Zoho CRMをSFAとして使うには：4つの機能とセールスフォースからの移行事例

Zoho CRMはSFAとしても使えます。中心になるのは4つの機能です。ワークフローによる定型業務の自動化、確度を見極めるスコアリング、見積などの承認プロセス、目標達成度を見るレポート・ダッシュボードです。

実際に、セールスフォースから移行した企業もあります。 株式会社ジンジブ様の事例では、それまで使っていた機能はすべてZohoでカバーでき、年間費用は約4分の1になりました。

この記事では、SFAとして使える機能と、移行事例を紹介します。

SFAとは何ですか？

SFAとは、自動化や簡素化により営業活動の生産性を高めるツールです。得られるものは下記の4点です。

• 定型業務・作業の自動化

• 効率化によるパフォーマンス向上

• 顧客対応のスピード化

• 抜け漏れを防ぐタスク・スケジュール管理

定期的に同じ作業が発生する業務については、自動処理設定が可能です。営業担当は、売上につながる活動により注力できるようになります。顧客の反応や商談の履歴をもとに、確度の高い顧客の抽出も可能です。売上につながりやすい優先顧客を把握してアプローチすれば、より効率的な営業活動になります。

また、カタログや見積書、契約書などの書類も迅速に準備できます。Zoho CRMのポータル機能を使えば、顧客自身に直接ダウンロードしてもらうこともできます。

営業担当はいくつもの顧客や案件を抱えるため、タスクやスケジュール管理は徹底しなければなりません。Zoho CRMは、タスク・スケジュールを一元管理でき、漏れや遅れが出ないようアシストしてくれます。

CRMとSFAという言葉そのものの違いはCRMとSFAの違いで整理しています。

SFAとして使える機能は何ですか？

ワークフロー機能

定期的に、あるいは都度発生するルーティンワークは、ワークフローを設定すれば自動処理できます。メール送信、受注時の書類の作成・送信、次のタスクの登録、項目の更新などの作業を自動化すれば、それらに取られていた時間を重要業務に回せます。

CRMに蓄積された活動履歴をもとにフローの設定案が提示されるのも特徴です。さらにAI機能を活用すれば、フローの検証・分析も可能です。具体的な設定例はワークフローで商談ステージの変更を通知する方法で扱っています。

スコアリング機能

顧客の興味関心度をスコアリングし、確度の高い顧客を判別することもできます。スコアリングの材料となるのはCRMに蓄積された詳細の顧客データ（反応・行動・問い合わせなど）です。

スコアの加点・減点のルールも自由に設定できます。さらにアップセルやクロスセルの機会の見極め、営業効果が低い顧客の除外といった使い方も可能です。

承認プロセスの自動化

見積額や契約で上司の承認が必要な場合、営業担当と上司のやり取りが発生します。この承認プロセスもCRM内で完結できます。

各営業担当が内容を登録すると自動的に承認リクエストが上司に送られ、承認されれば自動的にデータとして反映されるため、承認に関わるお互いの確認プロセスが省けます。

レポート・ダッシュボード機能

複数のレポートを一画面に集約したり、目標達成度をリアルタイムに一目で確認したりできるダッシュボード機能もあります。見込み客のステータス管理や商談プロセス設定も可能で、この入力・設定により、情報から進捗状況を把握・分析できます。

日別、月次、年次で、売上金額、商談件数など、あらゆる指標で表示できるので、営業担当があらためて詳細のレポートを作成する手間も省けます。設定手順はダッシュボードの設定手順にまとめています。

セールスフォースから移行した事例は？

株式会社ジンジブ様は、SFAとしてトップレベルの認知度と実績を誇るセールスフォースを長年活用されていました。機能に不足はないものの価格の高さが課題だったため、自社の目的を果たす機能を備えつつ、より安価なサービスを模索されていました。

ご契約いただいたのは、Zoho ONE（Zoho CRMを含め、Zoho社の各種アプリケーションをパッケージ化したプラン）およびトライエッジのCRM移行・導入・運用支援プランです。

ジンジブ様がセールスフォースで使っていた機能は、すべてZohoでカバーできたとのことです。ツールが変わっても操作性が似ており、変化につきものの社内からの不満や意見もほとんどなく、スムーズに移行できたそうです。

Zoho CRMへの移行により、年間費用は約4分の1にまで削減されています。従来の機能を維持しながら、コストを下げた事例です。

つまずきやすい点

1. 自動化する前の業務が決まっていない

ワークフローは、決まった手順を自動で流す機能です。「どの段階で誰が何をするか」が決まっていない業務は自動化できません。まず手順を言語化してから設定に入ってください。

2. スコアリングのルールを作り込みすぎる

加点・減点を細かく設計すると、なぜその点数になったのかを誰も説明できなくなります。最初は2〜3個の条件から始め、実際の受注と照らして調整するほうが機能します。

3. 機能一覧だけでプランを決める

SFAとして使う機能は、プランによって使える範囲が変わります。運用設計を決める前にプランを確定させると、後戻りが発生します。プランごとの機能差はZoho CRMの料金と機能をご確認ください。

まとめ

Zoho CRMは、ワークフロー・スコアリング・承認プロセス・レポートとダッシュボードの4つで、SFAとして使えます。営業活動の管理とマーケティングの施策管理を1つのツールで扱いたい場合の選択肢になります。

セールスフォースからの移行事例では、使っていた機能をすべてカバーしたうえで、年間費用が約4分の1になりました。ただし、自動化の前提となる業務手順が決まっていなければ、機能は活きません。

トライエッジはZoho認定パートナーとして、Zoho 導入・運用支援を提供しています。他ツールからの移行を含むご相談はお問い合わせより承ります。

FAQよくあるご質問

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出典・執筆：株式会社トライエッジ／向佐 望（CRMコンサルタント）。 2024年3月29日公開／2026年8月14日更新。