Zoho CRM 設定編「活動情報」④活動情報を使ったレポート作成事例
Zoho CRMの活動情報は、画面上部のレポートタブから レポートの作成 を押し、タブの選択で活動を選べば集計できます。1本あたり10分ほどです。項目と登録日時で絞り込む表形式レポートと、担当者ごとの活動件数を日別に比較するマトリクスレポートの2つを、画面付きで作成手順から解説します。
Zoho CRMの活動情報は、画面上部の「レポート」タブから「レポートの作成」を押し、タブの選択で「活動」を選べば集計できます。 1本あたり10分ほどで作れます。
レポートを使う理由は、記録が増えると一覧のままでは振り返れなくなるからです。 一覧ビューは1つのタブ内で絞り込む機能ですが、レポートでは指定できる条件と表示形式が増え、集計行を持った形やピボットテーブルのような形で出力できます。
この記事では、需要の多い次の2つのレポートを作成手順から解説します。
- 項目と登録日時で絞り込んだレポート
- 各担当者ごとに行った活動件数の日別レポート
活動を一覧ビューで絞り込む手順はZoho CRM 設定編「活動情報」③活動の一覧ビューを作る手順にまとめています。
事例1：項目と登録日時で絞り込んだレポート
このレポートを作ると、その日に行われた活動が何かを一目で確認できます。
顧客情報側の集計例はZoho CRM 設定編「顧客情報」④見込み客のマトリクスレポートを作る手順を参照してください。
ステップ1：レポートの作成画面を開く
画面上部のタブから**「レポート」**をクリックします。レポートのページに移動したら、**右上にある「レポートの作成」**をクリックします。
ステップ2：対象のタブを選ぶ
**「タブの選択」で「活動」**を選択し、**絞り込みたい項目として「関連タブ」を選択します。ここでは「見込み客」に対して行った活動情報のレポートを作成するので、「見込み客」**にチェックを入れています。
そして、**「続ける」**をクリックします。
ステップ3：レポートの種類を選ぶ
レポートの種類を選びます。ここでは、項目や登録日時で絞り込んだ活動情報を一覧で表示するため、**「表形式レポート」**を選択します。
ステップ4：表示する項目を決める
「選択可能な項目」のボックスから追加したい項目を選択し、**「追加」ボタンをクリックすると、右側の「選択した項目」**に反映されます。
表示する項目の順序は、選択した項目ボックス右側の上下の矢印で変更できます。項目を削除したい場合は、削除したい項目を選択して**「×」**をクリックします。
ここでは、誰がどの会社に対してどんな活動をしたのかが分かるように、**「活動の担当者」「件名」「会社」「詳細情報」「登録日時」**としました。
ステップ5：フィルターを設定する
「標準フィルター」で「活動 登録日時」を選択し、範囲を指定します。日時の範囲は、自分で何日前と日数を指定することも、**「今月」「先月」「今四半期」**など決められた期間で指定することもできます。
自分で経過日数を指定する場合、間の記号に注意してください。 記号が**「=」だと、ぴったりその日に登録された活動しか表示されません。今から「60日以内」のデータを抽出したい場合は、記号が「<=」**になっているかどうかを確認します。
このようなレポートが出来上がりました。
事例2：担当者ごとの活動件数を日別に見るレポート
各担当者の活動件数が何件だったかを、日別で比較できるレポートです。
ステップ1：対象のタブを選ぶ
事例1と同様にレポート作成画面へ移動し、プルダウンで「活動」を選んで「続ける」をクリックします。
ステップ2：マトリクスレポートを選ぶ
担当者ごとに活動件数を集計したいので、**ピボットテーブルのようにデータの件数合計などを表にできる「マトリクスレポート」を選択し、「続ける」**をクリックします。
ステップ3：縦軸と横軸を決める
マトリクスレポートの縦軸と横軸を決定します。縦軸は「活動の担当者」、**横軸は「登録日時」**としました。そして「続ける」をクリックします。
