Zoho CRMのワークフロー通知に会社名や担当者名を表示させる方法

Zoho CRMのワークフロー通知に会社名や担当者名を出すには、通知メッセージの入力欄で半角のシャープ記号を1文字打ちます。 どのタブのどの項目を表示させるかの候補がプルダウンで出るので、そこから選ぶだけです。

設定場所はワークフローの「すぐに実行する処理」で、「通知する」を選んだあとに開くメッセージ入力画面です。所要は5分ほどで、ワークフローを作り直す必要はありません。

この記事では、その設定手順と、複数項目を入れるときのコツ、通知に入れる項目を絞るべき理由を整理します。

既定の通知では何が足りないのか

Zoho CRMのワークフロー機能を使うと、商談のステータスが変わったタイミングや、Webフォームから問い合わせがあったタイミングで、メール・Slack・Zoho Cliqに通知を飛ばせます。ワークフロー自体の作り方はZoho CRMのワークフロー設定にまとめています。

たとえばWebフォームから問い合わせがあった時点で通知が届けば、顧客の関心がもっとも高いタイミングでアプローチできます。

※こちらはZoho Cliqに、Zoho CRMのワークフロー機能を使って通知をさせた画面です

ただ、この通知表示を見ると、あることに気づきます。

問い合わせをしてくれたのがどこの誰なのか、この通知だと分かりません。

結局はZoho CRMを開いて確認することになるのですが、外出先で「先に要件だけ確認したい」というときに、毎回CRMを開く動作は手間になります。

既定の設定では、この簡易的な通知が表示されます。 少し設定を変えるだけで、詳細情報を表示させられます。

通知に項目を差し込む手順

まず、Zoho CRMのワークフロー設定画面から通常どおり設定を進めます。

最後の「すぐに実行する処理」の設定画面で「通知する」を選択し、通知先を選びます。ここまではワークフローを作るときの通常の流れと変わりません。

通知先を選ぶと詳細設定の画面に移ります。どんなメッセージを通知させるかを入力する画面で、次の1文字を入力します。

半角のシャープ記号（#）

すると、どのタブのどの項目を表示させるかの候補がプルダウンで表示されます。ここから会社名や担当者名を選びます。

複数の項目を表示させたいときは、続けて半角のシャープ記号を入力し、同じように項目を選びます。 このとき、シャープ記号とシャープ記号の間は改行してください。改行しないと、通知が1行に連なって読みにくくなります。

通知先などの入力が終わったら、保存して完了です。

この設定をすると、Zoho Cliqの通知表示は下記のようになります。

Zoho Cliqをスマートフォンで受け取る場合の設定は、Zoho Cliqのモバイルアプリで扱っています。

つまずきやすい点

1. 項目を入れすぎる

通知は数行しか表示されません。項目を増やすほど、肝心の会社名が画面から切れます。会社名・担当者名・問い合わせ内容など3〜4項目に絞り、残りはZoho CRMを開いて確認する前提で設計してください。

2. 改行を入れずに並べる

シャープ記号を連続で入力すると、値どうしが空白なしでつながり、どこまでが会社名なのか読み取れません。項目と項目の間は必ず改行を入れます。

3. 差し込んだ項目が空欄のまま通知される

差し込めるのは、そのレコードに入力されている値だけです。Webフォームで会社名を必須にしていなければ、通知の会社名は空欄になります。通知に出したい項目は、フォーム側で必須にしておく必要があります。

4. 通知先の権限を確認していない

SlackやZoho Cliqのチャンネルに通知を送る場合、そのチャンネルに参加していない人には届きません。誰が受け取るチャンネルなのかを決めてから通知先を選んでください。

まとめ

Zoho CRMのワークフロー通知は、メッセージ入力欄で半角のシャープ記号を打つだけで、会社名や担当者名などの項目を差し込めます。設定はワークフローの「すぐに実行する処理」から「通知する」を選んだあとの画面で、5分ほどで終わります。

複数項目を入れるときは、シャープ記号の間で改行してください。入れる項目は3〜4個に絞り、通知に出す項目はフォーム側で必須にしておきます。

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出典・執筆：株式会社トライエッジ／向佐 望（CRMコンサルタント）。 2024年3月29日公開／2026年8月14日更新。