Zoho CRMの「ワークフローのルール」を使って関連する項目を自動更新する方法とは

Zoho CRMの「ワークフローのルール」にある「値の更新」を使うと、条件に合ったレコードの項目を自動で書き換えられます。 入力の工数が減り、同時に入力漏れもなくなります。

設定は4ステップです。ルールを作ってタブを選ぶ、トリガーの条件を決める、アクションで項目更新を選ぶ、項目更新のテンプレートを作って関連付ける。これだけで動きます。

当社では、特定のランディングページから来た問い合わせの獲得経緯を手動で入力していましたが、この設定に置き換えたことで更新の工数が半分以下になりました。

「値の更新」を使うとどうなりますか？

「ワークフローのルール」の設定は、大きく2つの部分に分かれます。自動処理が発動する条件を決める「トリガー」と、そのトリガーによって実行される処理としての「アクション」です。

「値の更新」はこの「アクション」の部分で指定できる処理メニューの一つで、あらかじめ指定した項目の値を、任意の選択肢や値に自動で更新できます。

これを組み込むことで、パターン化された項目の更新（○○のデータ入力があったらある項目を□□にする等）を手動で行う必要がなくなり、それまでかかっていた更新の工数を削減できます。

例えば以下のようなことが「値の更新」を使ったワークフローのルールで設定できます。

• 問い合わせ時に顧客が入力した都道府県が「東京都」だった場合、営業担当のAさんを見込み客の担当者とする

• 問い合わせ時に顧客が入力した従業員数が100人以上だった場合、社内で規定している顧客ランクを「S」とする

• 顧客が問い合わせ前に訪れたURLに入っていた特定の文字の内容によって、見込み客の分類を変更する

共通しているのは、判断基準を文章にできることです。 「担当者の感覚で決めている」項目は自動化できません。逆に、ルールを言葉で書ける項目は、ほぼそのまま条件式に置き換えられます。

実際の設定例はどうなっていますか？

より具体的なイメージが持てるよう、当社の設定例を一つ紹介します。

当社では見込み顧客に対して複数種類のサービスを案内しており、その中の一つに、特定のランディングページからしか来ない問い合わせがあります。見込み客の獲得後には、その獲得経緯の項目に、特定サービスからの獲得であると手動で入力していました。

ただ、手動での更新を続けていると、実際の獲得からデータ更新までにタイムラグが生じたり、更新漏れが発生したりしていたため、「値の更新」を「アクション」に設定した「ワークフローのルール」を作ることにしました。

以下の画像が、その「ワークフローのルール」の発生条件となる「トリガー」の設定部分です。

見込み客のタブにある「最初の訪問URL」が、どのランディングページから来たかが反映される項目です。当社の場合、サービスを特定できるようURLの最後に「＝mkh」という値を入れており、これを含むURLが「最初の訪問URL」に反映された場合、という条件を「トリガー」として設定しています。

次に「アクション」の設定画面が以下の画像です。「すぐに実行する処理」という部分が「アクション」にあたり、ここで「値の更新」の処理として、特定の項目の更新を指定した「項目更新のテンプレート」（今回は名称が「見込み客の経路の更新アクション」となっています）をセットしています。

以下の画像が「項目更新のテンプレート」の設定内容です。3列目の「更新」の列で、「お申し込みの経緯」が更新したい項目名（プルダウン項目）、「弊社からのお知らせメール」が自動でセットされる選択肢の指定になります。

この設定によって、当社の特定のランディングページから問い合わせをした見込み客には、獲得経緯の項目に自動で「弊社からのお知らせメール」と入力されるようになり、手動更新の工数が半分以下に削減できました。

どんな手順で設定しますか？

設定の手順は大きく分けて以下の4つです。

1. 新規の「ワークフローのルール」を作成し、更新をしたいデータがあるタブを選択

2. 「トリガー」の条件設定（どのような場合に値の更新をするのか）

3. 「アクション」の種類の設定（ここで「値の更新」を選択）

4. 「項目更新のテンプレート」を新規作成して、関連付ける

ここでは設定のイメージが付きやすいように、都道府県が東京都で見込み客が作成された場合に、「営業エリア」という項目を自動で「首都圏」と更新するルールを例に説明します。

