HubSpotの取引ステージの移動を検知する方法（ワークフローでも代用可）

HubSpotでは、取引ステージが変わったタイミングを、契約プランに応じて「取引の自動化」または「ワークフロー」のいずれかの機能で検知し、担当者やマネージャーに通知することができます。

商談の進捗をタイムリーに把握できないと、営業マネージャーはリソース配分や受注見込みの判断を後手に回さざるを得なくなります。

たとえばStarter Planでは取引の自動化機能で内部Eメール通知を送ることができ、Professional Plan以上ではワークフロー機能を使うことでSlackなど他ツールへの通知まで設定できます。

本記事では、契約プランごとに使える取引ステージ移動の検知方法を、設定手順とあわせて解説します。

BtoBビジネスにおける商談ステージの重要性について

BtoBビジネスにおいて、商談ステージを把握することは以下の点で重要となります。

１．組織内での情報共有

商談ステージを設定することは、各案件が現在どのステージにいるのかをSFA / CRMなどで見える化することにつながります。見える化されることで誰がどのくらい案件を抱えているのかを把握でき、営業マネージャーは営業組織のリソース配分を考えやすくなります。

２．プロセスの最適化

商談ステージを設定することによって、営業プロセスの最適化を図ることができるようになります。各案件がどのステージにいま何件あるのか、またそれぞれの案件がどのステージで滞留しているのか、などを見ることができるようになります。例えば、ひとつのステージに多くの案件が滞留している場合は、そのステージをもう少し細分化する必要があるかもしれません。反対に、とあるステージはまったく滞留することがない、ということであればそのステージは不要なのかもしれません。こうした営業のプロセスを最適化を繰り返すことでより効率的な営業活動を行うことができるようになります。

３．目標設定と実績の把握

商談ステージの設定は、目標達成にも大いに役立ちます。現在、どのステージに何件案件があるのかを把握することによって、今月・四半期・今年度でどのくらいの商談が受注になりそうか、またその金額はどのぐらいの金額になりそうかを予想することができるようになります。

４．レポート機能によるリアルタイムでの把握

商談ステージの決定とともに、それをHubSpotのようなSFA / CRM にデータを蓄積すると、それをレポートとしてグラフや表として即時反映させることができます。集計表を作り直したり、議事録に数値を移したりする必要もなくなるため、効率的な報告ができるようになり、営業組織内の会議でもより具体的な議論に時間を使うことができるようになります。

BtoBビジネスにおける商談ステージの重要性と決定方法

2023-04-07

HubSpotの取引の自動化を活用して取引ステージの移動を検知する

※HubSpotの各プロダクトのStarter Planをご契約の方向け

HubSpotでProfessional Plan以上を契約していない方はワークフローが使えないため、別の方法で取引ステージの移動の通知を受け取る必要があります。

まずは、右上の[設定]から左の[オブジェクト]の中にある[取引]を選択します。次に[パイプライン]というタブにて通知を設定したい[パイプラインを選択]していることを確認した上で、[自動化]のタブを押します。すると、各取引ステージの下に[ワークフローを作成する]というボタンが出てきますのでこちらを押します。

ワークフローを作成する

アクションを選択

通知の方法は、メールで行う方法や、アプリ連携を行っていればSlackも選択することができます。

今回は、[内部Eメール通知を送信]というアクションを設定したいと思います。内部Eメール通知を送信、の設定画面では、誰に通知を行うか、どういった文言で通知を行うのかを設定することができます。

件名では「取引トークン」という機能を使うことで、通知したい取引の名前や取引担当者、取引ステージ、金額やクローズ日などあらゆるプロパティを設定できるので、件名だけでどの取引がどうなったのか、ということを表現することも可能です。

また、本文でも「パーソナライズ」という機能を使うことで取引だけに留まらず、それに紐づくオブジェクトのプロパティを本文中に表現することができます。

設定が完了すると以下のようにワークフローが表示されるようになります。

HubSpotのワークフローを活用して取引ステージの移動を検知する

※HubSpotの各プロダクトのProfessional Plan以上をご契約の方向け

次に、HubSpotのワークフローを活用した方法について紹介していきたいと思いますが、この方法は、HubSpotのProfessional Plan以上をご契約の方のみ使える「ワークフロー」の機能を活用しているので、Starter Planのみの方はこの方法ではできませんので予めご了承ください。

グローバルメニューから[自動化]を選択し、その中にある[ワークフロー]を選択します。そして[ワークフローの作成]を押します。

今回、取引ステージの遷移に伴う通知を受け取れるようにしたいので[取引ベース]を選択し、[空白のワークフロー]を押します。

ワークフローの設定では、まず[トリガーの設定]にて”どうなったら”についての設定を行います。 ※ワークフローの基本的な動きとしては”どうなったら”、”どうする”ということを決めます。

トリガーは取引ステージを選択したいので、フィルタータイプを[取引]にします。

次に、取引の中のプロパティを選択するのですが、今回は取引ステージの変更に伴う通知なので[取引ステージ]を選択します。

次に、取引ステージの状態を決定する必要がありますので、取引ステージが以下の[次のいずれかに該当する]というラジオボタンを選択したのちに任意のステージを選択します。ここでは、[購入適格]を選択します。一度に複数選択することもできます。

トリガーの設定が完了したら、次に[新規アクション]を設定しますが、こちらに関しては、前述の取引の自動化の際に設定した内容と同様となりますので、そちらをご覧ください。

設定が完了すると以下の通り、アクションの部分が設定され、ワークフローが完了となります。

FAQよくあるご質問

出典・執筆：株式会社トライエッジ／濱津 舞（AEO／CRM・MA 導入・運用）。 2024年4月8日公開／2026年7月15日更新。