Zoho CRMを利用されているみなさんは日々、商談情報や取引先情報、顧客の連絡先や、活動状況などを蓄積されていっているかと思います。しかし、意外と知られていないことですが、Zoho CRMではそうしてデータを削除した場合、基本的には削除したデータを元には戻せなデータとそうでないデータがあるということです。
せっかくこれまで入力して蓄積していった情報が元に戻せないとなると、これまで蓄積した情報を失うことはもとより、顧客の信用を失うことにもなりかねません。
こういった場合に非常に役に立つのが、Zoho CRMの機能として備わっている「データバックアップ」の機能です。データを誤って消してしまっても、データのバックアップを行っていれば、その時点のデータを復元することができます。
今回はそのデータバックアップについてのその機能の概要と、設定方法を説明したいと思います。
Zoho CRMのデータは削除したら元に戻せない
パソコン等の場合、データを削除すると「ゴミ箱」にデータが移り、一旦その中に削除されたデータが入る仕組みになっていることが多いかと思います。削除しようとしたデータは、一定期間はゴミ箱の中で保管される仕組みになっているため、万が一誤ってデータを削除してしまった場合でも、そのゴミ箱からデータを戻せば、また元通りに使用することができます。
一方でZoho CRMを利用している際も、同様の感覚でデータを削除してしまうことがあります。しかし、実はZoho CRMでは、「商談」や「見込み顧客」などのデータを削除した場合は、「ゴミ箱」に入るため、もとに戻すことはできますが、「商談」の一部のデータ（たとえば「商談データに入っている金額」「見込み顧客の入っているメールアドレス」）を削除すると、パソコンで使う「ゴミ箱」に該当するような機能がなく、データを復元することができないのです。
したがって、Zoho CRMでデータを削除する時は、非常に慎重に行う必要があります。
しかしそれでも誤ってデータを消してしまうことがあるかもしれません。そういった場合に役に立つのが、「データバックアップ」という機能です。
データのバックアップ機能の概要と設定方法
データのバックアップ機能とはZoho CRMに入っているさまざまなデータを定期的にバックアップしておくことができる機能です。有料版のZoho CRM（スタンダード・プロフェッショナル・エンタープライズ）を使っていれば月2回までのバックアップが無料となっています。
それでは、データバックアップの設定方法について説明していきましょう。
データのバックアップの設定は下記の画面からおこないます。まず右上のスパナマークの「設定」ボタンを押します。するとその中に、「データのバックアップ」と言うメニューがありますので、そこをクリックします。
すると、「データバックアップの申し込み」という画面が出てきます。
上述しましたが、Zoho CRMの有料アカウントを使用していれば、月2回まで無料でバックアップを取ることができます。バックアップを取るタイミングは、他にも月1回や毎週などが選択可能です。
なお、月2回までのバックアップは無料ですが、それ以降は1回1,200円の追加料金がかかりますので注意してください。
バックアップには曜日を設定することができます。月2回、月曜日に設定をしたら隔週で月曜日に自動的にデータがバックアップされる仕組みです。
Zoho CRMのデータを定期的にバックアップし、リスクを管理しましょう
Zoho CRMはとても使いやすいシステムですが、操作をしているのは人間ですので、うっかりデータを削除してしまうといったことがあるかもしれません。そういった時に慌てないためにも、「データのバックアップ機能」をしっかり活用し、必ず定期的にデータのバックアップを取るようにしましょう。
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