Excelで顧客管理をする方法：必要な項目とシート設計のルール

Excelで顧客管理をするなら、項目名を横方向（1行目）に並べ、入力データを縦方向（同じ列）に入れてください。そしてデータの中に行間や空白セルを作らないでください。

この形になっていないと、ソートもフィルタも効きません。 Excelで顧客を管理する価値のほとんどは、この2つの機能で「条件に合う顧客を絞り込めること」にあるため、並べ方を間違えると管理表として機能しなくなります。

この記事では、BtoBの顧客管理に必要な項目と、シートの作り方、そしてExcelのままでは解決しない限界を整理します。

顧客管理に必要な項目は何ですか？

顧客管理データに必要な項目は、事業がBtoBかBtoCかで異なります。ここでは、おもにBtoBについて必要とされる項目を挙げます。

• 企業情報：会社名、事業内容（業種）、所在地、電話番号、従業員数、売上規模、決算月、キーパーソン、上場区分、与信情報など
• 担当者情報：担当者氏名、部署名、電話番号、メールアドレス
• 接点履歴：アポイント、商談、電話、メールなど
• 対応履歴：クレーム、問い合わせ、ポジティブな反応など
• 購買履歴：購入・利用された商品、価格、回数など

同じBtoBでも、事業やサービスの特性ごとに必要項目の取捨選択は必要です。BtoCの場合は、さらに個人情報寄りの性別、生年月日、趣向、家族構成などの項目も役立ちます。ただし、使い道の決まっていない個人情報は、集めるほど管理責任だけが増えます。何の判断に使うかを決めてから項目を足してください。

シートはどう作ればよいですか？

Excelには項目を並び替える**「ソート機能」や、該当する行のみ抽出表示する「フィルタ機能」**があります。顧客管理では、この2つを使えるかどうかが実用性を決めます。

ルール1：項目名は横方向に並べ、入力データは縦（同列）に入力する

データ（情報）を横並びに入力するとソート・フィルター機能が使えません。1行目に項目名を並べ、1社（または1担当者）につき1行を使う形にしてください。

ルール2：データ内に行間や空白セルを作らない

行間や空白セルがあると並び替えや抽出の際にデータが途切れ、正確な情報が反映されません。見栄えは、セルの高さや幅を変えて調節します。

ルール3：タイトル行と表の間は1行空ける

表の見出しとして別途タイトルを置く場合、タイトル行とテーブル（表）の間は1行間隔を空けてください。

Excelで管理するメリットは何ですか？

少人数の会社や顧客の数が少ない会社、個人事業主であれば、顧客管理はExcelで十分な場合が多くあります。

コストが安い

Excelは、WindowsPCに標準ソフトとして搭載されることが多いでしょう。顧客管理にExcelを使えば、新たにコストを発生させる必要はありません。専用のクラウドのツールを導入・運用する場合と比較しても圧倒的にコストを抑えられます。

単純でわかりやすい

Excelは多くの会社で活用されており、その操作はビジネスパーソンのベーシックスキルです。そのため、多くの人が基本操作を習得しています。入力・編集・グラフ作成など操作はいたって単純で、誰もがわかる、扱いやすいツールです。使い方や見方を教える必要性が低いのもメリットの一つでしょう。

好きなように組み替えられる

Excelの活用範囲は広く、知識とスキルがあれば自由度の高い使い方が可能です。基本的なフォーマットは簡単に作成・変更・編集・組み換えができます。関数を使えば計算や分析などは容易になるでしょう。また、マクロを組めれば定型作業の自動化もできます。

Excelのままでは解決しない問題は何ですか？

シート設計を正しく行っても残る問題が4つあります。

同時編集ができない

Excelは、基本的に複数人での同時操作には向いていません。誰かが作業中の場合は、書き換えができず、ほかの人は自分の入力や処理を待つ必要があります。待つ間にほかの仕事をしていてExcel作業を忘れる、といったことも起きます。

オンライン機能により複数人での操作も可能ですが、共有設定には新たな操作が伴います。それでも同時に作業する場合、それぞれの入力や編集が確実に反映されなかったり、誤操作が起きたりすることがあります。

遠隔からの操作が難しい

Excelは、外出先やリモートワークなどオフィスから離れた場所からの操作はしにくくなります。外出先や自宅で使うデバイスによって、Excelのバージョン違いで見え方が異なることも多いのです。

同時編集ができない点と相まって、情報のアップデート作業が遅れたり滞ったりする可能性が高くなります。

情報共有に手間がかかる

Excelは、ファイルの情報共有にも難があります。共有サーバーに入れる方法もありますが、オフィス以外からの社内サーバーへのアクセスを制限しているところも多いでしょう。

そうなると、メールなどの添付・転送で共有するしかありません。手間がかかるだけでなく、あちこちにいるメンバーが操作した更新版が行き交うため、最新版の把握が困難になります。

高度な機能を習得するのが大変

Excelは、関数やマクロを使うと活用幅が広がり、業務効率も向上します。しかし、高度な機能を使うには、相応の知識とスキルが必要です。

高度な機能が用いられているほど、そのファイルの操作の難易度が上がり、扱える人が限られます。設定した数式やマクロが壊れた際に直すのが大変な点も、実務では効いてきます。

よくある失敗

Excelでの顧客管理で繰り返し起きるものを挙げます。

1. 1社を複数行に分けて書いてしまう

商談のたびに行を足すと、同じ会社が何行にもなり、社数が数えられなくなります。企業の一覧と履歴は別のシートに分けてください。

2. 会社名の表記が統一されていない

「◯◯株式会社」「◯◯（株）」「◯◯」が混在すると、同じ会社が別の会社として集計されます。入力規則で表記のルールを決めてください。

3. 色分けだけで状態を管理している

セルの色はソートもフィルタもできません。ステータスは必ず文字の列として持ってください。

4. ファイルが人数分に増えている

「営業A版」「最新版」「最新版2」が並び始めたら、Excelの限界を超えています。

判断ラインを超えたらどうしますか？

Excelを使い続けるか、別の方法に移るかは、人数と顧客情報の獲得経路の数で決まります。担当者が2人以上になり同時編集が必要になったときと、展示会とWebフォームのように獲得経路が2つ以上になったときが乗り換えの目安です。

3つの管理方法（Excel・クラウドの表計算・CRM）の比較と、乗り換えの判断ラインは顧客情報の管理方法3つの比較で扱っています。集めた情報を1か所にまとめる考え方は顧客情報の一元管理の記事を、移行を含めた導入全体の進め方はCRM導入の流れの記事をご覧ください。

トライエッジはHubSpotゴールドパートナーおよびZoho認定パートナーとして、企業の業務や顧客管理の目的に合わせたCRMの導入をサポートしています。Zoho CRMの料金と機能のように無料から始められる製品もあるため、まず使用感を試したいという段階からご相談いただけます。

まとめ

Excelで顧客管理をするなら、項目名を横・データを縦に並べ、空白セルを作らないことが前提です。この形が守られていれば、ソートとフィルタで十分に実用に耐えます。

一方で、同時編集、遠隔からの操作、共有、属人化の4点はExcelのままでは解決しません。担当者が増えたときに効いてくる問題なので、人数が増えるタイミングで見直してください。

詳しくはCRM構築・運用をご覧ください。ご相談はお問い合わせより承ります。

FAQよくあるご質問

出典・執筆：株式会社トライエッジ／森本 貴行（CRM／営業戦略）。 2024年4月8日公開／2026年8月14日更新。