Zoho CRM 設定編「商談情報」③商談の一覧ビューを作る手順と注意点

Zoho CRMの商談ビューは、「商談」タブ → 画面右上のプルダウン「すべての商談」→ 一番下の「ビューの作成」から作ります。営業担当者別、金額別、完了予定日別といった条件で商談を絞り込めます。

作りすぎないことが重要です。 組織全体で共有するビューは3〜4つ、表示項目はスクロールせずに1画面で収まる量が目安になります。数が増えると、そもそも見に行かなくなります。

この記事では、担当者別と条件別の2つのビューの作り方と、ビュー設計の考え方を説明します。

営業担当者ごとのビューはどう作りますか？

商談情報の登録件数が多くなると、個別の商談や各担当者・商品別など、意図したデータを探すのが大変になります。ビューを設定しておくと、大量に登録された商談情報の中からその時の目的に合った情報を抽出できます。

まず画面上部の**「商談」タブをクリックし、商談情報を閲覧・登録できるページに移動します。画面右上にあるプルダウン「すべての商談」をクリックし、選択肢が表示されたらその一番下にある「ビューの作成」**を選びます。

ビューの作成画面に移動したら、ビューの名前を入力します。営業担当ごとのビューを作成する場合は、担当者名を入れておくとわかりやすいでしょう。

次に、ビュー名の下にあるプルダウンで**「商談の担当者」を選択します。右横のプルダウンが「次の値と等しい」**になっているのを確認し、その右のボックスにカーソルを置きます。すると、商談情報に紐づいている営業担当名が一覧で表示されるので、その中からビューを設定する担当者名を選びます。

ここでは担当者名「築地花子」のみを選択していますが、一つのビューで複数名の担当者を設定することも可能です。

次に、ビューで抽出されたデータの表示項目を設定します。初期設定では**「商談名」「総額」「ステージ」「完了予定日」の4つになっていますが、この場合「取引先名」**なども追加しておくと便利です。

項目を追加するには、左側の「選択可能な項目」から「選択中」にドラッグ&ドロップします。項目の順番もドラッグ&ドロップで変更することができます。

商談ページに戻ってプルダウンでビューを確認すると、新たに設定したビュー「商談情報_築地花子」が登録されています。

金額や時期で絞り込むビューはどう作りますか？

受注予定日や金額、商品など複数の条件で商談情報を抽出したビューも作成できます。ここでは、月額10万円以上、完了予定日が今月（2018年9月）の大型案件を抽出するビューを作成します。

「商談」タブ → 画面右上の「すべての商談」→「ビューの作成」と進み、商談情報のビューを作成する画面に移動します。

まず、ビューの名前を入力します。金額と完了予定日で抽出するため、パッと見てわかるように**「201809_大型案件」**としています。

次に、抽出条件を設定していきます。プルダウンで「総額」を選び、真ん中の記号を「>=」にして一番右のボックスで「100000」と金額を入力すると、総額10万円以上の商談のみを抽出することができます。

さらに期間もフィルタリングするため、次のフィルターのプルダウンで**「完了予定日」を選び、その右横のプルダウンで期間を選びます。プルダウンでは「今月」「先月」**など決まった期間を選ぶことができますが、右横のボックスで細かく指定することも可能です。

最後に、ビューに表示する項目を調整します。すべての設定が終わったら、**「保存」**をクリックして完了です。

商談ページに戻ると、完了予定日と金額でフィルタリングしたビューが反映されています。

なお、ビューよりさらに細かい条件で抽出し、集計まで行いたい場合はレポート機能を使います。使い分けはZoho CRMの「ビュー」と「レポート」の違いで扱っています。

ビューを作るときの注意点は何ですか？

Zoho CRMで商談情報のビューを作る際は、なるべく見やすく設定する必要があります。ビューの数や項目はブラッシュアップしてなるべく少なくしておくことが見やすくするコツです。

全体共有するビューは3〜4つが理想

複数人もしくは営業組織のメンバー全員が利用できるビューの数は、多くなりすぎないように注意しましょう。ビューの数が多くなると、閲覧したいものがどこにあるか分かりづらく、利用する習慣自体が定着しない可能性があります。

特に組織全体でチェックすべき重要なビューは3〜4つに絞り込むのが理想的です。

ビューの項目はできるだけ少なく

メンバー間で共有するビューで表示される一覧の項目は、数と内容を1画面（スクロールせずに閲覧できるサイズ）で収まる量にしておくのが理想的です。

多くの人が使う場合は、項目を増やしてほしいというリクエストも出てきがちです。しかし、多くの人が使うからこそ、メンバーのニーズの最大公約数を見極め、項目を精査する必要があります。何度も画面を行き来しないで使えるよう、表示させる項目は利用者のニーズを取りまとめてよく検討してください。

つまずきやすい点はどこですか？

1. 個人用と全体共有用を分けていない

担当者名を入れた個人向けのビューまで全体共有にすると、プルダウンの選択肢が人数分だけ増えます。組織全体で見るべきビューは3〜4つに絞り、それ以外は個人の範囲にとどめてください。

2. 初期の4項目のまま使う

初期設定の表示項目は「商談名」「総額」「ステージ」「完了予定日」の4つで、取引先名が入っていません。どの会社の商談か分からない一覧になるため、担当者別のビューでは「取引先名」を追加しておくと実用的になります。

3. 抽出条件と表示項目を混同する

条件を設定しただけでは、その項目が一覧に表示されるとは限りません。絞り込みに使う条件と、一覧に表示する項目は別の設定です。 金額で絞ったなら、総額を表示項目にも入れておかないと結果が確認できません。

まとめ

Zoho CRMの商談ビューは、「商談」タブの右上「すべての商談」から「ビューの作成」を選んで作ります。担当者別なら「商談の担当者」、大型案件なら「総額」と「完了予定日」というように、条件を組み合わせて抽出できます。

作るときの基準は、全体共有は3〜4つ、表示項目は1画面に収まる量です。増やすほど使われなくなります。

より細かい条件での抽出と集計はZoho CRM 設定編「商談情報」レポート作成方法、商談データの登録手順は商談情報の登録方法で扱っています。

Zoho CRMの導入と運用の支援はZoho 導入・運用支援、CRM全体の設計はCRM構築・運用をご覧ください。ビュー設計のご相談はお問い合わせより承ります。

FAQよくあるご質問

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出典・執筆：株式会社トライエッジ／向佐 望（CRMコンサルタント）。 2024年3月29日公開／2026年8月14日更新。