Zoho CRM 設定編「全体概要と初期設定」③知っておきたい基本の4階層

本セクション「全体概要と初期設定」では、これまで、Zoho CRMの試用登録や初期設定の方法についてご案内してきました。この記事では、実際の使い方からは少し離れて、Zoho CRMを使うときに知っておきたい基本の4階層について説明します。この概念を理解しておくと、Zoho CRMをよりすんなりと営業管理に役立てることができるので、ぜひこの段階できちんと把握しておきましょう。

営業管理に必要な基本の4階層って？

Zoho CRMでは、営業管理に必要な基本の4階層を「見込み客」「取引先」「連絡先」「商談」として、それぞれタブを使って情報を管理していきます。

Zoho CRMでは、それぞれの階層をどのように定義しているのでしょうか。各階層で登録が必要とされる情報も交えて、説明していきます。

見込み客

見込み客は、リードとも言い、自社の顧客になる可能性がある企業や個人のことを指します。

Zoho CRM上では、見込み客の会社名、 名前、メールアドレス、電話番号、企業ホームページなど、一般的に名刺に記載されているような情報を、1つのデータにまとめて管理します。

新規開拓の段階から営業活動を行うのであれば、Zoho CRMの「見込み客」タブを使ってみましょう。見込み客タブに登録している企業と商談することになったら、タブを「取引先」または「連絡先」に変換してデータを編集することができます。登録をし直したり、二重で登録したりする手間は不要です。

もちろん、既存の取引先との商談しか発生しない場合など、見込み客タブを使用しないで運用を行うことも可能です。

見込み客を自社の顧客にしていくには、担当者の効果的なフォローが必要不可欠です。そのためには、適切なステータス管理や情報更新が重要なポイントとなってきます。

また、業界・商品・地域など、データ分析によく使われる情報は「必須入力」に設定しておくと、管理や分析がしやすくなります。

取引先

取引先は、Zoho CRM上では、これまで商談が発生した企業や個人のことを指します。Zoho CRMの「取引先」タブでは、住所、業界、親取引先など、主に法人の概要に関する情報を登録します。さらに取引先の業界や業種、従業員数などを登録しておくと、取引先を分類してデータ集計や分析をするときに便利です。

一つの取引先に複数の担当者がいる場合は、それぞれの連絡先情報を取引先に紐づけて管理することができます。支店や事業所など拠点がいくつかあり、それぞれ別の組織として管理したい場合は、別々に登録して運用することも可能です。

連絡先

Zoho CRMでは、連絡先は、メールアドレス、住所、所属部署など前述の取引先の「担当者」個人に関する情報のことを意味します。

連絡先は「（取引先の）担当者」、取引先は「（連絡先の）企業」と区別するとわかりやすいかもしれません。双方の情報を関連付けて、一連のデータとして管理することができます。

また、連絡先タブと取引先タブは同じ項目の情報を登録できるようになっているため、1つの取引先企業に対して連絡先（担当者情報）を複数登録する際、住所や電話番号を担当部署ごとに分けて登録することができます。

たとえば、拠点や部署が多岐にわたる大企業の場合、会社の代表電話に連絡してもなかなか担当者本人にまで行き着かないことが多々あります。部署への直通電話や携帯電話など、担当者個人につながりやすい情報を得たときは、漏れなく入力をするようにしましょう。

商談

Zoho CRMでは、商談の総額、完了予定日など、商談にまつわる情報を「商談」タブを使って管理していきます。

「商談」は「取引先」や「連絡先」に紐づける形で管理を行います。そのため、取引先や連絡先ごとに分類した商談リストや売上集計を抽出できるようになります。よって、月々の売上見込みを集計したり、営業担当者ごとの営業活動の進捗を把握したりすることも可能になります。

4つの階層を図で表すと

「商談」は「取引先」や「連絡先」に紐づける形で管理を行います。そのため、取引先や連絡先ごとに分類した商談リストや売上集計を抽出できるようになります。よって、月々の売上見込みを集計したり、営業担当者ごとの営業活動の進捗を把握したりすることも可能になります。

これまでご紹介した4つの階層を図で表してみると、上記のような位置関係になります。「見込み客」に案件が発生すると、「見込み客」にまとまっていた顧客のデータが「連絡先」（担当者ごとの情報）、「取引先」（企業ごとの情報）、「商談」（案件の金額や受注状況）と3つの階層に振り分けられるイメージです。

4つの階層をしっかりと理解して、Zoho CRMを営業管理に活用しましょう

Zoho CRMは、この記事でご紹介した4つの階層が基本となります。営業管理ツールとしてZoho CRMを導入する際には、まずこの4つの階層の定義と必要な情報を理解しておきましょう。

弊社では、Zoho CRMの用語や使い方など、初心者の方にもわかりやすいようにレクチャーしながらコンサルティングを行っております。Zoho CRMについてあまりよく知らないという方も、ぜひお気軽にお問い合わせください。