展示会のアフターフォローを成功につなげる10のチェックリスト

展示会のアフターフォローの成否は、展示会が終わる前に決まっています。 終わってから内容を考え始めると、相手が自社を覚えていて反応が最も取れる直後の数日を、そのまま失うからです。

必要なのは、出展前に潰しておく項目を漏れなく点検することです。この記事では、その10項目を順に確認していきます。

営業各個人がバラバラにフォローしている状態も、フォローの必要性は感じているが何から手を付けるか分からない状態も、原因はここにあります。準備が具体化していないため、当日以降の行動が人任せになります。

準備で押さえる3つの前提

チェックリストに入る前に、前提となる考え方を3つ整理します。

1. 長期的なフォローを前提にする

展示会に来場する方の多くは、その場ですぐ商談にはつながらない、ニーズがまだ弱いリードです。そのため、中長期的なフォローを続け、時間をかけて商談へつなげていくことが必要になります。

ただし、この中長期フォローには難しさもあります。どんな内容にするか、いつ実施するかなど検討することが多く、その管理自体が負担になります。

そのため、リード情報の一元管理やメールの自動送信など、業務の負担を軽減するCRM / MAツールの導入が有効です。リード管理の環境を整え、情報の保管・更新を行うことで、顧客のニーズや購買意欲を把握でき、より効果的なアプローチが可能になります。

2. 事前の準備をしっかり行う

アフターフォローは、当日もしくは翌日から始めるのが理想的です。顧客が自社を覚えているうちに始めることで、良い関係を築きやすくなります。そのためには、

• リードの分類基準を設定する

• 基準ごとに大まかなメール文面を作成する

など、展示会後に慌てなくていいように準備しておきましょう。

3. メールで即フォローする

初動はメールが向いています。大量のリードに少ない手間で迅速にアプローチできるためです。電話は1日にかけられる数に限りがあり、全リードをフォローしようとすると何日もかかります。

メールであれば、定期的に配信することで、いまは温度感が低いリードとも中長期的に接点を持ち続けられます。一方で、温度感が高いリードには、課題や要望を直接ヒアリングできる電話が効果的です。確度に合わせて手段を選びましょう。

電話とメールをどう使い分け、どの順番で併用するかは展示会のフォローは電話かメールかで扱っています。

出展前に点検する10項目

以下の10項目を、展示会が始まる前にすべて確認してください。

1. 適切なKPIとアクションを設定しているか

まずチェックしたいのは、KPIを設定できているかどうかです。KPIは、目標（KGI）の達成に向けて定める中間の目標値です。

例えば目標が「展示会で1件受注する」なら、そこに至る具体的な行動をKPIに置きます。名刺獲得の件数、そこから作るアポの件数、といった内容です。

KPIを明らかにしておくことで、

名刺交換時に温度感の高い顧客には、その場でアポを設定する

獲得した名刺を属性ごとに分け、それぞれに適切な内容のフォローメールを送る

といった必要なアクションを、具体的に決められるようになります。

段階別のKPIの置き方と、リード単価・商談単価の計算方法は展示会のKPI設定にまとめています。

2. アンケート設計はできているか

各ブースで説明員が対応するだけでなく、ヒアリング時に使うアンケートの質を高めることで、展示会中のリード獲得数の向上も見込めます。

アンケートでは、聞きたいことを何でも尋ねればよいわけではありません。フォローに活用できるよう、リードのセグメンテーション（分類）に関する項目を盛り込み、相手が回答しやすい設問数にすることが大切です。 具体的には、ニーズや購買意欲の強さを知るための質問は必須で入れておきましょう。

また、自社のプライバシーポリシーに基づく個人情報の利用目的も載せておきます。情報セキュリティに敏感な企業やビジネスパーソンは多く、プライバシー管理が十分に行われていることを示して安心してもらうことも大切です。

3. 名刺情報をデータ化する体制は整っているか

1度の展示会で獲得する名刺は、数百枚から千枚以上におよぶこともあります。そのため、名刺情報をデータ化する環境が社内にあるかどうかは、必ず確認しておきたいポイントです。

選択肢は大きく3つあります。

• 名刺管理サービス（Sansanなど）を利用する
• 利用中のCRMに付属する名刺の読み取り機能を使う
• 優先度の高い名刺だけを人手でデータ化する

対応できる機能や1日あたりの読み取り上限は各サービスで異なり、変更されることもあるため、利用前に各社の公式サイトで最新の条件を確認してください。

4. リードのセグメント基準は明確か

リードの性質に合ったフォローを実施するため、事前にセグメント基準を設定しておきましょう。この基準を判断するためにも、ニーズの強さはアンケートの項目として必要になります。

具体的には次のように、ニーズや購買意欲で分類することが一般的です。

• Aセグメント：すぐ商談化する可能性が高い見込み客
• Bセグメント：今後、商談化する可能性が高い見込み客
• Cセグメント：今後、商談化する可能性が低い見込み客
• Dセグメント：営業対象外（学生など）

