Zoho CRMの「Zoho Sheet ビュー」を使うとデータ更新作業を大きく時短できます

Zoho CRMには「Zoho Sheet ビュー」というExcelのような見た目と操作感でZoho CRM内のデータを直接かつ一括で更新できる機能があります。この機能をうまく使えば、これまで1件ごとまたは1つの項目ごとにデータを更新していた作業について大きく効率化することができます。

今回はこの「Zoho Sheet ビュー」の特徴と効果的に活用するための手順を詳しく説明していきます。

Zoho CRMのZoho Sheet ビューの特徴について

Zoho Sheet ビューはZoho CRMのいち機能として実装されており、その主な特徴としては以下の2点となります。

1.Zoho CRM内にある顧客データをExcelのような表計算形式で表示させることができる

2.Excelと同様に各セルを直接編集してZoho CRMのデータを更新することができる

上記2点について実際の画面を見た方が早いと思いますので、実際の画面にて解説していきたいと思います

下記が実際のZoho Sheet ビューの画面になります。正直、Excelやスプレットシートの画面と似ている、と思う人もいるかもしれません。

なお、上記のZoho Sheet ビューは下記のZoho CRMの見込み客タブの一覧をそのままZoho Sheet ビューの形式で表示させたものになります。

通常、各タブで表示された一覧データの各項目を更新するには、それぞれの見込み客の詳細画面を一人ずつ開いて編集する必要があります。

しかし、Zoho Sheetビューでは下記画像のように複数人の異なる項目を一括で更新することが可能です。

Zoho Sheet ビューの特徴を活かせば、不特定多数のデータおよび項目の更新作業の工数を大きく削減することが可能です。
では、次の項ではZoho Sheetビューの利用の手順を説明していきます。

Zoho Sheetビューの操作手順について

Zoho Sheet ビューは「見込み客」「取引先」「連絡先」「商談」「商品」など、格納されているデータが一覧表示できるタブで利用できます。今回は「見込み客」のタブでの利用を例にして説明をしていきます。

まず、「見込み客」のタブをクリックして編集したいデータの一覧を表示するビュー、もしくは一覧の左側に表示されているフィルターの条件を設定してデータを更新したい一覧を表示させます。一覧を表示させたら、画面右上の「・・・」のボタンを押して、その下に表示される”Zoho Sheet ビュー“をクリックしてください。

なお、Zoho Sheet ビューは各タブの一覧で表示できる最大件数の100件までしか表示ができませんのでご注意ください。

次にZoho Sheet ビューを開き、表示されているデータについてExcelやスプレッドシートのように変更をしたいセル内の値を消去したり編集をしてください。変更が完了したら、画面左上の「ファイル」から「保存」を押すことでZoho CRMのデータが更新されます。

また、Zoho Sheet ビューを利用する上での注意点を以下に記載します。

• A列のIDの部分はシステムによって生成されているため、削除や更新をしないでください。
• Zoho Sheetビューではデータを削除できません。
• 新しい列を作成しても、Zoho CRMには反映されません。

上記の点に注意して利用すれば、操作自体は複雑なものではないので何度か利用するとすぐにZoho Sheet ビューを使ってのデータ更新に慣れるかと思います。

Zoho Sheet ビューを利用してZoho CRMのデータ更新作業を効率化しましょう！

Zoho Sheet ビューは使い慣れている人も多いExcelやスプレッドシートのような操作感でZoho CRMの複数のデータと項目を一括で更新できる機能です。操作は特に難しいものではなく、また別途アプリやプラグインのインストールの必要もないので、Zoho CRMのデータ更新を頻繁に行う方は是非すぐにでも使ってみることをオススメします。

弊社はゾーホージャパン社の正式なパートナーとして豊富な知見をもったコンサルタントによる導入・運用支援を実施しております。今回ご紹介しましたZoho Sheet ビューの運用シーン別の活用法などについてもお役に立てるノウハウを持っております。また、Zoho CRMへの乗り換えや現場での運用の定着・改善についてもお悩みなどありましたら、ぜひお気軽にご相談ください。