Zoho CRMの基本の4階層：見込み客・取引先・連絡先・商談の使い分け

Zoho CRMは「見込み客」「取引先」「連絡先」「商談」という4つのタブで営業情報を管理します。この4階層の関係が分かると、どの情報をどこに入れるかで迷わなくなります。

要点は、見込み客が入口だということです。 名刺相当の情報を見込み客に登録しておけば、商談が決まった時点で取引先・連絡先へ変換でき、登録し直す手間は発生しません。

この記事では、各階層の定義と、そこに登録すべき情報を整理します。

営業管理に必要な基本の4階層とは何ですか？

Zoho CRMでは、営業管理に必要な基本の4階層を**「見込み客」「取引先」「連絡先」「商談」**として、それぞれタブを使って情報を管理していきます。

それぞれの階層をZoho CRMがどう定義しているのか、各階層で登録が必要とされる情報も交えて説明します。

見込み客には何を登録しますか？

見込み客は、リードとも言い、自社の顧客になる可能性がある企業や個人のことを指します。

Zoho CRM上では、見込み客の会社名、 名前、メールアドレス、電話番号、企業ホームページなど、一般的に名刺に記載されているような情報を、1つのデータにまとめて管理します。

新規開拓の段階から営業活動を行うのであれば、Zoho CRMの「見込み客」タブを使います。見込み客タブに登録している企業と商談することになったら、タブを「取引先」または「連絡先」に変換してデータを編集することができます。登録をし直したり、二重で登録したりする手間は不要です。

もちろん、既存の取引先との商談しか発生しない場合など、見込み客タブを使用しないで運用を行うことも可能です。

見込み客を自社の顧客にしていくには、担当者の効果的なフォローが必要不可欠です。そのためには、適切なステータス管理や情報更新が重要なポイントとなります。

また、業界・商品・地域など、データ分析によく使われる情報は「必須入力」に設定しておくと、管理や分析がしやすくなります。項目の設定方法はZoho CRM 設定編「顧客情報」項目のカスタマイズ方法で扱っています。

取引先には何を登録しますか？

取引先は、Zoho CRM上では、これまで商談が発生した企業や個人のことを指します。Zoho CRMの「取引先」タブでは、住所、業界、親取引先など、主に法人の概要に関する情報を登録します。

さらに取引先の業界や業種、従業員数などを登録しておくと、取引先を分類してデータ集計や分析をするときに便利です。

一つの取引先に複数の担当者がいる場合は、それぞれの連絡先情報を取引先に紐づけて管理することができます。支店や事業所など拠点がいくつかあり、それぞれ別の組織として管理したい場合は、別々に登録して運用することも可能です。

連絡先には何を登録しますか？

Zoho CRMでは、連絡先は、メールアドレス、住所、所属部署など、取引先の「担当者」個人に関する情報のことを意味します。

連絡先は「（取引先の）担当者」、取引先は「（連絡先の）企業」と区別するとわかりやすいかもしれません。双方の情報を関連付けて、一連のデータとして管理することができます。

また、連絡先タブと取引先タブは同じ項目の情報を登録できるようになっているため、1つの取引先企業に対して連絡先（担当者情報）を複数登録する際、住所や電話番号を担当部署ごとに分けて登録することができます。

たとえば、拠点や部署が多岐にわたる大企業の場合、会社の代表電話に連絡してもなかなか担当者本人にまで行き着かないことが多々あります。部署への直通電話や携帯電話など、担当者個人につながりやすい情報を得たときは、漏れなく入力をするようにしましょう。

商談には何を登録しますか？

Zoho CRMでは、商談の総額、完了予定日など、商談にまつわる情報を「商談」タブを使って管理していきます。

「商談」は「取引先」や「連絡先」に紐づける形で管理を行います。そのため、取引先や連絡先ごとに分類した商談リストや売上集計を抽出できるようになります。月々の売上見込みを集計したり、営業担当者ごとの営業活動の進捗を把握したりすることも可能です。

商談タブの項目を自社の商談プロセスに合わせる方法はZoho CRM 設定編「商談情報」項目のカスタマイズ方法にまとめました。

4つの階層はどんな位置関係になりますか？

4つの階層を図で表すと、上記のような位置関係になります。

「見込み客」に案件が発生すると、「見込み客」にまとまっていた顧客のデータが3つの階層に振り分けられるイメージです。

• 連絡先：担当者ごとの情報
• 取引先：企業ごとの情報
• 商談：案件の金額や受注状況

つまり、新規開拓の段階では1件のデータで持っていた情報が、商談が動き始めた時点で「企業」「担当者」「案件」に分解されます。この分解ができているから、企業単位の売上集計と、担当者単位の接点履歴を別々に見られるということです。

つまずきやすい点はどこですか？

1. 見込み客タブを使うかどうかを決めていない

既存の取引先との商談しか発生しない業態では、見込み客タブを使わない運用も可能です。「とりあえず全部の階層を使う」と決めると、空のタブが残り、どこを見ればよいか分からなくなります。 新規開拓を行うかどうかで先に判断してください。

2. 分析に使う項目を必須入力にしていない

業界・商品・地域といった、あとで集計に使う情報は空欄のまま蓄積されがちです。必須入力に設定していない項目は、集計しようとした段階で使えないデータになります。 見込み客の登録を始める前に決めておく必要があります。

3. 取引先と連絡先の役割を混同する

法人の概要は取引先、担当者個人の情報は連絡先に入れます。両者は同じ項目を登録できるため、ルールを決めないと同じ住所や電話番号が二重に入り、どちらが正しいか分からなくなります。 部署ごとに直通番号を持つ場合は連絡先側、という形で使い分けを決めてください。

まとめ

Zoho CRMは、見込み客・取引先・連絡先・商談の4階層で営業情報を管理します。見込み客は名刺相当の情報の入口で、商談が決まれば取引先・連絡先へ変換でき、二重登録は発生しません。

営業管理ツールとして導入する際は、まずこの4つの階層の定義と、それぞれに必要な情報を決めるところから始めてください。集計に使う項目を必須入力にしておくことが、後の分析を左右します。

レポートとダッシュボードの全体像はZoho CRM 設定編「全体概要と初期設定」レポート・ダッシュボード編、Zoho CRMそのものの機能と料金はZoho CRMの料金と機能をご覧ください。

導入と運用の支援はZoho 導入・運用支援、CRM全体の設計はCRM構築・運用で扱っています。用語や使い方のレクチャーからご希望の場合はお問い合わせよりご相談ください。

FAQよくあるご質問

RELATEDあわせて読みたい記事

出典・執筆：株式会社トライエッジ／向佐 望（CRMコンサルタント）。 2024年3月29日公開／2026年8月14日更新。