振り分けの2軸と、セグメントごとに誰が何を担当するかは展示会のアフターフォローで扱っています。

5. リードの購買検討フェーズに合わせたフォロー内容を用意しているか

フォローは、購買意欲の強さに合わせてアプローチを変えたほうが効果的です。そのため、事前に段階ごとのフォロー内容を用意しておきましょう。

複数用意するのは面倒だと感じるかもしれませんが、まだ購入意欲が高くないリードに積極的な行動を促す内容を送ると、逆効果になりかねません。

セグメントに合わせて、**フォロー手段（メールなのか電話なのか）とアプローチ内容（商談を促すのか、ホワイトペーパーなどの情報提供を行うのか）**を設定してください。リード獲得 → セグメント → セグメントごとのフォロー、という流れが重要です。

6. フォロー後、商談・成約につなげる導線を整理できているか

アフターフォローはそれ自体が目的ではありません。リードを商談につなげ、成約までつながって初めて意味を持ちます。セグメントに合わせて、商談までどういったアクションを促すのかを決めておきましょう。例えば、

Aセグメント：すぐ商談化する可能性が高い見込み客 →製品資料とともに商談を打診。商談へのハードルを下げるために無料デモも打診。

Bセグメント：今後、商談化する可能性が高い見込み客 →リードの役に立つテーマのセミナーへの招待や導入事例を送付。

といったように、成約までの導線を細かく検討しておきます。

7. 魅力的な特典を用意できているか

商談化するには、フォローの中で魅力的な特典を提示し、メリットを感じてもらうことが有効です。

• 無料デモやオンラインセミナー

• 期間限定の割引

• 事例集

• ホワイトペーパー

など、リードが興味を持つ役に立つコンテンツを用意しましょう。

8. アフターフォローの担当者は決まっているか

大量の新規リードを円滑にフォローするためには、あらかじめ担当者を決めておくことが肝心です。人員を十分に配置していないと、せっかく獲得したリードに適切なフォローができなかった、という結果になります。円滑なフォローには、業務体制の見直しだけでなく、ツール導入による効率化も有効です。

9. 継続的なアプローチができる体制が整っているか

商談につなげるには、継続的にアプローチする体制が必要です。展示会のように大量のリードを一度に獲得する場合、顧客情報を一元管理できるCRMツールの導入をおすすめします。フォローの進捗やコンタクトの履歴を把握・更新でき、効率的なアプローチに役立ちます。

10. 社内での情報共有の体制ができているか

展示会は出展準備が大変なため、準備を担当している部署に情報が集中し、その後フォローをする営業メンバーへの事前共有が十分にできていないことが起こりがちです。

アンケートを渡して「これをヒアリングしてほしい」と指示するだけでなく、なぜ展示会に出るのか、KPIは何か、アンケートはどういう意図で作成していて、このあとどういったフォロー施策があるのかを共有しましょう。リード情報がスムーズに受け渡されることで、フォローの重複というトラブルを避けられます。

よくある失敗

1. 出展が終わってから準備を始める

分類基準もメールの骨子もない状態で当日を迎えると、フォローの開始が1〜2週間遅れます。反応が最も取れる期間を丸ごと失う形になります。

2. アンケートに聞きたいことを全部入れる

設問が多いと回収率が下がり、記入も雑になります。セグメントに使う項目とニーズの強さに絞ってください。

3. データ化の担当と期限を決めていない

ツールを導入していても、誰がいつスキャンするかが決まっていなければ名刺は残ります。会期中に進める担当を決めるのが確実です。

4. 全員に同じメールを送る

検討が進んでいる人には物足りず、情報収集段階の人には重すぎる内容になります。セグメントごとに内容を変えてください。

5. 準備の意図を営業メンバーに伝えていない

作業指示だけを渡すと、当日のヒアリングが形式的になります。KPIとフォロー計画まで共有してください。

まとめ

展示会のアフターフォローは、展示会後すみやかに開始する必要があります。そのためには、出展前にしっかりと準備をしておくことが肝心です。

点検するのは10項目です。KPIとアクション、アンケート設計、名刺のデータ化体制、セグメント基準、検討フェーズ別のフォロー内容、商談への導線、特典、担当者の割り当て、継続アプローチの体制、社内での情報共有。

この10項目を出展前にすべて埋めておけば、展示会が終わった翌日から動けます。準備の量が、そのままフォローの速さになります。

当日のヒアリング項目とデータ化の手順は商談化のカギは顧客データの管理、送るメールの通数と文面は展示会後のステップメール、実際のリード区分の事例は【事例付き】展示会で獲得したリードの管理方法で扱っています。獲得後の育成手法はリードナーチャリングとはをご覧ください。

当社はHubSpotやZohoを用いたSFA / CRM / MAの導入・運用支援を行っています。導入後の運用から成果が出るまでを支援する伴走型のサポートです。支援内容はCRM導入・運用支援、ご相談はお問い合わせより承ります。

FAQよくあるご質問

出典・執筆：株式会社トライエッジ／中野 三四郎（代表取締役CEO）。 2024年4月8日公開／2026年8月15日更新。