Zoho CRMでHTMLメールのテンプレートを作る手順
Zoho CRMのHTMLメールテンプレートは、右上の設定ボタンからセットアップ画面を開き、カスタマイズの中のテンプレートを選んで作成します。最初に選ぶタブを間違えると作り直しになる理由、ロゴの入れ方、シャープ記号で顧客情報を差し込む手順、テキストメールとの使い分けまで解説します。
Zoho CRMのHTMLメールテンプレートは、右上の設定ボタンからセットアップ画面を開き、［カスタマイズ］の中の［テンプレート］→ メール → 新しいテンプレート、と進んで作成します。
最初に「どのタブで作るか」を必ず決めてください。 用途と違うタブで作ってしまうと、そのテンプレートは使用できず、作り直しになります。差し込み機能がどのデータテーブルを参照するかを、ここで決めているためです。
この記事では、テンプレートの作成手順と、HTMLメールとテキストメールの使い分けを整理します。
HTMLメールとテキストメールはどう違いますか？
HTMLメールとは、その名の通りHTMLで構成されたメールで、通常のテキストメールと比較してもビジュアライズされており視覚的な訴求が可能なメールです。リンクの埋め込みもできるため、開封率や関連URLへの遷移などのパラメータの埋め込みを自由に行なえ、それによってビジュアルを損ねることもありません。
ただし、デメリットもあります。
メールソフトがHTMLメールを読み込めないと、うまく表示されません。したがって、古いメールソフトだとうまく表示されず、見た目が非常に悪くなってしまう可能性があります（配信自体はされます）。特に大量のメール配信をする場合は、受け取り側の環境が予測できないため、HTMLメールではなく通常のテキストメールで配信する、ということを行っている企業もあります。
一方、テキストメールは、単純に文字を羅列して送信する形になりますので、HTMLメールのメリットであるビジュアルでの訴求効果は低くなります。しかし、どんなに古いメールソフトでもテキストメールであれば、正しく表示されないということはほぼないため、そういった心配をする必要はありません。
以下のようにまとめられます。
| 項目 | HTMLメール | テキストメール |
|---|---|---|
| ビジュアル | 視覚的訴求 | 文字の羅列 |
| 専門知識 | 必要 | 不要 |
| 効果測定 | しやすい | しにくい |
| メール容量 | 大きい | 小さい |
| 環境依存 | ある | ほとんどない |
テンプレートはどこから作りますか？
まずはZoho CRMにログインします。その後、右上にある設定ボタンを押し、セットアップ画面に移ります。下記のセットアップ画面にある、[カスタマイズ]項目にある[テンプレート]を選択します。
テンプレート
メール
新しいテンプレート
新しいテンプレート
見込み客
どのタブで作るかを最初に決めるのはなぜですか？
選び間違えるとテンプレートが使えなくなり、作り直しになるためです。
【注意事項】 どのタブで作成するかは、どんな用途でテンプレートを作るのかを考えた上で設定してください。ここで本来の使い方とは別のタブでテンプレートを作成してしまうと、使用できなくなってしまい、再度テンプレートを作り直す必要があります。 テンプレートには、顧客の氏名、連絡先住所など顧客情報に基づいてデータを差し込める機能があるのですが、その機能を使うためには、どのデータテーブルからその情報を引っ張ってくるかを予め決めておく必要があるため、ここでタブの選択を行う必要があります。ここが一番わかりづらい部分です。
すると、テンプレートのギャラリーが出てきますので、ここで好きなフォーマットを選択します。ここでは、1列のテンプレートを選択します。
なお、別のソフトなどで既にHTMLメールを作ったことがある場合は、右上の[HTMLコード/テキストの入力]を使用すると過去のものを流用することもできます。
選択したテンプレートのプレビューが表示されます。問題なければ選択ボタンを押します。
ロゴと本文はどう入れますか？
ここからテンプレートの作成に移ります。まずはテンプレートの名前を左上の欄に記入しましょう。あとは自由にテンプレートを作っていけますが、ポイントとなる部分を紹介します。
まず、COMPANY NAMEと記載されているところについては、企業のロゴを入れると良いでしょう。
ロゴはファイルからアップロードとURLで指定する2つのパターンが選択できます。ここでは、ファイルからアップロードする方法にて企業ロゴを決定しています。
