HubSpot内のデータを一括で大量に変更する方法～ワークフロー編～

HubSpotでコンタクトや取引などのデータを大量に変更したいとき、ワークフローを使えば条件に合致したレコードを自動で一括更新できます。

1件ずつ手作業で更新していては時間がかかるうえ、更新漏れやミスも発生しやすくなります。

たとえば、特定のキャンペーンに参加した数百件のコンタクトのライフサイクルステージを一括で変更したい場合、手作業では現実的な時間で対応できません。

本記事では、ワークフローを使ってHubSpot内のデータを一括変更する手順と、どのようなケースに向いているかを解説します。

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HubSpotのワークフローを使ったデータ一括更新について

HubSpotのワークフローは顧客からの反応や社内での特定のデータ更新に対して、定型メールの送信やデータの更新など決まったパターンを自動化させることができる機能です。
※なお、ワークフローの機能を利用するにはHubSpotの各製品のプロフェッショナル以上のプラン契約が必要となります。

このワークフロー機能ではトリガーとアクションの設定を工夫することで、任意のデータを一括で大量更新する、という使い方をすることも可能です。データの一括更新を行う場合のトリガーとアクションの設定イメージは以下となります。

• トリガーの設定
  • 一括更新の対象とするデータを条件を設定して指定する
• アクションの設定する
  • 上記トリガーで指定したデータをどのように更新するかを指定する

具体的な設定の手順については事項で実際の画面と共に説明をしていきます。

ワークフローを使ったデータ一括更新の設定手順

まず、新規のワークフローを立ち上げます。画面上部のメニューの自動化＞ワークフローとクリックして”ワークフローを作成”のボタンを押下します。

次に一括変更をしたいデータに該当するオブジェクト（コンタクト / 会社 / 取引 等）をひとつ選択して、ワークフローを開始する方法は”空白のワークフロー”を選択して”次へ”のボタンを押下します。

次に一括変更の対象とするデータを指定するためトリガーを設定します。”トリガーを設定”のボタンをクリックして変更対象となるデータが特定できるように抽出の条件を指定します。今回の画面ではサンプルとして「従業員数」というプロパティが「100名以上」となっているデータを変更対象とする、という内容で設定をしております。

トリガーの設定の部分で、一括変更の対象となるデータの指定をしたので、次はそれら対象データをどのように変更するかというアクションの部分を設定します。アクションは設定したトリガーの下にある”＋”のボタンをクリックして、アクションの選択肢の中から「プロパティー値を設定」をクリックします。

「プロパティー値を設定」をクリックした後、次の画面で実際にデータ変更をしたいプロパティを選択します。変更したいプロパティがドロップダウン選択式の場合は、実際に変更したい値（選択肢）を選んでクリックします。今回の画面ではサンプルとして「優先度ランク」というプロパティーを”S”に変更する、という設定にしております。

トリガーの設定で一括変更をしたいデータの対象指定ができているか、アクションの設定で実際に変更するプロパティーの指定とその変更内容が正しいかを再度確認して、問題が無ければ”確認および公開”のボタンをクリックしてください。

”確認および公開”のボタンをクリックすると、ワークフローを有効化する前の確認画面が表示されます。この画面ではトリガーで設定した「一括変更の対象となるデータ」の件数が表示されるので、これが想定した件数と一致するかどうかを確認してください。件数が異なるようでしたら、一度戻ってトリガーでの条件指定を変更して再度この有効化前の画面で件数を確認してください。

このワークフローで一括変更される件数が確認できたら、ワークフローの実行タイミングの選択チェックボックスを「はい、現時点で～」の方にチェックをつけます。最後に画面右上の”有効にする”のボタンをクリックすると、表示されているデータ件数の一括変更の処理が開始されます。

ワークフローを使ったデータの一括更新はどんなケースに向いているか

HubSpotのワークフロー機能の特徴として、トリガー条件に一致するデータが新規に作成される、または新たに条件に一致した場合はワークフローが有効化されている限り、トリガー条件に該当するデータに対して設定されたアクションが自動で実行され続けます。

そのため、データの一括更新を一度だけ行えば良い、というケースではなく一度データの一括更新を実施した後も継続して同じ条件のデータが発生したら同様のデータ変更を行いたい、というケースであればワークフローを利用するのが非常に向いています。

なお、HubSpotのワークフロー機能は指定した条件のデータに対して様々なアクションを自動で実行させることができる便利な機能ですが、トリガー・アクションのそれぞれの設定とワークフローの有効化のタイミングの管理には少し慣れが必要なので、データの一括更新をワークフローで行う際は、テストでの設定等でワークフローの設定や挙動を事前に確認してからやってみることをおすすめします。

よくあるご質問

Q. ワークフローで一括変更できるデータの種類は何ですか？

A. コンタクト・企業・取引・チケットなど、HubSpot内の主要なオブジェクトのプロパティを条件付きで一括変更できます。

Q. ワークフローによる一括変更とインポートによる一括変更はどう使い分けますか？

A. 既存データを条件で絞り込んで更新する場合はワークフロー、外部データを取り込んで新規登録・更新する場合はインポートが適しています。

Q. ワークフローの実行対象は後から変更できますか？

A. はい。登録トリガーの条件を編集すれば、対象となるレコードの範囲を後から調整できます。

Q. 一括変更を実行する前に確認しておくべきことはありますか？

A. 対象件数と変更内容をテストで確認し、意図しないレコードまで更新されないよう登録条件を事前によく確認することをおすすめします。

Q. ワークフローによる一括変更はHubSpotのどのプランで利用できますか？

A. ワークフロー機能はMarketing Hub・Sales Hub・Service HubのProfessional以上のプランで利用できます。

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