Zoho CRM 設定編「顧客情報」③見込み客の一覧ビューを作る手順と使い方
Zoho CRMの見込み客の一覧ビューは、見込み客ページ左上のすべての見込み客をクリックし、プルダウン一番下のビューの作成から作ります。所要3分ほど。フィルターは1つのビューにつき25個まで設定でき、未連絡の顧客だけを表示すれば連絡作業の進み具合も分かります。表示項目の選び方まで解説します。
Zoho CRMの見込み客の一覧ビューは、見込み客のページ左上にある「すべての見込み客」をクリックし、プルダウンの一番下の「ビューの作成」から作ります。設定は3分ほどで終わります。
フィルターは1つのビューにつき25個まで設定できるため、担当者・ステータス・地域などを組み合わせて絞り込めます。顧客情報が1,000件近くになると目視で探すのは現実的ではなくなるので、この段階でビューを用意しておきます。
この記事では、ビューを作る手順と、未連絡の顧客だけを表示して進捗を把握する使い方を説明します。
Zoho CRM 設定編「顧客情報」②顧客情報の登録方法（手入力 / 一括インポート）
一覧ビューはどこから作りますか？
一覧ビューとは、顧客情報を一定の条件で絞り込んで一覧にできる機能です。ここでは「見込み客」でビューを作る方法を説明します。
見込み客のページを開いたら、左上にある**「すべての見込み客」**ボタンをクリックし、プルダウンメニューを表示させます。
そして、プルダウンメニューの一番下にある**「ビューの作成」**をクリックします。
すると、新しいビューを作成できる画面に移動します。ここで、新しいビューの設定を行っていきます。
フィルターはどう設定しますか？
ビューに名前をつけたら、フィルターを設定していきます。
まず、左のプルダウンでフィルタリングしたい項目を選択したら、条件の詳細を決定していきます。
ここでは、**「見込み客の担当者」**を選択し、すでに顧客情報に登録されている見込み客の担当者の中から「築地花子」を選択します。担当者名は、複数名で設定することも可能です。
「見込み客の担当者」が「築地花子」の顧客情報のみに絞り込む場合、真ん中のプルダウンを画像のように**「次の値と等しい」**に設定します。
一つのビューにつきフィルターは25個まで設定ができるので、他の項目でもフィルタリングをしたい場合は、「＋」をクリックして追加します。
表示する項目はどう決めますか？
次に、ビューで一覧にしたときに表示する項目を選びます。
初期設定では**「名」「姓名」「会社」「メール」**が表示されるようになっていますが、左の「選択可能な項目」のボックスから右の「選択中」にドラッグ＆ドロップで項目をカスタマイズすることができます。
初期設定のままの項目だと、このように表示されます。「選択中」のボックス内でドラッグ＆ドロップし、表示する順番を変更することも可能です。
フィルターとビューの表示項目を設定したら、ビューのアクセス権限を設定します。自分だけで見られるように設定することもできますし、社内・チーム内全体や指定のメンバー間で共有することもできます。
アクセス権限を選択して、「保存」をクリックしたら、ビューが作成されます。
新たに作成したビューは、「見込み客」ページ左上のプルダウンに選択肢として反映されています。
以上が、ビューを新たに作成する手順です。
ビューで作業の進捗を見るにはどうしますか？
ビューを使うと、顧客情報を整理できるだけでなく、顧客に関連する業務の進捗状況を把握することが可能になります。
たとえば、自分が担当している見込み客のうち「未連絡」の顧客に連絡をするタスクがあったとします。
その場合、フィルターを使用して、「自分」（ここでは「築地花子」とします）の「未連絡」顧客を一覧表示するビューを作ります。
連絡をする際に、一覧表示すると便利な情報（ここでは、会社、名前、電話番号、メール、見込み客ステータス）を選択しておくと、より連絡作業がスムーズになります。
「未連絡」顧客に連絡をする際は、このために作ったビュー「築地未連絡顧客」を開き、電話やメールなどで連絡をしていきます。
「連絡」が終わった顧客は、ビューの名前欄をクリックして顧客情報ページを開き、**「見込み客ステータス」**を変更して「保存」します。
この後、再びビューの画面を見ると、「見込み客ステータス」を変更する前は「10」だったデータ数が「9」に減っています。
このようにビュー機能を工夫して作業に取り入れると、作業進捗が一目でわかるようになります。
つまずきやすい点
1. ビューを作りすぎる
条件の組み合わせで無限に作れるため、放っておくとプルダウンが選択肢で埋まります。全体で共有するビューは絞り、個人用は自分だけが見える設定にしておくと、一覧が荒れません。
2. 表示項目を増やしすぎる
項目を足すほど横スクロールが必要になり、一覧としての見やすさが失われます。上の例のように「その作業で必要な情報だけ」を選ぶのが基本です。
3. ビューで済むことにレポートを使う
一覧で見たいだけならビュー、合計や件数の集計まで必要ならレポートです。この使い分けはビューとレポートの違いにまとめています。集計まで行う手順は見込み客のレポート作成が該当します。
まとめ
Zoho CRMの見込み客の一覧ビューは、「すべての見込み客」のプルダウンから「ビューの作成」を選び、フィルター・表示項目・アクセス権限を決めるだけで作れます。3分ほどです。
フィルターは25個まで設定でき、担当者と未連絡ステータスを組み合わせれば、そのまま作業リストとして使えます。ステータスを更新するたびに件数が減るため、進捗も同じ画面で分かります。
Zoho CRMの機能と料金はZoho CRMの料金と機能、導入と運用の支援はZoho 導入・運用支援をご覧ください。ビュー設計からのご相談はお問い合わせより承ります。
FAQよくあるご質問
Q. Zoho CRMの見込み客で一覧ビューはどこから作りますか？
見込み客のページを開き、左上にある「すべての見込み客」ボタンをクリックしてプルダウンメニューを表示させます。その一番下にある「ビューの作成」をクリックすると、新しいビューの設定画面に移動します。名前とフィルター、表示項目、アクセス権限を決めて保存するまで3分ほどです。
Q. 1つのビューにフィルターはいくつ設定できますか？
25個までです。左のプルダウンで対象の項目を選び、真ん中のプルダウンで「次の値と等しい」などの条件を選んで値を指定します。条件を追加したい場合は「＋」をクリックします。担当者名のように、1つの条件に複数の値を指定することもできます。
Q. ビューに表示される項目は変えられますか？
変えられます。初期設定では「名」「姓名」「会社」「メール」の4つが表示されます。左の「選択可能な項目」のボックスから右の「選択中」へドラッグ＆ドロップすると項目を追加でき、「選択中」のボックス内でドラッグすると表示する順番も変更できます。
Q. 作ったビューは他のメンバーにも見せられますか？
できます。フィルターと表示項目を設定したあと、ビューのアクセス権限を選びます。自分だけが見られる設定のほか、社内・チーム内全体で共有する設定、指定したメンバーだけに共有する設定が選べます。選んで「保存」をクリックするとビューが作成されます。
Q. ビューで作業の進捗は分かりますか？
分かります。たとえば担当者が自分で、見込み客ステータスが「未連絡」の顧客だけを表示するビューを作ります。連絡が終わった顧客の「見込み客ステータス」を変更して保存すると、そのビューの対象から外れます。記事内の例では、ステータスを1件変更したことでデータ数が10から9に減りました。
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出典・執筆：株式会社トライエッジ／向佐 望（CRMコンサルタント）。 2024年3月29日公開／2026年8月14日更新。