アップロード後はその大きさを指定しましょう。メールテンプレートの場合、企業ロゴを大きくしすぎてもあまり意味はありませんので、ここでは、ロゴのサイズは「小」で指定しています。
画像の挿入等を行い、本文をテキストで入力していきます。
顧客情報を差し込むには？
Zoho CRMのテンプレートには、Zoho CRMに入っている情報を引っ張ってくる機能（差し込み機能）がついています。例えば問い合わせフォームなどで企業名と氏名を入れてもらい、サンクスメールにその入力した企業名と氏名を差し込むことができます。どの項目を差し込むかについては
を入力すると候補の項目が表示されますので、その中から選択してください。下記の例では、会社名と姓を差し込んだ上で、その後に敬称を入力しています。
これで保存すれば、HTMLメールのテンプレートが完成となります。
つまずきやすい点
1. タブの選択を後から直せない
作成時に選んだタブは、そのテンプレートの差し込み元になります。用途と違うタブで作ると使えず、作り直しになります。「誰に送るメールか」を決めてから作り始めてください。
2. 差し込み項目が空欄の顧客に送ってしまう
差し込みはCRM上のデータを参照するため、参照先の項目が空欄だとその部分が抜けた状態で届きます。送信前に、差し込み対象の項目が埋まっているかを確認してください。
3. 一括配信をテンプレートだけで済ませようとする
テンプレートは文面の型を作る機能です。同じ内容を大量に配信する用途は、無料版では行えず、Zoho Campaignsなどの配信ツールの領域になります。無料版で使える範囲はZoho CRM無料版でできること、配信側の連携はZoho Campaigns × Zoho CRMの連携で扱っています。
まとめ
Zoho CRMのHTMLメールテンプレートは、設定ボタン →［カスタマイズ］→［テンプレート］→ メール → 新しいテンプレート、の順に進んで作成します。ギャラリーから選ぶほか、既存のHTMLコードを流用することもできます。
最も重要なのは、最初にどのタブで作るかを決めることです。ここを間違えると作り直しになります。差し込みはシャープ記号を入力して項目を選ぶだけです。
Zoho CRMの機能と料金はZoho CRMの料金と機能、CRMとメール配信ツールの役割分担はCRMとMAの違いをご覧ください。テンプレート作成の代行を含むご相談はZoho 導入・運用支援とお問い合わせより承ります。
FAQよくあるご質問
Q. Zoho CRMのHTMLメールテンプレートはどこから作りますか？
Zoho CRMにログインし、右上にある設定ボタンを押してセットアップ画面に移ります。［カスタマイズ］項目にある［テンプレート］を選択し、メール、新しいテンプレートの順に進みます。次にどのタブ（見込み客など）で作るかを選ぶと、テンプレートのギャラリーが表示されます。
Q. テンプレートを作るタブはどう選べばよいですか？
どんな用途でテンプレートを作るのかを考えたうえで設定してください。本来の使い方とは別のタブで作成してしまうと使用できなくなり、再度作り直す必要があります。テンプレートには顧客の氏名や連絡先住所などを差し込む機能があり、どのデータテーブルから情報を引くかをここで決めているためです。
Q. 他で作ったHTMLメールを流用できますか？
できます。テンプレートのギャラリーが表示された画面の右上にある［HTMLコード/テキストの入力］を使用すると、別のソフトなどで過去に作成したHTMLメールを流用できます。ゼロから作る場合は、ギャラリーから1列などのフォーマットを選び、プレビューを確認して選択ボタンを押します。
Q. 顧客の名前をメールに差し込むにはどうしますか？
本文の差し込みたい位置でシャープ記号を入力すると候補の項目が表示されるので、その中から選択します。たとえば会社名と姓を差し込み、その後に敬称を入力すれば、宛名が自動で入ったメールになります。問い合わせフォームで入力された企業名と氏名を、サンクスメールに差し込むといった使い方ができます。
Q. HTMLメールとテキストメールはどう使い分けますか？
HTMLメールは視覚的な訴求ができ、リンクの埋め込みによって開封率や遷移の計測がしやすい一方、メールソフトの環境によって表示が崩れることがあります。テキストメールは古いメールソフトでも正しく表示されますが、ビジュアルでの訴求効果は低くなります。受け取り側の環境が読めない大量配信ではテキストメールを選ぶ企業もあります。
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出典・執筆：株式会社トライエッジ／向佐 望（CRMコンサルタント）。 2024年3月29日公開／2026年8月14日更新。