいものではないので是非今回ご紹介をしました「フォローアップのアクション設定」を試してみることおすすめします。

弊社はゾーホージャパン社の正式なパートナーとして豊富な知見をもったコンサルタントによる導入・運用支援を実施しております。今回ご紹介しました「フォローアップのアクション設定」についてもお役に立てる実践的なノウハウを多数持っております。また、Zoho CRMへの乗り換えや現場での運用の定着・改善についてもお悩みなどありましたら、ぜひお気軽にご相談ください。