Zoho CRMのデータインポートで失敗しない3つの事前準備

Zoho CRMへのExcel・CSVのインポートは、事前に3点をそろえれば失敗しません。①Zoho CRMの必須項目を列に入れる、②項目名をZoho CRM側と合わせる、③プルダウンとチェックボックスの値を選択肢にそろえる、の3つです。

失敗の原因はほぼ元データ側にあります。 CRMとExcel・CSVデータの項目に差異があると、エラーになったり項目がずれて登録されたりします。準備さえ済んでいれば、大量の顧客データも一括で登録できます。

この記事では、インポート前に確認すべき3つのポイントを、サンプルデータの画面とあわせて説明します。

Zoho CRMの必須項目はどこで確認しますか？

Zoho CRMでデータのインポートを行う際には、Zoho CRM（見込み客・取引先・商談等）で「必須項目」になっている項目を必ずインポートデータにも入れるようにしましょう。

必須項目は、顧客データの新規登録画面で確認できます。顧客データ一覧画面の右上にある新規作成ボタン**「＋」**をクリックすると新規登録画面が表示されます。その中で、**枠の左端が赤くなっている項目が「必須項目」**です。以下の画面イメージでは「姓」の項目が必須項目に該当します。

そのため、下記のZoho CRM「連絡先」のタブに自社の顧客データをインポートする場合、インポートデータの中に「姓」の列を用意する必要があります。

なお、必須項目は自社で追加することもできます。

なぜ項目名を合わせるのですか？

インポート時に、Zoho CRM内にある項目とインポートするデータの項目を突合する作業があるためです。 インポートするデータの項目名をあらかじめZoho CRMの項目名に合わせておくと、非常にスムーズにその作業を進めることができます。

実際のサンプルデータをもとに解説します。下記画像のCSVデータからZoho CRM「見込み客」タブにデータをインポートして登録します。

CSVデータからZoho CRM「見込み客」タブに登録したい項目は、以下の通りです。太字がZoho CRMでの項目名、（）で括ったものが元データでの項目名です。

• 会社（法人名）

• 見込み客名（担当者氏名）

• 電話番号（Tel）

• メール（Mail）

• Webサイト（会社URL）

• 従業員数（社員数）

この場合、「CSVデータ」「Zoho CRM見込み客タブのデータ」双方に会社名や電話番号等のデータがありますが、項目の名称が違うので、このままインポートするとエラーが起こったり項目のズレが発生したりする原因になります。

以下のように、インポート作業を行う前にCSVデータの項目を合わせておくと、インポート時の作業が短縮され、かつ正確に設定ができます。

プルダウンとチェックボックスは何に注意しますか？

Zoho CRMの項目がプルダウンで、そこにインポートでデータを登録したい場合、Excel・CSVデータ（以下元データ）の値をZoho CRMの項目の選択肢と同じものに揃えておく必要があります。

たとえば、「見込み客のデータ元」にデータをインポートしたい場合は、選択肢にある「広告」「電話営業（コールドコール）」「社員からの紹介」「外部からの紹介」「オンラインショップ」のみを元データに記載しておく必要があります。（下記画像参照）

また、インポートしたい項目がチェックボックスの場合、スムーズにインポートを行うには元データを編集しておく必要があります。Zoho CRMのチェックボックス項目にチェックをつけたい場合は「TRUE」、空欄にしたい場合は「FALSE」と元データに記載しましょう。

プルダウンとチェックボックス項目を含めたインポートデータの作成イメージは以下の通りです。

失敗したらどうなりますか？

直前に行ったインポートは取り消せます。 そのため、思い通りにデータをインポートできるまで何度か練習をしてみるのも有効です。

ただし取り消せるのは直前の分なので、数万件を一度に投入する前に、数十件で試して結果を確認するほうが安全です。CRM画面上での取り込み操作そのものは顧客情報の登録方法、商談データの場合は商談の登録方法で扱っています。

つまずきやすい点

1. 元データの項目名を直さずに突合しようとする

インポート画面で1つずつ手作業で対応付けることもできますが、項目数が多いほどミスが増えます。元データ側の見出し行を書き換えるほうが速く、正確です。

2. 選択肢にない値が混ざっている

「広告」と「Web広告」のような表記ゆれがあると、その行だけ値が入りません。取り込み前に、元データの値を一意な一覧にして、選択肢と突き合わせてください。

3. 移行後の運用を決めずに全部入れる

過去データをすべて入れても、使わない項目は入力もメンテナンスもされません。他社CRMからの移行の場合は、移行前の運用と対応関係を先に整理してください。詳しくは他のCRMからのデータ移行で扱っています。

まとめ

Zoho CRMへのデータインポートは、必須項目・項目名・選択肢の3点を先にそろえるかどうかで結果が決まります。インポート作業の前にこれらを行うと、失敗なく正確に進められます。

データの質と量が担保されると、そのままレポートやビューでの分析に使えます。逆に、値がそろっていないデータを入れると、後から一括で直す作業が発生します。

Zoho認定パートナーのトライエッジでは、Zoho 導入・運用支援としてデータインポートの代行やサポートも行っています。Zoho CRMの機能と料金はZoho CRMの料金と機能をご覧ください。ご相談はお問い合わせより承ります。

FAQよくあるご質問

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出典・執筆：株式会社トライエッジ／向佐 望（CRMコンサルタント）。 2024年3月29日公開／2026年8月14日更新。