意外と活用されていない◯◯情報は宝の山？～Zoho CRMで顧客管理をするメリット～

昨今、コロナウィルスの影響で業務の効率化、クラウド化への移行を急務としている企業が増えているという記事を目にする機会が多くなりました。弊社、株式会社トライエッジではこのような有事の前からZohoを活用しペーパーレス及び顧客情報や商談情報をクラウドで一元管理していたため、普段と変わらず業務をすることができました。

まだまだ日本の企業では、SFA / CRMへの関心が低く、これから徐々に活用する企業が増えていくのではないかと筆者は考えています。Excelなどで顧客情報を管理している企業がまだまだ多く、中には担当者が属人的に情報管理しており、企業の総顧客数や商談状況は担当者任せでわからないという課題をもった経営者様も多いのではないでしょうか？

SFA / CRMで顧客管理をするメリットは、属人的になっている商談情報や顧客に関するすべての情報を一元化することです。蓄積された顧客情報をセグメンテーションし適切なアプローチを行うことで「お客様を良く知る」ことを目的としています。それによって「お客様から選ばれる」確率をあげることができます。

またお客様が「会社」である場合、通常はお客様に「請求書」を出します。実は「請求書」には大変貴重な顧客を知る情報源になるのです。今回は請求書情報からできる「顧客企業と取引先分析」をご紹介致します。

顧客情報をCRMに一元管理することのメリットとは・・

本記事の導入でも記載しました通り、ビジネスを行う上では必ず「顧客」が存在し「請求書」が存在します。企業によっては営業担当者が各々作成し顧客へ提出したり、経理部が作成したものを営業担当者から提出するなど色々なパターンが存在すると思います。

もちろん請求情報は財務上必ず組織で管理されていると思います。しかし多くの企業は「財務上の理由」管理しているだけで、「マーケティング」の視点で管理、分析している企業は少ないのではないでしょうか？

特に営業担当者様であれば、一度、お客様に提出した請求書はなかなか見返したりしませんよね。あったとしても「あれ？◯◯社に出した◯月の請求書ってどんなんだっけ？」となりメールの送信履歴から検索している方も多いかと思います。顧客情報や商談情報を属人的に管理している、Excelで共有で管理している企業様であれば、1日でもはやくSFA / CRMでの一元管理に移行することを推奨致します。

通常請求書では下記の項目が詳細にわかると思います。

• どの会社がどの部署に
• いつ
• 誰から（自社の営業担当）
• いくらで
• どんな商品、どのサービスを買った

請求の記録は必ずすべて残っているかと思います。クラウド化が進む中、企業によっては業務管理ソフトで記録し管理している方も多いと思います。この上記の請求書項目を管理し集計するだけで、「顧客の実態把握」が可能になります。集約したデータを活用し、会社・部署毎の顧客数・平均契約期間・契約解除状況などを把握することで顧客の実態を知り、自社の強み、弱みをなどを数字（グラフ）を根拠にして知ることができるのです。これがよくSFA / CRMの記事で目にするワードであるレポート機能、ダッシュボードを活用した「データの見える化」です。

請求書情報を顧客分析に使う前に…

請求書や顧客情報を行う前に、まずは顧客情報のデータクレンジングを行いましょう。弊社へご相談頂くお客様からよく聞く悩みとしては、顧客リストの（Excelなど）「名寄せ」ができていない・・という声が非常に多いです。営業担当者が顧客リストへの入力方法が統一できていなく、◯◯株式会社、◯◯（株）、○○などの表現が混雑しており、同一企業のデータが点在してしまっています。

そこで弊社はまずZoho CRMでのデータの一元化をご提案し、そこに顧客に関するすべての情報を集約します。そうすることで簡単に顧客データベースの構築及び、レポート機能でデータを可視化することができるからです。Zoho CRMを使うと取引実績だけでなく、失注や取引に至った期間なども幅広く分析することができます。

Zoho CRMでできること・・

Zoho CRMでは顧客とのメール履歴、活動履歴、商談管理、添付データ（請求書・提案書）などを顧客に関する全ての情報を管理することができます。まずは現場への定着化を最優先として、企業が現場に残してほしい項目を必須項目にすることでデータ入力の漏れを防ぐことができます。Zoho CRMでは同時編集はもちろん、膨大な顧客数でも簡単に顧客データを検索し情報入力、確認が可能です。データ破損に関してもExcelに比べ圧倒的にリスクが低く、万が一の際にも簡単にデータの復元が可能であることも大きなメリットです。

Zoho CRMはデフォルトでも入力項目が用意されているので初めての方でも簡単に顧客情報を入力できます。項目のカスタマイズも非常に簡単ですので、はじめてCRMを利用する方にも非常におすすめです。チェックボックス項目やプルダウン項目の設置など様々な項目を設けることができます。

格安で導入できるSFA / CRMなら「Zoho CRM」

Zohoには40種類のサービスが用意されています。お客様がお抱えの課題に対しソリューションできるサービスをご提案致します。「導入したけど使いこなせるかな・・・、初期設定ができるか不安・・」などのお悩みもトライエッジでは全てご支援可能です。「Zohoでこんなことできないの？？」などの業務上の課題があればお気軽にお問合せくださいませ。