Zoho CRMの権限と役職を設定する手順：閲覧・編集の範囲を部署ごとに絞る
Zoho CRMの権限は、設定からセキュリティ設定、権限設定と進み、新しい権限をクリックして追加します。タブごとに表示・作成・編集・削除の4つを個別に許可でき、役職を作ってユーザーに付与すると反映されます。初期状態の管理者権限と標準権限の違いから、設定手順と注意点を順に追います。
Zoho CRMの権限は、［設定］→［セキュリティ設定］→［権限設定］→［＋新しい権限］から追加します。作った権限をユーザーに反映させるには、［役職設定］で役職を作り、［ユーザーの管理］でユーザーに付与します。
権限はタブごとに、表示・作成・編集・削除の4つを個別に許可できます。 「見るだけは許可し、編集はさせない」といった設定が、タブ単位でできるということです。
この記事では、初期状態の権限の考え方から、権限の作成とユーザーへの割り当てまでを順に説明します。
権限を分けると何が変わりますか？
貴重なデータを全社員に対して閲覧可能な状態にするのではなく、部署や役職ごとに区分けし、データの閲覧と編集を制限できます。
たとえば、マネージャー以上の役職者には全ての情報へのアクセスをさせたいが、役職を持たない担当者にはデータへのアクセスおよび編集作業をさせたくない、というケースです。営業組織が大きくなったり、提供するサービスが多くなったりするほど、この線引きが必要になります。
初期状態ではどんな権限がありますか？
Zoho CRMアカウントを取得する際に登録したユーザー（一番最初に登録したユーザー）の役職と権限は、自動的に**「CEO（最高経営責任者）」「管理職」**となります。Zoho CRMの権限は大きく下記の2つに分類されています。
①管理者権限（特権管理者）：Zoho CRMアカウントのすべての機能にアクセスできます。（例：CEO、取締役）
②標準権限：Zoho CRMアカウントの限られた機能にアクセスできます。（例：営業担当者・サポート担当者）
アカウント作成直後に確認しておきたい設定は初期設定で最初に確認する項目にまとめています。
新しい権限を作るにはどうしますか？
デフォルトでは管理者権限と標準権限の2つにわかれていますが、それ以外の権限を追加することも可能です。以下の手順で権限の設定を追加できます。
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［設定］>［セキュリティ設定］>**［権限設定］**に移動してください。
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**［＋新しい権限］**をクリックしてください。
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**［新しい権限の作成］**ページで、次の手順を実行します
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権限名：新しい権限の名前を入力してください。
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権限設定の複製：複製する権限を選択してください。
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権限の詳細：どういった権限なのかを記載しておくことができるメモ欄
「作成」をクリックすると下記のページが表示されます。ここでは「営業部」の権限を新規作成しました。ここでは「営業部」の「見込み客」タブの権限を設定します。各タブに付与できる権限は以下の4項目です。
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表示
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作成
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編集
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削除
それぞれ付与したい項目にチェックをつけていきます。
青い枠を見ると「作成」と「編集」の2項目のチェックが外されています。この設定によって見込み客タブ内のデータの新規作成、編集ができないように権限設定されました。これで権限の設定は完了です。
作った権限にユーザーを追加するには？
権限を作っただけでは、まだ誰も属していない空の箱の状態です。 ユーザーを追加するには、CRMに属しているユーザーに役職を付与する必要があります。
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［設定］>［セキュリティ設定］>**［役職設定］**に移動してください。
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**［＋新しい役職］**をクリックしてください。
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**［新しい役職の作成］**をクリック
この作業を終えて「営業部」という役職をZoho CRM内に作成することができました。
次に
［設定］>［ユーザーの管理］>［ユーザー］
に移動してください。役職を付与したいユーザーをクリックし鉛筆マークをクリックすると下記のページが開きます。ここで先ほど新設した「営業部」を選択すると権限と紐付けされますので、設定した権限を付与することができます。
つまずきやすい点
1. 権限を作っただけで終わってしまう
権限は作成しても、役職を通じてユーザーに付与しなければ何も変わりません。「設定したはずなのに制限がかかっていない」という場合は、［ユーザーの管理］でユーザーに役職が割り当てられているかを確認してください。
2. 最初から細かく分けすぎる
部署ごと・サービスごとに権限を作り込むと、異動のたびに設定変更が発生します。まずは管理者と標準権限の2つで運用を始め、実際に「見せたくないデータ」が出てきた段階で追加するほうが維持しやすくなります。
3. ビューの共有範囲と混同する
一覧ビューにも共有範囲の設定がありますが、これは「その一覧を誰に見せるか」の設定で、データそのものへのアクセス可否とは別です。ビュー側の設定は見込み客の一覧ビューや活動情報の一覧ビューで扱っています。
まとめ
Zoho CRMの権限は、［設定］→［セキュリティ設定］→［権限設定］から追加し、タブごとに表示・作成・編集・削除を許可します。反映には役職の作成とユーザーへの割り当てが必要です。
初期状態は管理者権限と標準権限の2つで、最初に登録したユーザーはCEO・管理職になります。まずはこの2つで始め、必要になった時点で分けるのが現実的です。
Zoho CRMの機能と料金はZoho CRMの料金と機能、導入から運用定着までの支援はZoho 導入・運用支援をご覧ください。権限設計からのご相談はお問い合わせより承ります。
FAQよくあるご質問
Q. Zoho CRMの権限は初期状態でどうなっていますか？
大きく2つに分かれています。1つは管理者権限（特権管理者）で、Zoho CRMアカウントのすべての機能にアクセスできます（例：CEO、取締役）。もう1つは標準権限で、限られた機能にアクセスできます（例：営業担当者・サポート担当者）。なお、アカウント取得時に最初に登録したユーザーの役職と権限は、自動的にCEO・管理職になります。
Q. 新しい権限を追加するにはどうしますか？
［設定］>［セキュリティ設定］>［権限設定］に移動し、［＋新しい権限］をクリックします。［新しい権限の作成］ページで、権限名、複製元となる権限（権限設定の複製）、どういった権限かを書くメモ欄（権限の詳細）を入力し、「作成」をクリックします。
Q. タブごとに許可できる操作は何ですか？
表示・作成・編集・削除の4項目です。権限を作成すると各タブの設定ページが表示されるので、付与したい項目にチェックをつけます。たとえば見込み客タブで「作成」と「編集」のチェックを外すと、そのタブ内のデータを新規作成したり編集したりできない状態になります。
Q. 作った権限にユーザーを追加するにはどうしますか？
権限を作っただけでは誰も属していない状態なので、役職を作って付与します。［設定］>［セキュリティ設定］>［役職設定］に移動して［＋新しい役職］をクリックし、役職を作成します。次に［設定］>［ユーザーの管理］>［ユーザー］へ移動し、対象ユーザーをクリックして鉛筆マークから、作成した役職を選択します。
Q. 権限を分けると何が変わりますか？
部署や役職ごとにデータの閲覧・編集を制限できます。たとえばマネージャー以上にはすべての情報へのアクセスを許可し、役職を持たない担当者にはデータへのアクセスや編集をさせない、といった分け方ができます。全社員が全データを見られる状態を避けられるため、情報管理の面でも効果があります。
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出典・執筆：株式会社トライエッジ／向佐 望（CRMコンサルタント）。 2024年3月29日公開／2026年8月14日更新。