①新規の「ワークフローのルール」を作成し、更新をしたいデータがあるタブを選択

Zoho CRMへのログイン後、画面右上にある「設定」（スパナのマーク）→「ワークフローのルール」のメニューを選び、画面が遷移したら右にある青いボタンの「＋ルールの作成」をクリックしてください。

「＋ルールの作成」のボタンをクリックしたら、更新したいデータがあるタブの選択と、このワークフローのルールの名称を入力して「次へ」を押してください。

②「トリガー」の条件設定（どのような場合に値の更新をするのか）

次に「トリガー」条件の設定として、「いつ」の部分でどのタイミングで値の更新をするのかを設定します。今回は都道府県が東京都で新規作成された場合を条件とするので、ここでは「作成」を選択して「次へ」を押します。なお、作成だけでなく、編集時や特定の日時のタイミングもこの部分で設定できます。

次に「条件」の部分で、値を更新する場合の条件を設定します。今回は項目を「都道府県」にして「東京都」と等しい場合として設定し、「次へ」を押します。

③「アクション」の種類の設定（ここで「値の更新」を選択）

「トリガー」の条件設定が完了したら、次に実行処理の「アクション」を選択します。「すぐに実行する処理」を押して、「項目更新」をクリックしてください。

④「項目更新のテンプレート」を新規作成して、関連付ける

「項目更新」を選択したら、実際に更新する項目と内容を指定する「項目更新のテンプレート」を新規に作成する必要があります。ポップアップで表示される画面の右上にある青い「＋新規」のボタンを押してください。

「＋新規」のボタンを押したら、新しい「項目更新のテンプレート」の名称（分かりやすいもの）と、更新する項目とその内容をそれぞれ設定します。今回は更新する項目を「営業エリア」、更新する内容を選択肢の中から「首都圏」として設定しています。設定が完了したら「保存して関連付け」を押してください。

最後に、この「ワークフローのルール」の「トリガー」と「アクション」の設定を、全体の流れを通して確認し、画面左下の青い「保存」ボタンを押して作成完了です。

つまずきやすい点

1. トリガーを「作成」だけにしてしまう

作成時のみを条件にすると、あとから項目を編集したレコードには適用されません。既存データにも当てたい場合は「編集」も含めるか、一括更新を別途行う必要があります。

2. 条件が広すぎて、意図しないレコードまで書き換わる

「値の更新」は静かに動くため、条件が広いと気づかないうちに大量のレコードが変わります。まずは条件に合うレコードを絞り込み表示で確認し、件数を把握してから有効化してください。

3. 複数のルールが同じ項目を書き換えている

同じ項目を更新するルールが複数あると、どちらが最後に走ったかで結果が変わります。1つの項目を更新するルールは1本にまとめるのが安全です。

4. テンプレートの名称が分かりにくい

「テンプレート1」のような名前を付けると、あとから見たときにどの更新なのか分かりません。更新する項目名と値が想像できる名称にしてください。

5. 手動運用のルールが残ったままになる

自動化したあとも現場が手で入力し続けていると、値がぶつかります。自動化した項目は入力対象から外す、という周知までがセットです。

まとめ

Zoho CRMの「値の更新」をうまく活用すれば、これまで手動で行っていたデータの更新作業が大きく削減できるだけでなく、蓄積される顧客情報・営業情報の正確性も改善されます。

設定は、ルールの作成、トリガーの条件、アクションの選択、項目更新のテンプレートの4ステップです。判断基準が文章にできる項目があれば、そこから試してみてください。有効化する前に、条件に合うレコードの件数を確認しておくと事故を防げます。

Zoho CRMの他の自動化については承認プロセスで承認フローを作る方法やZoho CRMのワークフローの基本、詳細な条件設定はワークフローの詳細設定をご覧ください。Zoho CRM全体でできることはZoho CRMとはにまとめています。

当社はZoho認定パートナーとして、豊富な知見を持つコンサルタントによる導入・運用支援を実施しています。詳しくはZoho 導入・運用支援をご覧いただき、乗り換えや運用の定着でお困りの場合はお問い合わせよりご相談ください。

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出典・執筆：株式会社トライエッジ／向佐 望（CRMコンサルタント）。 2024年3月29日公開／2026年8月15日更新。