Zoho CRMのレポートとダッシュボード：作成の流れと3つのレポート種類

Zoho CRMのレポートは、「レポート」タブ →「レポートの作成」から、対象タブと関連タブを選び、表形式・要約・マトリクスの3種類から選んで、データ列と集計方法を決めて「実行」を押せば作成できます。

選ぶ順番が決まっているため、慣れれば1本あたり数分です。 作成後は編集、CSVファイルへのエクスポート、指定アドレスへのメール送信もできます。

この記事では、レポート作成の流れと、レポートとダッシュボードがそれぞれ何を担当するのかを整理します。

レポートはどういう流れで作りますか？

細かい設定は個別の記事で扱うので、まずは全体の流れをつかんでください。

Zoho CRMにログイン後、ホーム画面を開いたら、「レポート」タブをクリックします。

「レポートの作成」ボタンをクリックします。

レポートの作成画面になったら、まずタブを選択します。ここでは、見込み客のレポートを作成するため、上部の**「タブの選択」**で対象となるタブ「見込み客」を選択します。

そして、**「関連タブの選択」**で、関連するタブを選択します。

初期設定の状態では、下記の内容のタブを選択することができますが、タブや項目は後から使い勝手の良いようにカスタマイズすることも可能です。

• 商品：商品に関する項目（サポートの開始/終了日、商品名、在庫量、発注数など）

• キャンペーン：キャンペーンに関する項目（キャンペーンの予想反応数、予算、実際の費用など）

• 活動：活動を示す項目（活動の種類、通話時間や通話の目的など電話による活動の記録など）

• メモ：メモの内容や更新記事に関する項目

• メール：これまでのメール送信履歴に関するデータ（開封やクリックの有無など）

• ユーザー：ユーザーに関する項目

どのタブに何のデータが入っているかは、Zoho CRMの基本の4階層を先に確認しておくと選びやすくなります。

次に、レポートの種類を選択します。

• 表形式レポート：データの一覧を見たい場合
• 要約レポート：グループ化したデータや要約情報を見たい場合
• マトリクスレポート：縦横の軸を利用してデータを整理したい場合

次に、レポートの表示内容を選びます。

まずは、**「データ列」のタブをクリックし、表示したい項目を「選択可能な項目」のボックスから選んで「追加」**をクリックします。そうすると、「選択した項目」に項目が反映され、この項目でレポートが作成されます。

すでに選択した項目を削除したい場合は、削除したい項目を選択した状態で、右横の「❌」をクリックしてください。

レポートで集計した値を見たい場合は、**「データ集計」**のタブをクリックします。

集計結果が**「合計」「平均」「最小値」「最大値」**から選べるようになっているので、知りたいものにチェックを入れて「続ける」ボタンをクリックします。

そして、集計したい時期などをプルダウンで選択して、フィルターを設定します。

最後に、「実行」ボタンを押すと新しいレポートが作成されます。

作ったレポートはどう見て、どう書き出しますか？

Zoho CRM内でレポートを作成すると、見込み客の一覧や商談から売上の進捗を確認することができます。

まずは、上部のレポートタブをクリックして、レポートのトップ画面に移動します。

そして、左横のフォルダから、見たいレポートをクリックします。

初期設定では、レポートはデータの種類ごとのフォルダに分かれて保存されていますが、それらとは別に自分でカスタマイズしてレポートを作成することもできます。

レポートの数がまだ少ない場合は「すべてのレポート」から探しても構いませんが、数が増えてきたときは、目的に近いフォルダから探すのがスムーズです。常に使うレポートを「お気に入りのレポート」に登録しておくと、探す手間がなくなります。

使いたいレポートをクリックしたら、右上の**「編集」でレポートの編集、「エクスポート」でレポートのエクスポート（CSVファイルなど）、「メール送信」**でエクスポートしたファイルを指定したメールアドレスに送信することができます。

レポートにフィルターをかけたりカスタマイズを行ったりすると、このように表形式でアポイントの件数や受注金額などを確認することができます。

右上の**「表/グラフの作成」**ボタンをクリックすると、下記の画面が表示され、グラフの種類を選ぶとデータをグラフ形式で見ることも可能です。

商談モジュールでの具体的な作例（当月の売上見込み、商品別受注数）はZoho CRM 設定編「商談情報」レポート作成方法にまとめました。

ダッシュボードは何が違いますか？

「レポート」タブの右隣にある**「ダッシュボード」**タブをクリックしてみてください。

このように、入力したデータを簡単にグラフで可視化することができます。 ダッシュボードで表示されるグラフの種類やフィルターも細かく設定することが可能です。

レポートが「条件を指定してデータを抽出・集計する」機能であるのに対し、ダッシュボードはその結果をグラフとして並べて一覧で見るための画面です。ホーム画面への配置まで含めた設定手順はZoho CRMのダッシュボード設定手順で扱っています。

なお、レポートと似た機能に「ビュー」があります。両者の違いはZoho CRMの「ビュー」と「レポート」の違いを参照してください。

つまずきやすい点はどこですか？

1. レポートが増えて探せなくなる

初期状態ではデータの種類ごとのフォルダに分かれていますが、自分で作ったレポートが増えると「すべてのレポート」からは見つかりません。常に使うレポートは「お気に入りのレポート」に登録し、それ以外は目的に近いフォルダから探す運用にしてください。

2. 関連タブを選ばずに作り始める

作成画面の最初で対象タブと関連タブを指定します。ここで関連タブを選んでいないと、あとから商品や活動の項目をデータ列に追加できません。 何を並べたいかを決めてから作成を開始してください。

3. 集計方法とフィルターを設定しないまま実行する

「データ集計」で合計・平均・最小値・最大値を選ばず、フィルターも設定しないまま実行すると、単なる全件一覧が出るだけになります。「いつの、何を、どう集計するか」を決めてから実行する必要があります。

まとめ

Zoho CRMのレポートは、レポートタブから作成を開始し、対象タブと関連タブ、レポートの種類、データ列、集計方法、フィルターの順に指定して実行すれば作れます。種類は表形式・要約・マトリクスの3つです。

作成後は編集、CSVへのエクスポート、メール送信、グラフ化まで一通りできます。ダッシュボードは、その結果を並べて日常的に見るための画面という位置づけです。

Zoho CRMそのものの機能と料金はZoho CRMの料金と機能、導入と運用の支援はZoho 導入・運用支援、CRM全体の設計はCRM構築・運用をご覧ください。レポート設計からのご相談はお問い合わせより承ります。

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出典・執筆：株式会社トライエッジ／向佐 望（CRMコンサルタント）。 2024年3月29日公開／2026年8月14日更新。