HubSpotのデータを一括更新する手順：ワークフローで条件指定して変更する

HubSpotで大量のデータを一括更新するなら、画面上部の自動化→ワークフローから新規作成し、トリガーで対象を絞り、アクションで「プロパティー値を設定」を指定します。設定は10分ほどで終わります。

1件ずつ手作業で更新する方法は現実的ではありません。 時間がかかるうえ、更新漏れやミスも発生します。特定のキャンペーンに参加した数百件のコンタクトのライフサイクルステージをまとめて変えたい、といった場面では手作業は成立しません。

この記事では、ワークフローによる一括更新の手順と、インポートとの使い分けを整理します。

ワークフローで一括更新できるのはどんなデータですか？

HubSpotのワークフローは、顧客からの反応や社内での特定のデータ更新に対して、定型メールの送信やデータの更新など決まったパターンを自動化させる機能です。

対象になるのはコンタクト・会社・取引など、HubSpot内のオブジェクトのプロパティです。トリガーとアクションの設定を工夫することで、任意のデータを一括で大量更新するという使い方ができます。

データの一括更新を行う場合の設定は、次の2つで構成されます。

• トリガーの設定 一括更新の対象とするデータを条件を設定して指定する

• アクションの設定する 上記トリガーで指定したデータをどのように更新するかを指定する

※なお、ワークフローの機能を利用するにはHubSpotの各製品のプロフェッショナル以上のプラン契約が必要となります。

どういう手順で設定しますか？

ステップ1：空白のワークフローを作成する

まず、新規のワークフローを立ち上げます。画面上部のメニューの自動化＞ワークフローとクリックして”ワークフローを作成”のボタンを押下します。

次に一括変更をしたいデータに該当するオブジェクト（コンタクト / 会社 / 取引 等）をひとつ選択して、ワークフローを開始する方法は”空白のワークフロー”を選択して”次へ”のボタンを押下します。

ステップ2：トリガーで更新対象を絞り込む

次に一括変更の対象とするデータを指定するためトリガーを設定します。”トリガーを設定”のボタンをクリックして変更対象となるデータが特定できるように抽出の条件を指定します。

下の画面ではサンプルとして「従業員数」というプロパティが「100名以上」となっているデータを変更対象とする、という内容で設定をしております。

ステップ3：アクションで更新内容を指定する

トリガーの設定の部分で、一括変更の対象となるデータの指定をしたので、次はそれら対象データをどのように変更するかというアクションの部分を設定します。

アクションは設定したトリガーの下にある”＋”のボタンをクリックして、アクションの選択肢の中から「プロパティー値を設定」をクリックします。

「プロパティー値を設定」をクリックした後、次の画面で実際にデータ変更をしたいプロパティを選択します。変更したいプロパティがドロップダウン選択式の場合は、実際に変更したい値（選択肢）を選んでクリックします。

下の画面ではサンプルとして「優先度ランク」というプロパティーを”S”に変更する、という設定にしております。

ステップ4：対象件数を確認してから有効にする

トリガーの設定で一括変更をしたいデータの対象指定ができているか、アクションの設定で実際に変更するプロパティーの指定とその変更内容が正しいかを再度確認して、問題が無ければ”確認および公開”のボタンをクリックしてください。

”確認および公開”のボタンをクリックすると、ワークフローを有効化する前の確認画面が表示されます。この画面ではトリガーで設定した「一括変更の対象となるデータ」の件数が表示されるので、これが想定した件数と一致するかどうかを確認してください。 件数が異なるようでしたら、一度戻ってトリガーでの条件指定を変更して再度この有効化前の画面で件数を確認してください。

このワークフローで一括変更される件数が確認できたら、ワークフローの実行タイミングの選択チェックボックスを「はい、現時点で～」の方にチェックをつけます。最後に画面右上の”有効にする”のボタンをクリックすると、表示されているデータ件数の一括変更の処理が開始されます。

どんなケースにワークフローが向いていますか？

HubSpotのワークフロー機能の特徴として、トリガー条件に一致するデータが新規に作成される、または新たに条件に一致した場合はワークフローが有効化されている限り、トリガー条件に該当するデータに対して設定されたアクションが自動で実行され続けます。

そのため、データの一括更新を一度だけ行えば良いというケースではなく、一度データの一括更新を実施した後も継続して同じ条件のデータが発生したら同様のデータ変更を行いたい、というケースであればワークフローを利用するのが非常に向いています。

一方、外部のデータを取り込んで新規登録や更新をする場合は、インポートのほうが適しています。 既存データを条件で絞って更新するのがワークフロー、外にあるデータを持ち込むのがインポート、という切り分けです。インポート時の注意点はHubSpotのデータ上書インポートをする前に注意するべきポイントにまとめました。

つまずきやすい点はどこですか？

1. 対象件数を確認せずに有効化する

トリガーの条件が広すぎると、意図しないレコードまで更新されます。有効化前の確認画面に出る件数が想定と一致するかを必ず見てください。 ここで違和感があれば、戻って条件を絞り直します。

2. 一度きりの更新のつもりが動き続ける

ワークフローは有効化されている限り、あとから条件に一致したデータにも自動でアクションを実行します。一度だけ更新したい場合は、実行後の扱いを決めておかないと、想定外のタイミングで値が書き換わります。

3. トリガーとアクションの設定に慣れが必要

ワークフローは指定した条件のデータに対して様々なアクションを自動で実行できる便利な機能ですが、トリガー・アクションのそれぞれの設定とワークフローの有効化のタイミングの管理には少し慣れが必要です。データの一括更新をワークフローで行う際は、テストでの設定などで挙動を事前に確認してから実行することをおすすめします。 待機やタイミングの制御についてはHubSpotのワークフローの時間の遅延設定を参照してください。

まとめ

HubSpotでデータを一括更新するなら、自動化→ワークフローから空白のワークフローを作り、トリガーで対象を絞り、アクションで「プロパティー値を設定」を指定します。実行前に確認画面の件数を見ることが、事故を防ぐ唯一の関門です。

既存データの条件更新はワークフロー、外部データの取り込みはインポート。この使い分けを決めておくと、毎回どちらを使うか迷わなくなります。

HubSpotの導入と運用の支援はHubSpot 導入・運用支援、CRM全体の設計はCRM構築・運用をご覧ください。ワークフロー設計からのご相談はお問い合わせより承ります。

FAQよくあるご質問

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出典・執筆：株式会社トライエッジ／濱津 舞（AEO／CRM・MA 導入・運用）。 2024年4月8日公開／2026年8月14日更新。