HubSpotファイル機能でファイルの有効期限を設定する方法

HubSpotのファイル機能を活用する際、有効期限を設定することができます。この記事では、HubSpotのファイル機能で有効期限を設定する方法を紹介します。機密情報の保護、プライバシーの確保、ストレージの節約など、多くのメリットを得られます。ぜひ、この記事を参考にして、HubSpotのファイル機能をより効果的に活用してみてください。

HubSpotのファイル機能とは？有効期限の設定方法

HubSpotのファイル機能では、任意のファイル（画像、PDF、動画等）をアップロードしてそれを社内はもちろん、社外に対して共有することができます。共有するファイルとしては、

• 提案書
• 見積書
• プロジェクト資料
• 参考資料

といった、営業関連の資料や、SNSで添付した画像やマーケティングEメールで活用したバナー画像などもこちらに保存されることになります。

有効期限を設定することで、例えば期間限定のサービスや見積書なども安心して送ることができます。

それでは、実際に有効期限をどのように設定することができるのか見ていきましょう。

まずは、ファイル機能から提案書をアップロードしています。

ファイル機能は、[マーケティング]から[ファイルとテンプレート]を選択し、[ファイル]を選びます。

HubSpotファイル機能の有効期限01

次に、有効期限を設定したいファイルにカーソルを合わせて[詳細]をクリックします。

HubSpotファイル機能の有効期限02

画面右側に以下のようなファイルの詳細画面が表示されます。こちらある[ファイル有効期限日付]という項目にて日付と時間を設定します。ファイルの有効期限にて設定した時間が訪れると、当該ファイルはゴミ箱に自動的に移されるため、ファイルへのリンクは無効となります。一方で、ゴミ箱に入っているファイルは一定期間は残っているため、こちらの画面からはファイルを見ることができます。

HubSpotファイル機能の有効期限03

 

HubSpotのファイル機能で有効期限を設定する意義

有効期限を設定する意義1：機密性の確保

添付ファイルに有効期限を設定する最も大きな意義の1つは、機密性の確保にあります。機密性の高い情報を扱うビジネスの場合、不正なアクセスや情報漏洩のリスクを最小限に抑える必要があります。このため、添付ファイルに有効期限を設定することで、期限が過ぎればアクセスできなくなるため、機密情報が漏洩するリスクを減らすことができます。

例えば、取引先との契約書や、顧客データなどは、外部からアクセスされると大きな被害につながる可能性があるため、添付ファイルに有効期限を設定することで、セキュリティ上のリスクを最小限に抑えることができます。

有効期限を設定する意義2：プライバシー保護

添付ファイルに有効期限を設定する意義の2つめは、プライバシー保護にあります。受信者が誤ってファイルを開いたり、保管したりすることを避けることで、プライバシー保護につながります。

例えば、パスワードや個人情報を含むファイルを添付する場合、期限が過ぎた後に自動的に削除されるように設定することで、受信者がファイルを誤って開いたり、保管したりすることを防ぐことができます。また、法律で保管期間が定められている場合にも、有効期限を設定することで、規制に違反することを回避することができます。

有効期限を設定する意義3：ストレージ節約

添付ファイルに有効期限を設定する意義の3つめは、ストレージ節約にあります。ファイルサイズの大きなファイルを保管する場合、ストレージの使用量が大きくなってしまうことがあります。そのため、不要なファイルを削除することが必要ですが、手動で削除するのは手間がかかります。

このような場合に有効期限を設定することで、ファイルが保管される期間を自動的に管理することができ、ストレージの使用量を節約することができます。また、ファイルサイズの大きなファイルを定期的に削除することで、ストレージの使用量を削減することができ、ストレージにかかる費用を抑えることができます。

有効期限を設定することで、ストレージの使用量が大きく削減されるだけでなく、ファイルの管理も容易になります。不要なファイルを手動で削除する手間が省けるため、時間やコストの面でもメリットがあります。

以上のように、添付ファイルに有効期限を設定することは、機密性の確保、プライバシー保護、ストレージ節約など、多くのメリットがあります。企業がビジネスを行う上で、安全かつ効率的なファイル管理を実現するためには、有効期限を設定することが重要です。

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