ステップ4：集計方法を選ぶ
「グループ化」の隣にある「データ集計」タブをクリックし、データの集計方法を選びます。ここでは、「データ数」と「合計」が交わる部分を選択して、**「続ける」**をクリックします。
ステップ5：期間を設定して実行する
フィルターで集計したい期間を設定して、**「実行」**をクリックします。
日別で各担当者の活動件数を比べられるレポートが完成しました。
つまずきやすい点
1. 登録日時の記号が「=」のまま
一番多い原因です。期間で抽出したいのに1日分しか出ない場合は、記号が「<=」になっているかを確認してください。
2. 件数の少ない担当者を、そのまま活動量が少ないと判断してしまう
件数が少ない場合、単に忙しいのか、記録していないだけなのかは、レポートからは分かりません。数字を見た後に本人へ確認する手順まで含めて運用にしてください。
3. 作ったレポートを保存せずに毎回作り直す
一度作れば保存でき、次からは開くだけで最新のデータが反映されます。定期的に見るものは必ず保存し、営業会議の場で開く運用にしてください。 数字を判断に使う仕組みの作り方はCRMの運用方法で扱っています。
まとめ
Zoho CRMの活動情報は、レポートタブから「レポートの作成」を押し、タブの選択で「活動」を選ぶだけで集計できます。表形式は日々の活動の確認、マトリクスは担当者別の活動量の比較に向いています。
期間で絞り込めば、活動のボリュームと、メール・電話・訪問といった活動の種類のバランスも見えます。
活動情報はCRMへの入力の中でも最も件数が多くなる情報です。入力と管理の工数を下げつつ活用するために、レポートの作り方を押さえておいてください。
Zoho CRMの機能と料金はZoho CRMの料金と機能、支援内容はZoho 導入・運用支援をご覧ください。入力方法やレポート設計のご相談はお問い合わせから承ります。
FAQよくあるご質問
Q. 活動情報のレポートはどこから作成しますか？
5ステップです。画面上部のタブからレポートをクリックする、右上のレポートの作成を押す、タブの選択で活動を選び絞り込みたい関連タブにチェックを入れて続けるを押す、レポートの種類を選ぶ、表示する項目とフィルターを設定して実行を押す、の順です。1本あたり10分ほどで作れます。
Q. どのレポート種類を選べばよいですか？
目的で決まります。その日に行われた活動を一覧で確認したい場合は表形式レポート、担当者ごとの活動件数を日別に集計したい場合はマトリクスレポートです。マトリクスレポートはピボットテーブルのようにデータの件数や合計を表にできるため、縦軸に活動の担当者、横軸に登録日時を置くと担当者別の活動量が並びます。
Q. 登録日時での絞り込みがうまくいきません。
記号の指定を確認してください。標準フィルターで活動 登録日時を選び日数を指定する際、記号が = のままだと、ぴったりその日に登録された活動しか表示されません。今から60日以内のデータを抽出したい場合は、記号が <= になっているかを確認してください。今月・先月・今四半期といった決められた期間での指定も可能です。
Q. 表示する項目はどう選べばよいですか？
誰がどの会社に対してどんな活動をしたかが分かる組み合わせにします。活動の担当者、件名、会社、詳細情報、登録日時の5つが基本形です。選択可能な項目のボックスから追加ボタンで右側へ移し、右側の上下の矢印で並び順を変えられます。不要な項目は選択して×をクリックすると外せます。
Q. レポートは毎回作り直す必要がありますか？
ありません。一度作れば保存でき、次からは開くだけで最新のデータが反映されます。定期的に見るものは保存しておき、営業会議の場で開く運用にすると定着します。期間で絞り込めば、活動のボリューム把握と、メール・電話・訪問といった活動の種類のバランスも確認できます。
出典・執筆：株式会社トライエッジ／向佐 望（CRMコンサルタント）。 2018年9月20日公開／2026年8月15日更新。